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Como implementar um sistema ERP: saiba evitar os 9 erros mais comuns!

como implementar um sistema ERP

As dúvidas sobre como implementar um sistema ERP corretamente rondam a cabeça de muitas pessoas. Este, afinal, é um passo importante que interferirá em todo o futuro de uma empresa.

Assim, é mais que natural querer entender o que fazer e o que não fazer durante a implantação desse software. E há muita informação para se buscar nesse momento inicial do projeto.

O mais indicado é verificar os erros que não se pode cometer, evitando assim grandes problemas no futuro. Além disso, é bom também analisar se sua companhia apresenta os requisitos mínimos para montar cada fase desse cronograma.

Para entender melhor sobre como implementar um sistema ERP, confira o texto abaixo. Nele, conhecerá os 9 erros mais cometidos por organizações nesse momento, o que eles podem causar e como evitá-los. 

Os 9 erros mais comuns na implementação de um sistema ERP

1. Falta de Planejamento

Para iniciar esse processo, é preciso organização para seguir todas as etapas necessárias de maneira correta.

Por isso, a falta de um bom planejamento é a primeira falha na grande maioria dos casos. Seus efeitos podem ser vistos já na implementação da ferramenta, mas perduram por muito mais tempo se não forem resolvidos.

Em geral, esse erro causa diversos outros, o que acaba se tornando uma bola de neve. Em poucos meses, você possui uma equipe perdida, clientes descontentes e resultados abaixo do esperado.

2. Conhecimento escasso do software

Obviamente, quando se busca por como implementar um sistema ERP, a empresa deve compreender as características deste. Ainda que seja uma ferramenta extremamente útil, não será ela que resolverá todos os problemas da companhia.

Logo, é preciso ter conhecimento sobre a plataforma para entender como utilizá-la corretamente. Mais do que isso, é bom ter claro que diferentes fornecedores oferecem funcionalidades distintas.

3. Desconsiderar o suporte

Implantar um ERP não é tarefa simples, sendo necessário a união dos mais diversos departamentos. Além disso, este é um momento em que qualquer erro pode colocar tudo a perder em questão de segundos.

 Por isso, desconsiderar a necessidade de um suporte externo pode ser muito perigoso. Aqui, consideram-se os riscos à sua empresa e seus clientes, que podem ter os pedidos atrasados por pequenas falhas no processo de implantação.

4. Atenção ao licenciamento do software On-premise e Cloud

Ainda dentro da manutenção, mas em outra vertente, estão os licenciamentos do software. Mais do que se preocupar em como implementar um sistema ERP, você deve focar em realizar suas licenças corretamente.

Caso você opte por um ERP On-premisse (local), há a necessidade de garantir uma licença para ter uma cópia do sistema. Em geral, elas  são atualizadas após um período pré-determinado, que se não realizada no tempo certo, todas as informações de sua empresa podem ser perdidas ou ter o acesso bloqueado por uma simples falha de organização.

Já para um ERP Cloud (em nuvem), é preciso pensar na licença SaaS, em que o cliente pagará por uma mensalidade pelo uso do sistema de acordo com o número de usuários. Além disso, a evolução do sistema é uma responsabilidade do fornecedor.

Sistema ERP

5. Treinamento da equipe

Chega-se então na mais óbvia e, ainda assim, recorrente falha de como implementar um sistema ERP. Talvez por conta da emoção do momento ou pela pressa por resultados, grande parte das companhias não investe no correto treinamento de sua equipe.

Com isso, possuem uma extraordinária ferramenta, a qual nenhum colaborador sabe tirar proveito. Na prática, o que se vê é demora, tempo perdido, mais clientes descontentes e um time confuso.

6. Sistemas antigos ativos

Ao investir em um sistema ERP moderno, é preciso também se desfazer de outras ferramentas utilizadas anteriormente. Muitas vezes, empresas acabam por manter ambos os softwares em funcionamento, o que acaba confundindo e atrapalhando ainda mais sua equipe.

Como um curativo, o mais indicado é realizar a mudança rapidamente, contando com o suporte de um terceiro para tirar as dúvidas. Rodar dois sistemas ao mesmo tempo, traz mais malefícios do que benefícios à rotina corporativa.

7. Esquecer da escalabilidade

Uma das etapas principais de como implementar um sistema ERP é definir o ideal para sua organização. Agora, muitas companhias verificam os mais diversos fatores, sem se atentar a um que possui enorme importância, a escalabilidade.

