Metodologia Lean: o que é, importância e como aplicar

metodologia lean

Adotar métodos estratégicos é uma excelente alternativa para potencializar os resultados do seu negócio. Uma opção que oferece diversos benefícios e tem sido adotada por cada vez mais empresas é a Metodologia Lean. 

Por isso, neste artigo preparamos um material completo sobre o que é esse método, sua importância e como aplicá-lo de forma adequada para melhorar a qualidade da sua empresa. Continue a leitura! 

O que é a Metodologia Lean?

A Metodologia Lean (ou Lean Manufacturing, em inglês), é uma filosofia de gestão que tem como objetivo a identificação e a eliminação de desperdícios, para otimizar processos e alcançar o máximo de excelência em uma empresa. 

Ela prioriza a melhoria contínua, de forma a impulsionar a produtividade e impedir o acúmulo de tarefas desnecessárias. 

A Mentalidade Enxuta, termo que nomeia o ideal dessa filosofia, prega que as organizações devem focar na agregação de valor. Assim, o fluxo de trabalho pode ocorrer de forma dinâmica, reduzindo o máximo de desperdícios possíveis. 

Além disso, ela valoriza a participação e o engajamento de todos os colaboradores. Através de um processo de trabalho colaborativo, a equipe se torna mais eficiente e comprometida, compartilhando ideias e solucionando problemas de forma mais eficaz.

Origem da Metodologia Lean e suas aplicações 

Esse sistema foi criado pela Toyota durante a década de 1950, após a Segunda Guerra Mundial. Na época, o Japão precisava se reconstruir, e enfrentou o desafio de otimizar seus processos diante de recursos limitados e baixa produtividade.

Nesse contexto, a Toyota Motor Corporation surgiu no mercado com a urgência de desenvolver uma metodologia que eliminasse a necessidade de grandes estoques, permitindo um fluxo de caixa saudável e atendendo à crescente demanda.

O resultado foi o Toyota Production System (TPS), que cumpriu um papel fundamental no reconhecimento da empresa em entregar produtos e serviços de alta qualidade. 

Contudo, o Lean só foi descrito em 1990, com a publicação do livro The Machine That Changed the World, nos Estados Unidos. Escrita por James Womack, a obra apresentou um estudo sobre a indústria automobilística, popularizando essa filosofia a nível mundial. 

Ao longo das décadas seguintes, a metodologia foi multiplicada por diversas empresas de manufatura, até estender-se para fora desse setor. Atualmente, ela é aplicada em várias áreas do mercado, como a gestão de projetos. 

Você pode entender melhor esse conceito e seu surgimento no vídeo:

A seguir, conheça as diferentes aplicações da abordagem de eliminação de desperdícios: 

Lean Manufacturing

Essa é a abordagem mais conhecida do Lean, por justamente trazer a ideia original da metodologia. Basicamente, ela envolve a otimização de recursos, esforço, energia e pessoas da sua empresa para criar valor para o cliente. 

Nela, cada etapa do processo é minuciosamente analisada para identificar e eliminar atividades desnecessárias. Isso resulta na eficiência dos processos produtivos, trazendo uma série de vantagens à organização.

Lean Startup

A Lean Startup é uma abordagem aplicável a empresas de todos os tamanhos, inclusive organizações de grande porte. De forma resumida, ela adota a validação de ideias preconcebidas, para testar de forma cuidadosa a reação de um cliente a um Mínimo Produto Viável (MPV). 

Essa resposta é então analisada, para determinar se a empresa deve continuar com a mesma ideia. Assim, os produtos são colocados no mercado com risco mínimo. Por isso, ela é baseada principalmente no processo empreendedor e na otimização de vendas, com o propósito de aprimorar os resultados da organização.

Lean Office

Lean Office é a aplicação dos princípios do Lean para atividades que não são fabris. Ou seja, está relacionado a ambientes de escritório ou às áreas administrativas da empresa. Nesse caso, o fluxo de valor diz respeito ao fluxo de informação e conhecimento.

Nessa variação, são utilizadas técnicas como o mapeamento de processos, a padronização de tarefas e o uso eficiente de recursos tecnológicos. Por isso, ela é recomendada a toda empresa que visa otimizar seus processos administrativos e reduzir desperdícios relacionados a esses processos. 

Lean Construction

Essa abordagem adapta os princípios do lean manufacturing para o ambiente de construção. Nesse sentido, ela tem como objetivo melhorar esse segmento garantindo maior agilidade ao projeto e diminuindo os custos envolvidos durante o processo de construção. 

Nessa aplicação, cada indivíduo envolvido no projeto, desde construtores, arquitetos, projetistas até proprietários e comerciantes, é levado em consideração para desenvolver um projeto de qualidade. Dessa forma, é possível obter benefícios tanto para as empresas do setor quanto para seus clientes finais.

Lean Healthcare

O Lean Healthcare consiste na aplicação de princípios do Lean em instituições de saúde, propondo-se minimizar o desperdício em todos os processos, procedimentos e tarefas por meio de um sistema contínuo de melhoria. 

Nesse caso, todos os membros da organização, como médicos, equipes de operação e administração, devem se esforçar para identificar áreas de desperdício e eliminar tudo o que não agrega valor para os pacientes. 

Lean Six Sigma

A Six Sigma, de forma resumida, é uma estratégia que busca reduzir os defeitos que atrapalham o processo produtivo. Quando aplicada à metodologia Lean, ela une seus próprios métodos aos princípios da mentalidade enxuta. 

Nesse caso, há uma identificação dos processos que são propensos a desperdício, defeitos e variação, que são reduzidos para garantir a melhoria nos processos operacionais de uma empresa. Assim, ela visa a eliminação do desperdício de recursos físicos, tempo, esforço e talento, garantindo qualidade nos processos produtivos e organizacionais. 

Benefícios da Metodologia Lean

Ter uma metodologia de gestão eficiente é fundamental para qualquer empresa que almeja crescer. De acordo com pesquisa da EUAX, 97% das empresas que usam gestão de processos fazem isso com o objetivo de melhorar sua performance. Então, listamos os benefícios da Metodologia Lean que podem te ajudar a alcançar essas metas.

Otimização de recursos

Em primeiro lugar, essa metodologia elimina desperdícios e ineficiências, permitindo que você utilize seus recursos de forma inteligente. Com um foco intenso na melhoria contínua, você identifica e elimina atividades desnecessárias, reduzindo custos operacionais.