Basicamente, esta representa a capacidade do software de suportar seu crescimento, seja ele rápido ou não. No pior dos casos, você pode ter um software que, daqui a alguns meses ou anos, se tornará inutilizável por conta do volume de negócios que sua empresa realiza.

8. Foco no preço

Já é recorrente que, em qualquer transação, o foco não deve estar no preço, mas sim no custo-benefício. Ainda assim, inúmeros são os gestores que apenas se importam com o custo, colocando suas empresas em risco.

 Aqui, se faz necessário uma balança em que, de um lado, encontra-se o investimento na ferramenta e, do outro, suas funcionalidades. Enquanto olhar apenas para um desses fatores, terá com você um sistema que não resolverá seus problemas nem te auxiliará em suas necessidades.

9. Qualificação dos fornecedores

Por fim, é preciso ter em mente que, tão importante quanto implementar um sistema ERP, é quem o fará. Logo, contar com bons fornecedores representa metade desse caminho, significando um grande trunfo em suas mãos.

Para isso, o ideal é avaliar não somente a ferramenta, mas sim quem a oferece e quais os seus diferenciais. Busque por companhias que apresentam boas avaliações, um suporte impecável, conhecimento do mercado e idoneidade.

Como a implementação de um sistema ERP deve ocorrer?

Com base em todos os erros citados acima, é possível compreender a dificuldade de todo esse processo. Entender como implementar um sistema ERP não é uma tarefa simples e, por isso, o mais indicado é contar com parceiros que possam te auxiliar. Para isso, esqueça daquele discurso de que isso representa mais custo a você.

Na prática, contar com um fornecedor capacitado somente te trará benefícios, visto que ele apresentará resultados melhores em um menor tempo. Além disso, essa é uma parceria que se estenderá por muito tempo, sendo esse um stakeholder vital para o crescimento sustentável de seu negócio.

Dicas para escolher o fornecedor ideal para uma implementação eficiente!

Obviamente, após destacar a importância de um fornecedor em como implementar um sistema ERP, se faz necessário ajudar a definir o melhor. Para isso, você pode contar com três simples, porém importantes dicas abaixo.

Com elas, estará mais que capacitado a encontrar uma empresa que não somente te ajude, mas também te impulsione para resultados mais interessantes e duradouros.

Analise suas necessidades

Antes de buscar um fornecedor, você precisa ter claro em sua mente quais são as suas necessidades. Ou seja, o que você realmente precisa desse parceiro?

Boas respostas para esse questionamento podem ser agilidade, funcionalidades interessantes, atendimento exclusivo ou tecnologia de ponta. Com base nesses itens você estará preparado para buscar seu parceiro ideal. 

Questione sobre o suporte

Diversas empresas possuem incríveis ferramentas para você e sua companhia, e fazem questão de destacá-las em sua apresentação. O problema é que, quando surge alguma dúvida em como implementar um sistema ERP ou utilizá-lo no dia a dia, elas somem.

Por isso, é indicado entender qual o tipo de suporte que você terá durante essa parceria. Mais do que te vender um produto, você precisa de um fornecedor que esteja disposto a resolver qualquer situação adversa.

Verifique as funcionalidades da ferramenta

Com os dois tópicos acima esclarecidos, chega o momento de analisar as funcionalidades da ferramenta que são oferecidas. Agora, você deve retornar às necessidades levantadas há pouco e verificar se elas são supridas com esse software.

Em caso de dúvida, faça perguntas, questione  o desenvolvimento de novas funcionalidades, evolução da solução ou até mesmo customizações, no caso de surgir uma necessidade específica. Busque sempre o que te ajudará na rotina corporativa e facilitará seu cotidiano!

Conte com a ERPFlex e garanta já seu sistema ERP!

Agora que já sabe como implementar um sistema ERP, quais os erros mais cometidos e como escolher um fornecedor, está na hora de agir. Para isso, e considerando o que acabou de ler, é preciso buscar pelo parceiro ideal.

A ERPFlex é uma empresa com mais de 15 anos no mercado de software, tendo atendido mais de 2.000 clientes dos mais diversos setores nesse período. Com ampla experiência e conhecimento na área tecnológica, oferece tudo que você precisa para alcançar os melhores resultados.

Para isso, conta com uma equipe de mais de 70 pessoas, altamente treinadas para te ajudar em qualquer tarefa. O propósito de todos eles, junto à empresa, é impulsionar o crescimento do seu negócio por meio das soluções mais modernas disponíveis. E a correta gestão empresarial é o que te possibilitará chegar aonde deseja.

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