Foco no cliente

Além disso, a Metodologia Lean promove uma profunda compreensão do cliente. Por meio de técnicas como mapeamento de jornada e análise de feedback, você obtém insights valiosos sobre as suas expectativas e preferências.

Com esse conhecimento em mãos, você pode personalizar seus produtos e serviços de acordo com as demandas do mercado. E isso é cada vez mais aprimorado, por meio da adaptação contínua. Assim, a empresa se volta para atender a qualidade esperada dentro da expectativa do cliente. 

Por isso, ao adotar essa estratégia, você coloca as necessidades e desejos dos seus clientes em primeiro lugar, garantindo sua satisfação e fidelidade. 

Aumento da produtividade

Com um foco intenso na melhoria contínua, a Lean promove uma cultura de otimização. Através do engajamento de todos os colaboradores, você estimula a busca constante por melhores práticas e soluções mais eficientes.

Além disso, ela oferece ferramentas e técnicas para a gestão eficaz do fluxo de trabalho. Com uma visão clara dos processos, você pode identificar gargalos, eliminar obstáculos e aumentar a produtividade geral.

Lucros

Por fim, esse método estratégico promove a redução de desperdícios e ineficiências, reduzindo assim os custos operacionais. E ao otimizar processos, você economiza recursos valiosos e aumenta sua margem de lucro.

A Lean combate justamente os desperdícios e os estoques que não são controlados. Por isso, há um esforço para reduzir tais desperdícios, para gerenciar os estoques de forma mais eficiente. Assim, ela visa a otimização do fluxo de caixa, na medida em que há um menor gasto em matérias-primas e produtos que não agregam valor. 

Quais são os princípios da Metodologia Lean?

A Metodologia Lean é composta por 5 princípios, que são essenciais para guiar qualquer tipo de operação. Eles devem ser aplicados em todos os setores da empresa, para aumentar a eficiência dos seus processos. São eles: 

  1. Valor
  2. Fluxo de valor 
  3. Fluxo contínuo 
  4. Produção puxada
  5. Perfeição

A seguir, exploraremos cada um deles. Vamos lá? 

Valor

O valor refere-se ao que é considerado importante e significativo para o cliente. Basicamente, trata do que ele está disposto a pagar. Esse conceito varia de acordo com o público e o nicho do mercado, por isso é importante estudar para desenvolvê-lo ao seu negócio, especificamente.

Isso significa que para aplicar esse princípio é essencial compreender as necessidades e expectativas dos clientes. Ao identificar o que eles valorizam, é possível direcionar os esforços para entregar exatamente aquilo que desejam, eliminando qualquer atividade que não agregue valor.

Fluxo de valor

De forma resumida, esse princípio está ligado às atividades que criam valor. Por isso, podemos dizer que ele inclui o caminho que um produto ou serviço percorre desde o início até a entrega ao cliente. 

Ao aplicá-lo, é preciso eliminar qualquer atividade que não agregue valor e promover um fluxo contínuo e suave. Dessa forma, é possível entregar valor de forma mais rápida e eficiente ao cliente. 

Fluxo contínuo

Como o próprio nome indica, o fluxo contínuo prima para que as atividades do fluxo de valor sejam realizadas sem interrupções. Seu objetivo é minimizar os tempos de espera e as paradas, permitindo um fluxo ininterrupto de atividades.

Ao estabelecer esse tipo de fluxo, é possível reduzir atrasos, eliminar dificuldades e otimizar o uso dos recursos disponíveis. Isso resulta em um aumento significativo na produtividade e na capacidade de entrega.

Produção puxada

Esse princípio trata de alinhar a produção à demanda real dos clientes. Assim, ao invés de produzir com base em previsões ou estoques, a produção é iniciada somente quando há uma solicitação ou necessidade real.

Ao colocar isso em prática, é possível aumentar a eficiência e entregar produtos ou serviços no momento certo, evitando acúmulos e estoques desnecessários. Além disso, há maior flexibilidade e capacidade de resposta às mudanças do mercado, permitindo ajustes rápidos de acordo com as necessidades dos clientes.

Perfeição 

Por último, esse princípio diz respeito à busca de aprimoramento em todos os processos, realizando-os de forma cada vez mais eficaz. É um objetivo contínuo de eliminar desperdícios, reduzir falhas e alcançar resultados cada vez melhores.

Isso envolve o compromisso em todos os níveis da organização, de forma a superar as expectativas dos clientes de maneira consistente. Assim, as empresas adquirem maior eficiência, qualidade superior e alta vantagem competitiva no mercado.

Os 7 desperdícios do Lean

O principal aspecto da Metodologia Lean é a redução de desperdícios, que melhora de forma significativa a qualidade e a produtividade das nossas ações. 

Por isso, além de seus princípios, essa filosofia possui 7 desperdícios que devem ser evitados para potencializar a eficiência operacional da sua organização. São eles: 

  • Superprodução: Produzir mais do que o necessário é um desperdício de recursos e pode levar ao acúmulo de estoques;
  • Espera: Tempo perdido aguardando por materiais, informações ou decisões resulta em atrasos e ineficiência;
  • Transporte: Movimentar materiais ou produtos de um lugar para outro sem necessidade real consome tempo e recursos;
  • Processamento excessivo: Realizar etapas de processamento desnecessárias ou complexas resulta em desperdício de tempo e esforço;
  • Inventário: Manter estoques excessivos pode levar a custos elevados de armazenamento e riscos de obsolescência;
  • Movimentação: Movimentar pessoas ou equipamentos de forma desnecessária impacta negativamente a eficiência do fluxo de trabalho;
  • Defeitos: Produtos defeituosos ou erros que precisam ser corrigidos consomem recursos e podem afetar a qualidade e a satisfação do cliente.

Ao identificar e eliminar esses aspectos, você cria um ambiente de trabalho mais enxuto, ágil e eficiente. A metodologia oferece ferramentas e técnicas para detectar e resolver esses problemas, otimizando seus processos e impulsionando sua produtividade.

Como aplicar a filosofia Lean na sua empresa 

Conheça seus clientes

Em primeiro lugar, para aplicar essa filosofia, é muito importante conhecer a fundo seus clientes. Isso porque compreender suas necessidades, desejos e expectativas permite desenvolver produtos e serviços que realmente agregam valor. 

Ao priorizar a satisfação do cliente, as empresas podem identificar oportunidades de inovação, personalização e diferenciação, alcançando uma vantagem competitiva significativa. Assim, é possível atender as demandas do público e promover o crescimento sustentável do negócio

Analise o fluxo de valor

Outro aspecto relevante é analisar o fluxo de valor em seus processos. Identificar todas as etapas, desde o início até a entrega final, permite eliminar atividades desnecessárias e focar no que agrega valor ao cliente. 

Ao mapear o fluxo, é possível identificar obstáculos e otimizar sua eficiência, possibilitando a implementação de melhorias contínuas. Assim, é possível reduzir o tempo de ciclo e aumentar a qualidade dos produtos ou serviços, oferecendo uma experiência superior ao cliente.

Elimine desperdícios

A aplicação da filosofia Lean requer a eliminação de desperdícios em todas as etapas do processo. Ao eliminar aspectos como espera, transporte excessivo e excesso de produção, por exemplo, você pode otimizar seu fluxo de trabalho, melhorar sua produtividade e alcançar resultados mais rápidos. Isso resulta em maior satisfação do cliente e uma operação mais enxuta.

Desenvolva um fluxo contínuo

Falamos em tópicos anteriores da importância de desenvolver um fluxo sem interrupções. Ao colocar isso em prática, você pode minimizar a espera, evitar atrasos e melhorar a qualidade do trabalho.

Como consequência, você alcança uma operação mais ágil, maior produtividade e satisfação do cliente. Assim, seu negócio adquire destaque no mercado, oferecendo produtos e serviços de forma mais eficiente e confiável.

Produza somente o necessário

Evitar a superprodução e o acúmulo de estoques excessivos é essencial para reduzir custos e desperdícios. Para colocar isso em prática, você pode adotar a gestão de compras, por exemplo. Assim, você garante a produção da quantidade adequada para cumprir com seus objetivos. 

Para saber mais sobre esse processo, leia nosso guia: Como fazer uma Gestão de Compras mais eficiente na sua empresa

Estimule o aprimoramento constante

Promover uma cultura de melhoria contínua é essencial para identificar oportunidades de aprimoramento e implementar soluções eficazes. 

Ao estimular o aprimoramento constante, sua empresa pode otimizar seus processos, reduzir desperdícios e aumentar a eficiência operacional. Tudo isso resulta em uma organização mais ágil, adaptável e competitiva.

Monitore os resultados 

Além disso, é essencial acompanhar o seu desempenho de perto. É apenas com o monitoramento de resultados que você pode identificar pontos de melhoria e aprimorar suas táticas, propondo medidas assertivas. Assim, você consegue promover um ciclo de melhoria contínua, uma das bases do Lean.

Bônus: Tenha a tecnologia como aliada! 

Por fim, é altamente benéfico contar com auxílio tecnológico para aplicar a metodologia Lean. Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado, com capacidade para impulsionar suas atividades e aprimorar diversos processos dentro da organização. 

Com a tecnologia, é possível automatizar processos, monitorar seus resultados em tempo real, facilitar a comunicação com a sua equipe e analisar dados com maior precisão, por exemplo. Assim, sua empresa pode estabelecer fluxos de produção e melhoria contínua com a velocidade necessária para entregar valor. 

Conheça a ERPFlex 

É fundamental avaliar as necessidades específicas da sua empresa e escolher as ferramentas tecnológicas adequadas para impulsionar o sucesso da implementação do Lean. E para seguir nessa missão, a ERPFlex é a parceira perfeita para você. 

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Ordem de Serviço: o que é, sua importância e como emitir

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Você já ouviu falar sobre Ordem de Serviço? Esse é um documento fundamental para empresas que prestam serviços, oferecendo uma série de benefícios para a organização, controle e qualidade das atividades realizadas. 

Neste artigo, vamos explorar o que é uma Ordem de Serviço, sua importância e as vantagens em utilizá-la, além de fornecer um guia prático sobre como emitir esse documento essencial. 

Continue lendo para descobrir como a Ordem de Serviço pode otimizar a gestão dos serviços. Boa leitura!

O que é uma Ordem de Serviço?

Uma Ordem de Serviço (OS) é um documento utilizado por empresas e prestadores de serviços para registrar os detalhes de um trabalho a ser realizado. 

Nesse sentido, ela serve como um contrato interno entre a empresa e o cliente, ou entre diferentes setores da mesma empresa. Ou seja, permite estabelecer as diretrizes e informações necessárias para a execução eficiente do serviço.

A Ordem de Serviço geralmente contém informações como o nome do cliente, endereço, descrição do serviço a ser realizado, prazos, custos envolvidos, materiais necessários, entre outros dados relevantes. Por isso, é um documento essencial para garantir a organização e o registro adequado das atividades realizadas.

Para que serve a Ordem de Serviço?

A Ordem de Serviço desempenha diversas funções importantes em uma empresa. Primeiramente, ela serve como um registro formal do acordo entre a empresa e o cliente, definindo claramente as expectativas, responsabilidades e prazos. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e possíveis conflitos futuros.

Além disso, a Ordem de Serviço funciona como uma ferramenta de controle interno. Ela permite que a empresa acompanhe e gerencie o andamento dos serviços prestados, garantindo que tudo seja executado de acordo com as diretrizes estabelecidas. 

Outra função relevante da Ordem de Serviço é a documentação. Assim, ela cria um histórico dos serviços prestados. Isso facilita a análise de desempenho, identificação de problemas recorrentes e possíveis melhorias nos processos. 

Além disso, em caso de necessidade de comprovação de execução de um serviço ou de suporte legal, a OS é um documento fundamental.

Quais as vantagens em fazer uma Ordem de Serviço?

Fazer uma Ordem de Serviço traz uma série de vantagens tanto para empresas quanto para clientes. Veja algumas delas:

  1. Clareza e transparência: A OS estabelece de forma clara e detalhada todas as informações relacionadas ao serviço, evitando ambiguidades e garantindo que todas as partes envolvidas estejam cientes e de acordo com as condições estabelecidas.
  2. Organização e controle: Com a Ordem de Serviço, a empresa pode manter um controle mais efetivo sobre os serviços prestados. Isso inclui o acompanhamento do progresso, a gestão de prazos, o controle de estoque e a alocação adequada de recursos.
  3. Histórico e análise: Ao documentar todas as OSs emitidas, a empresa cria um histórico valioso que pode ser usado para análise e melhoria contínua. A identificação de padrões, pontos de falha e oportunidades de otimização se torna mais fácil com base nos registros das OSs anteriores.
  4. Segurança jurídica: A Ordem de Serviço fornece uma base sólida para a comprovação da prestação de serviços, caso surjam disputas ou problemas legais. Ela serve como evidência do acordo firmado, protegendo clientes.
  5. Comunicação eficiente: A OS é uma ferramenta de comunicação interna e externa, pois permite que todas as partes envolvidas tenham acesso às informações relevantes. Isso reduz a possibilidade de erros de comunicação e garante que todos estejam alinhados em relação aos detalhes do serviço.

E os tipos de Ordem de Serviço?

Existem diversos tipos de Ordem de Serviço, cada um deles adequado a diferentes situações e necessidades. Vamos conhecer alguns dos principais tipos:

Manutenção

A Ordem de Serviço de manutenção é utilizada quando há a necessidade de reparo ou manutenção em equipamentos, máquinas, veículos ou instalações. 

Logo, ela detalha as atividades a serem realizadas, os recursos necessários, os prazos e outras informações relevantes para a execução do serviço de manutenção.

Inspeção de Segurança

A Ordem de Serviço de inspeção de segurança é utilizada para realizar verificações periódicas nas instalações, equipamentos ou procedimentos — visando garantir a segurança no ambiente de trabalho. 

Essas inspeções conseguem identificar potenciais riscos, corrigir falhas de segurança e assegurar que todas as normas e regulamentos sejam seguidos.

Inspeção de Prioridade

A Ordem de Serviço de inspeção de prioridade é emitida quando é necessário realizar uma inspeção ou verificação imediata em um item, equipamento ou local. 

Geralmente, essa ordem é utilizada quando há suspeita de falhas críticas ou emergência que exigem uma ação rápida para evitar problemas mais graves.

Eventos

É comumente utilizada em empresas que realizam eventos temporários, como shows, feiras, congressos e festas. 

Ou seja, ela detalha todas as atividades a serem executadas durante o evento, desde a montagem da estrutura até a desmontagem. Dessa forma, incluindo a logística, a contratação de serviços adicionais e quaisquer outras necessidades do evento.

Preventiva

Por último, a OS preventiva é emitida para realizar inspeções regulares e manutenções preventivas em equipamentos, máquinas ou instalações, mesmo que não haja evidências de falhas ou problemas imediatos. 

Essa prática ajuda a evitar falhas, aumentando a vida útil dos equipamentos e minimizando os riscos de paradas inesperadas.

Quem deve emitir a ordem de serviço?

A responsabilidade de emitir a Ordem de Serviço geralmente recai sobre a empresa prestadora de serviços ou sobre o setor responsável pela execução do trabalho. Essa tarefa pode ser atribuída a diferentes profissionais, dependendo da estrutura e do funcionamento da empresa.

Em alguns casos, a emissão é realizada pelo gestor da equipe responsável pela execução do serviço. Logo, ele é intitulado a coletar todas as informações necessárias, preencher a Ordem de Serviço adequadamente e assegurar que ela seja devidamente entregue aos colaboradores envolvidos.

Em outras situações, a emissão da Ordem de Serviço pode ser realizada por um departamento específico, como o setor de atendimento ao cliente, o departamento de manutenção ou o setor de eventos. 

Independentemente de quem emita a Ordem de Serviço, é essencial haver uma comunicação clara e eficiente entre as partes envolvidas. 

É importante ressaltar que a emissão da Ordem de Serviço deve seguir os procedimentos e políticas internas da empresa, garantindo a conformidade com as diretrizes estabelecidas. Isso assegura a padronização e a qualidade dos serviços prestados, bem como a correta documentação das atividades realizadas.

O que é preciso ter em uma ordem de serviço?

Embora os detalhes possam variar de acordo com o tipo de serviço e a organização específica, aqui estão alguns elementos importantes que devem constar em uma Ordem de Serviço:

  • Especificação do Serviço
  • Descrição do Serviço
  • Itens, Recursos e Ferramentas Necessárias
  • Pessoal Responsável
  • Data, hora e local
  • Documentação

Quais os benefícios em emitir uma ordem de serviço online?

Com o avanço da tecnologia, muitas empresas estão optando por emitir suas Ordens de Serviço de forma online. Isso traz diversos benefícios que impactam positivamente a eficiência e a organização dos processos. 

Não precisa de papelada

Ao emitir uma Ordem de Serviço online, elimina-se a necessidade de impressão e armazenamento físico de documentos. 

Isso reduz o consumo de papel, o espaço físico necessário para arquivamento e os custos associados à compra de suprimentos de papel. Além disso, contribui para a redução do impacto ambiental, promovendo práticas mais sustentáveis.

Melhor organização de documentos

Também permite que todos os documentos sejam armazenados digitalmente. Isso facilita a organização e a busca rápida por informações específicas. 

Com recursos de pesquisa e categorização eletrônica, é possível localizar rapidamente uma Ordem de Serviço específica, sem a necessidade de procurar em pilhas de papéis físicos.

Mais agilidade nos processos

As informações podem ser preenchidas de forma mais rápida e precisa, eliminando a necessidade de digitar ou copiar dados manualmente. 

No mais, a transmissão eletrônica permite que a Ordem de Serviço seja enviada instantaneamente para as partes envolvidas, reduzindo o tempo de espera e acelerando a execução do serviço.

Mais confiabilidade e segurança

Por último, as Ordens de Serviço emitidas online podem contar com recursos de segurança, como criptografia de dados e controle de acesso, garantindo a confidencialidade das informações. 

Além disso, os documentos digitais são menos propensos a danos físicos, extravios ou deterioração ao longo do tempo. Isso proporciona uma maior confiabilidade e segurança na preservação dos registros.

A ERPFlex

O ERPFlex é referência no mercado quando o assunto é Gestão Empresarial de qualidade, oferecendo soluções inovadoras para pequenas e médias empresas. Nosso software de gestão integrada ajuda muitas organizações a revolucionarem métodos com foco na eficiência, redução de custos e atendimento qualificado. 

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Por fim, esperamos que você tenha entendido o que é Ordem de Serviço, sua importância e os benefícios em emiti-la. Agora, você está pronto para implementar esse documento em sua empresa e colher os frutos de uma gestão mais eficiente. 

Para saber mais sobre esse e outros assuntos relacionados à gestão de serviços, visite o blog da ERPFlex. Lá você encontrará conteúdos relacionados, dicas práticas e informações valiosas para impulsionar o crescimento do seu negócio!

Inventário de Estoque: como fazer de forma eficiente

inventário de estoque

Se você é um empresário ou gestor, sabe o quão importante é ter um controle de estoque eficiente. Uma gestão inadequada pode acarretar prejuízos financeiros e até mesmo a insatisfação dos clientes. Neste artigo, exploramos desde a importância do inventário de estoque para o seu desempenho até dicas de como elaborá-lo de forma eficiente. Continue a leitura!

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque é uma relação completa de todos os bens e materiais mantidos no estoque de uma empresa. Eles podem ser utilizados para produção, revenda ou outros fins, além de serem armazenados nas próprias instalações da organização ou em outro local. O importante é que, com essa listagem, todos são identificados, classificados e contados.

O objetivo desse recurso é garantir a adequação do controle de estoque da empresa, evitando perdas de mercadorias e certificando que a companhia possui tudo o que é necessário para continuar seus processos. 

Por que é importante fazer o inventário de estoque?

O inventário de estoque é fundamental, pois auxilia no conhecimento preciso sobre os produtos e matérias-primas de uma organização, além da quantidade disponível. Nesse sentido, ele fornece diversos benefícios, como:

  • aprimoramento da gestão e organização de estoque;
  • melhoria no atendimento ao cliente;
  • redução de perdas e desperdícios;
  • diminuição de custos;
  • cumprimento da legislação.

Com um inventário de qualidade, é possível ter o controle de entrada e saída de estoque, proporcionando uma melhor visão sobre o processo de cadeia de suprimentos. Dessa forma, a empresa estará alinhada sobre o que possui e o que necessita, evitando a compra de materiais em excesso e diminuindo custos.

Essa relação de materiais ainda permite a identificação de problemas na gestão, como roubo, perda, extravio ou danos aos produtos. Dessa forma, é possível tomar medidas para contorná-los e evitar prejuízos. 

Esse gerenciamento também aprimora o controle de compras e de reabastecimento de produtos, evitando a insatisfação de clientes pela falta de estoque. Assim, é possível trazer mais agilidade ao processo de compra e entrega, melhorando a experiência dos consumidores e estimulando ainda mais a valorização da sua empresa.

Além disso, como o inventário requer atualização constante de informações e um alinhamento à contabilidade, é preciso garantir a correspondência dos dados, e assim, cumprir com as exigências fiscais.

Por isso, desenvolvê-lo ajuda a identificar problemas, melhorar a precisão das suas informações financeiras e aprimorar a experiência do cliente. Isso beneficia o seu negócio de forma significativa, tornando-o um diferencial em um mercado competitivo. 

Como fazer um inventário de estoque eficiente?

Agora que você já sabe a importância de um inventário de estoque, reunimos algumas dicas para te ajudar a elaborar um modelo que seja eficiente. Vamos lá?

Classifique os produtos

Em primeiro lugar, é muito importante classificar todos os seus produtos e materiais. Isso pode ser feito de diversas formas, como por tipo de produto ou localização no estoque. Crie grupos para otimizar esse processo, tornando o controle mais organizado e facilitando a identificação de problemas para a tomada de decisões.

Identifique a rotatividade do estoque

Outro ponto importante é identificar o seu giro de estoque. Isso significa saber quais produtos possuem mais saída e quais ficam parados por mais tempo. Dessa forma, você identifica quando um produto precisa ser reposto ou quando é preciso oferecer descontos para aqueles que estão encalhados, por exemplo.  

Assim, é possível equilibrar o estoque e tomar decisões estratégicas, além de identificar oportunidades de negócio.

Defina uma periodicidade para fazer o inventário

Além disso, é essencial estabelecer um período de tempo para desenvolver o seu inventário. Isso porque é preciso atualizar as informações e garantir sua confiabilidade, aumentando a segurança do seu estoque e minimizando as chances de erros. 

Desse modo, você evita o envio de declarações inadequadas para o governo, identifica possíveis perdas e ainda acompanha o desempenho do seu negócio.

Faça a checagem

Para garantir um bom funcionamento do seu inventário de estoque, é muito importante realizar a checagem de dados. Isso inclui certificar-se de que todos os produtos foram contados e registrados de forma correta, além de conferir se as informações registradas condizem com os produtos armazenados. 

Para isso, você precisa adotar formas de registro e controle, para evitar qualquer tipo de divergência de dados. 

Verifique os dados com o seu sistema

Por fim, é crucial verificar a correspondência dos dados obtidos com as informações registradas no seu sistema. Além disso, ele precisa estar integrado a outras áreas da organização, como a de compras e vendas, que está lado a lado com o controle de estoque. 

Por isso, é importante ter um sistema de gestão atualizado e adequado para permitir o registro e a atualização de informações de forma rápida e precisa.

Exemplo prático de um inventário de estoque

Vamos pensar em como um inventário funcionaria para uma indústria, que precisa gerenciar grandes volumes de materiais e integrar diversos setores. A princípio, é preciso identificar os produtos que serão incluídos por meio de códigos de identificação e uma unidade de medida correspondente àquela cadastrada no produto. 

Ao controlar o estoque de Poliéster por kg, por exemplo, ele deve ser cadastrado no inventário com a mesma medida. Além disso, é importante mobilizar funcionários de diferentes departamentos, certificando-se de que eles saibam o objetivo da contagem e as diretrizes a serem seguidas. 

Durante a contagem, cada produto é verificado cuidadosamente, com registro de todas as informações relevantes, como a quantidade disponível, data de validade e possíveis defeitos ou danos.

Depois de concluir a contagem, as informações são registradas em uma planilha, que deve ser atualizada regularmente para garantir a precisão dos dados. Você pode organizá-la de acordo com o código do produto, sua descrição, setor de estoque, quantidade inventariada e sua unidade de medida, por exemplo.

Em seguida, é interessante registrar o inventário em um sistema informatizado, atualizando o saldo dos materiais de acordo com a contagem feita. Digamos que você queira registrar a entrada de 100 kg de Poliéster em um determinado setor, por exemplo. 

Nesse caso, o sistema possui a inteligência necessária para realizar essa movimentação, já que o saldo atual do estoque é diferente da quantidade inventariada. 

A importância de um ERP para fazer um inventário de estoque eficiente

O armazenamento de bens e produtos é fundamental para melhorar o gerenciamento da sua empresa. E para facilitar esse processo, o ERP é o aliado perfeito. Isso porque ele integra todos os seus dados e processos em um único sistema, incluindo compra, venda, estoque e contabilidade. 

Antes do surgimento de ferramentas especializadas, as empresas eram reféns dos métodos manuais para realizar o levantamento de produtos. Contudo, o ERP permite automatizar os processos, agilizando-os e aumentando o desempenho do seu negócio. 

Além disso, é possível ter dados precisos e atualizados sobre o estoque, proporcionando maior controle e gestão dos produtos armazenados. Por isso, investir em um sistema ERP para o inventário de estoque é uma estratégia inteligente para empresas que desejam aprimorar o controle de seus produtos e processos internos. 

Portanto, se quiser gerir seu estoque de forma eficiente e garantir o sucesso do seu negócio a longo prazo, conheça o software de gestão da ERPFLex! Com mais de 17 anos de atividade, trazemos soluções inovadoras para pequenas e médias empresas, satisfazendo mais de 2 mil tipos de empresas em todo o país. 

Quer se juntar a elas? Entre em contato conosco! E se você gostou de saber mais sobre o inventário de estoque, não deixe de conferir o nosso blog para mais conteúdos. 

Como fazer uma Gestão de Compras mais eficiente na sua empresa

gestão de compras

É muito importante garantir que a sua empresa tenha todos os materiais e serviços necessários para operar de forma eficaz. Um processo que permite alcançar esse objetivo é a gestão de compras, auxiliando nas decisões tomadas pela organização. Essa é uma atividade essencial para qualquer empresa, principalmente de médio e grande porte. Continue a leitura para saber mais sobre ela e como realizá-la de forma eficiente! 

O que é Gestão de Compras

A Gestão de Compras é o processo de identificar, selecionar, negociar e adquirir os produtos e serviços que uma empresa precisa para operar de forma adequada. Por isso, ele confere capacidade para a tomada de decisões em relação à compra. 

Essa atividade envolve a implementação de estratégias para garantir a aquisição dos insumos necessários para a produção industrial, bem como dos produtos para o comércio e distribuição, além de materiais de escritório e outros itens importantes para desenvolver as atividades da empresa.

Quais as responsabilidades do setor de Compras?

O setor de gestão de compras possui uma série de atribuições essenciais para a geração de resultados. Entre elas, podemos destacar: 

  • Identificação das necessidades da empresa em termos de materiais e serviços;
  • Pesquisa e seleção de fornecedores confiáveis e com preços competitivos;
  • Negociação de preços, prazos e condições de pagamento;
  • Emissão de pedidos de compra e acompanhamento da entrega dos produtos e serviços;
  • Gerenciamento do relacionamento entre fornecedores e parceiros;
  • Avaliação do desempenho dos fornecedores e identificação de oportunidades de melhoria.

Por que é importante ter uma gestão de compras eficiente na empresa?

Basicamente, a gestão de compras é a atividade que possibilita que todos os recursos necessários para o funcionamento de uma empresa sejam adquiridos. Além de garantir o desenvolvimento de atividades, ela oferece ainda mais vantagens para as organizações. Confira! 

Redução de Custos

Um dos principais benefícios da gestão de compras é a redução de custos. Com um gerenciamento adequado, os recursos são adquiridos a preços mais competitivos, reduzindo o custo da produção. 

Além disso, ela também ajuda a evitar compras desnecessárias ou excessivas, que podem aumentar o estoque e, assim, o custo de armazenagem. Por isso, essa atividade permite a avaliação do produto e do estoque, garantindo a quantidade adequada para cumprir suas expectativas. 

Melhor eficiência do processo

Além disso, por meio desse processo é feita a identificação da necessidade da aquisição, de modo que os produtos sejam adquiridos no momento certo, em quantidades adequadas e com a qualidade necessária para atender os objetivos da sua empresa. 

Uma gestão de compras eficiente também pode ajudar a aprimorar a comunicação entre os departamentos, melhorando a coordenação e a eficiência em toda a organização.

Redução do Lead Time de Compras

O lead time diz respeito ao tempo necessário para adquirir um determinado recurso, desde o momento em que ele é solicitado até seu recebimento pela empresa. Por meio de um gerenciamento adequado, esse tempo é reduzido, ajudando a garantir que os recursos necessários estejam disponíveis no momento certo. 

Isso é especialmente importante em empresas que produzem bens com demanda sazonal ou que precisam se adaptar rapidamente às mudanças no mercado. Assim, elas podem se adaptar rapidamente às mudanças nas condições de mercado.

Fortalece o relacionamento com fornecedores

Outro aspecto importante é que esse processo ajuda a fortalecer o relacionamento com fornecedores. Isso ocorre pois ele pode ajudar a empresa a negociar contratos mais favoráveis ​​com fornecedores de longo prazo e a manter um relacionamento mais forte com eles. 

Além disso, uma boa gestão de compras também pode ajudar a garantir que os fornecedores sejam pagos a tempo, o que pode ajudar a melhorar a confiança e a fidelidade deles em relação à sua organização. 

Dicas para você dominar a gestão de compras

Agora que você já conhece os benefícios da gestão de compras, reunimos algumas dicas para que você obtenha sucesso nesse processo. Confira! 

Mapeie todo o processo

O primeiro passo para dominar a gestão de compras é mapear todo o processo. Isso inclui entender todas as etapas envolvidas na aquisição de recursos, desde a identificação da necessidade até a entrega final. 

É importante entender quem é responsável por cada etapa do processo, quais estágios são críticos e como o processo é medido e monitorado. Dessa forma, é possível identificar pontos de melhoria e oportunidades para reduzir custos e aumentar a eficiência.

Construa uma estratégia de compras

Outro aspecto relevante é ter planejamento, e aí entra a estratégia de compras. Por meio de uma estratégia bem estruturada, é possível definir as metas e objetivos da gestão de compras, bem como as políticas e procedimentos que serão seguidos para alcançá-los. 

Seu planejamento deve levar em consideração as necessidades da empresa, bem como as condições do mercado, e deve ser flexível o suficiente para se adaptar a mudanças em seu segmento.

Tenha um plano de gestão

Além de uma estratégia de compras clara, é importante ter um plano de gestão para garantir que ela seja implementada de forma eficaz. Ele deve incluir a definição de papéis e responsabilidades, a identificação de métricas para avaliar o desempenho e a implementação de processos para medir e monitorar o desempenho. 

É importante que o plano de gestão seja comunicado a todos os envolvidos no processo de aquisição de recursos para garantir que todos estejam alinhados e trabalhando na mesma direção. Para garantir a eficácia desse processo, é interessante adotar metodologias de gestão, como o PDCA e a gestão estratégica. 

Tenha pleno controle das vendas e do estoque

Ter um controle preciso das vendas e do estoque é crucial para a gestão de compras. A organização deve ter um processo claro e organizado de registro de vendas, seja por meio de um sistema informatizado ou planilhas. 

Além disso, é importante ter um controle rigoroso do estoque, registrando as entradas e saídas de mercadorias e conferindo periodicamente o estoque físico com o estoque registrado no sistema. Com um controle eficiente das vendas e do estoque, a empresa pode prever com mais precisão as demandas de compras e evitar a falta ou excesso de produtos, os quais geram prejuízos. 

Automatize alguns processos

A automação de processos pode ser uma grande aliada no seu gerenciamento. Com o auxílio da tecnologia, é possível automatizar algumas tarefas, como o registro de compras, o controle de estoque, a geração de pedidos de compra e o acompanhamento dos prazos de entrega. Assim, você pode reduzir os erros e aumentar a eficiência dos processos, além de economizar tempo e recursos.

Escolha bem os fornecedores

É preciso selecionar fornecedores confiáveis, que ofereçam produtos de qualidade a preços competitivos e cumpram os prazos de entrega. É importante também avaliar a reputação dos fornecedores no mercado e buscar referências de outros clientes. 

Dessa forma, sua empresa pode garantir a qualidade dos produtos adquiridos, além de estabelecer uma parceria duradoura e benéfica para ambas as partes.

Busque o auxílio de um software de gestão

Por fim, não deixe de contar com um software de gestão para te ajudar. Com um software especializado, é possível registrar e monitorar todas as informações relacionadas às compras, desde a cotação de preços até a emissão de notas fiscais. 

Além disso, é possível gerar relatórios e análises que auxiliam na tomada de decisões estratégicas. A escolha de um software deve ser feita de acordo com as necessidades da empresa, considerando fatores como o tamanho do negócio, o volume de compras e o orçamento disponível.

Como um ERP te ajuda a ter uma gestão de compras mais eficiente

O ERP é um software de gestão empresarial que integra diversas áreas da empresa em um único sistema, incluindo a gestão de compras. Por meio dele, é possível ter um controle mais preciso das compras, desde a cotação de preços até o recebimento das mercadorias. 

Ele ainda permite registrar todas as informações relacionadas às aquisições, como fornecedores, produtos adquiridos, preços, prazos de entrega e pagamentos. Mais do que isso: o ERP pode ajudar a otimizar os processos de compras, reduzindo o tempo e os custos envolvidos. 

Com a automação de tarefas, como a geração de pedidos de compra e a conferência de notas fiscais, é possível aumentar a eficiência da equipe e evitar erros. Além disso, é possível gerar relatórios e análises que auxiliam na tomada de decisões estratégicas. 

Isso ocorre pois é possível acompanhar indicadores de desempenho, como o tempo médio de entrega dos fornecedores, o volume de compras e os custos envolvidos. Por isso, ele otimiza os processos e auxilia no aprimoramento da empresa. 

Quer ter uma gestão de compras completa e de qualidade? Conheça o ERP! Você também pode acessar o blog da ERPFlex para conferir mais dicas de gestão e como o software te auxilia nesse processo! 

Programa 5S: o que é, para que serve e como implementar

5S / Programa 5S

Se você é gestor de uma empresa ou apenas busca melhorar a organização e produtividade do seu ambiente de trabalho, com certeza já ouviu falar do Programa 5S. 

Essa metodologia japonesa tem como objetivo principal criar um ambiente de trabalho mais organizado, limpo e produtivo. 

Nesse conteúdo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o Programa 5S, desde o que é até como implementá-lo. Boa leitura! 

O que é o Programa 5S?

De maneira geral, o Programa 5S é uma metodologia japonesa que busca melhorar a organização e produtividade do ambiente de trabalho por meio da implementação de cinco princípios básicos. São eles:

  1. SEIRI (Senso de Utilização);
  2. SEITON (Senso de Organização);
  3. SEISO (Senso de Limpeza);
  4. SEIKETSU (Senso de Padronização);
  5. SHITSUKE (Senso de Disciplina).

Hoje em dia, o Programa 5S é amplamente utilizado em todo o mundo e se tornou uma das metodologias mais populares de melhoria contínua. 

Ele pode ser aplicado em empresas de todos os tamanhos e segmentos — desde pequenas startups até grandes corporações — sendo utilizado em diversos setores da indústria, como manufatura, serviços, saúde, educação e outros.

Qual a origem do 5s

A origem do Programa 5S remonta à cultura japonesa de melhoria contínua, conhecida como Kaizen. Ele foi desenvolvido no Japão após a Segunda Guerra Mundial, para reconstruir a indústria japonesa e torná-la competitiva no mercado global.

Teve sua origem na empresa Toyota, em meados da década de 1960, como uma metodologia para melhorar a organização e a limpeza do ambiente de trabalho. Ele foi criado a partir dos ensinamentos do guru da qualidade japonês, Kaoru Ishikawa, e do engenheiro industrial Taiichi Ohno.

O Programa 5S é baseado em cinco princípios básicos, que são: Senso de Utilização, Senso de Organização, Senso de Limpeza, Senso de Padronização e Senso de Disciplina. 

Esses princípios foram desenvolvidos para melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, aumentar a produtividade dos colaboradores, reduzir custos e desperdícios de recursos, e melhorar a satisfação do cliente.

SEIRI – Senso de Utilização

O primeiro princípio do Programa 5S é o Seiri, ou Senso de Utilização. Esse princípio consiste em separar o que é necessário do que não é necessário no ambiente de trabalho. 

Ou seja, eliminar tudo o que não é utilizado com frequência, com a finalidade de ajudar a reduzir desperdícios, espaço ocupado por itens desnecessários e aumentar a eficiência.

SEITON – Senso de Organização

O segundo princípio do Programa 5S é o Seiton, ou Senso de Organização. Esse princípio visa organizar os itens que são realmente necessários de maneira lógica e acessível, de maneira a evitar a perda de tempo na busca de itens.  Além disso, melhora a aparência e segurança do ambiente de trabalho.

SEISO – Senso de Limpeza

Esse princípio consiste em manter o ambiente de trabalho limpo e organizado, eliminando sujeiras e manchas. O Seiso visa prevenir acidentes de trabalho, além de melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

SEIKETSU – Senso de Padronização

O quarto princípio se rege em padronizar as atividades e procedimentos para manter a organização e limpeza do ambiente de trabalho. Isso ajuda a evitar erros e reduzir o tempo gasto em atividades repetitivas.

SHITSUKE – Senso de Disciplina

Esse princípio busca manter a disciplina e o comprometimento com os outros quatro princípios do Programa 5S. Ele visa garantir que os colaboradores mantenham a cultura de organização e limpeza do ambiente de trabalho, evitando que os padrões de qualidade caiam.

Quais os benefícios em aderir ao programa 5s

A adesão ao Programa 5S pode trazer muitos benefícios para a empresa, e um dos principais é a melhoria da produtividade. Ao adotar o programa, a empresa pode aumentar a eficiência do trabalho, eliminando atividades desnecessárias e reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas ou que não agregam valor.

Além disso, a implementação do Programa 5S pode contribuir para a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa, uma vez que a organização e a padronização do ambiente de trabalho podem reduzir a ocorrência de erros e aumentar a precisão das atividades desenvolvidas.

Outro benefício importante é a redução de custos e do desperdícios de recursos, uma vez que a metodologia 5S incentiva a eliminação de atividades e processos desnecessários, reduzindo o consumo de materiais e insumos e, consequentemente, reduzindo os custos da empresa.

Além disso, a adoção do Programa 5S pode contribuir para a melhoria do clima organizacional, uma vez que a implementação da metodologia pode ajudar a motivar os colaboradores, promovendo a participação de todos na busca por um ambiente de trabalho mais organizado, limpo e seguro.

Como implementar o programa 5s na empresa

A implementação do Programa 5S na empresa pode ser um processo desafiador, mas seguindo algumas etapas simples, é possível garantir o sucesso da metodologia. Veja abaixo algumas dicas para implementar o 5S na sua empresa!

Faça um diagnóstico da sua empresa

Antes de começar a implementação do Programa 5S, é importante fazer um diagnóstico da empresa, identificando pontos fortes e pontos de melhoria. Esse diagnóstico pode ser feito por meio de uma análise SWOT, por exemplo. 

Isso permite identificar os pontos fortes, as oportunidades, as fraquezas e as ameaças da empresa. Com base nessas informações, é possível definir os objetivos e as metas para a implementação do Programa 5S.

Identifique um setor para começar

Uma vez feito o diagnóstico da empresa, é importante identificar um setor para começar a implementação do Programa 5S. 

É recomendável escolher um setor que tenha uma demanda constante e que possa trazer benefícios rápidos para a empresa, como, por exemplo, um setor de produção ou de atendimento ao cliente.

Faça uma etapa de cada vez

Nessa mesma lógica, a implementação do Programa 5S deve ser realizada por etapas, seguindo os princípios básicos da metodologia. É importante que cada etapa seja concluída antes de iniciar a próxima. 

Dessa forma, você garante que todos os colaboradores estejam envolvidos no processo e os objetivos sejam alcançados na totalidade.

Treine sua equipe

Para que a implementação do Programa 5S seja bem-sucedida, é fundamental treinar toda a equipe da empresa, garantindo que todos entendam os princípios e objetivos da metodologia. 

É importante que os colaboradores sejam conscientizados sobre a importância do Programa 5S para a empresa e para seu próprio desenvolvimento profissional.

Constância é a chave

Por fim, é importante lembrar que a implementação do Programa 5S não é um processo pontual, mas sim contínuo. A constância é a chave para garantir que os benefícios do Programa sejam mantidos ao longo do tempo. 

É necessário que a empresa mantenha uma cultura de melhoria, incentivando a participação de todos os colaboradores na manutenção do ambiente de trabalho.

Em suma, o Programa 5S é uma metodologia simples, mas poderosa, que pode trazer muitos benefícios para a empresa. A sua implementação exige comprometimento e dedicação de toda a equipe, mas os resultados podem ser surpreendentes. 

Se você deseja implementar o Programa 5S na sua empresa, siga os passos que mencionamos aqui e comece a colher os benefícios que essa metodologia pode trazer para o seu negócio. 

E se você quer saber mais sobre gestão empresarial, acesse o blog da ERPFlex e confira outros conteúdos valiosos sobre o tema. Até mais!

Diagrama de Ishikawa: o que é, para que serve e como aplicar

diagrama de ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta visual utilizada para identificar as causas-raiz de um problema ou efeito causado em um processo ou produto. 

Esse diagrama é uma das ferramentas mais populares e eficazes para análise e melhoria de processos, sendo amplamente utilizado em diferentes setores da indústria, desde a produção até saúde e serviços. 

Nesse artigo, vamos explorar em detalhes o que é o Diagrama de Ishikawa, para que ele serve e como aplicá-lo em sua empresa. Boa leitura!

O que é o Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa — também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito — é uma ferramenta utilizada para identificar as possíveis causas de um problema ou evento. 

O diagrama é representado por uma espinha de peixe, onde o problema ou evento é colocado na cabeça do peixe e as possíveis causas são representadas pelas espinhas. Cada espinha representa uma categoria de causa, que pode variar conforme o contexto do problema ou evento em questão.

Qual a origem do Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa foi desenvolvido pelo engenheiro japonês Kaoru Ishikawa, na década de 1960. Na época, Ishikawa operou na área de controle de qualidade em uma empresa de eletrônicos no Japão e buscava uma maneira de identificar as causas dos problemas de qualidade na produção. 

O Diagrama de Ishikawa se tornou uma estratégia fundamental para a melhoria da qualidade em empresas do mundo todo e ainda é muito utilizado atualmente para solucionar problemas e encontrar soluções eficazes.

Como o Diagrama Espinha de Peixe pode ajudar sua empresa?

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta poderosa para ajudar empresas a solucionar problemas e melhorar processos. Ele permite identificar as possíveis causas de um problema ou evento, analisando-o de forma sistemática e organizada. 

Com o diagrama, é possível reunir uma equipe multidisciplinar para discutir e debater as diferentes perspectivas sobre o problema. Isso se traduz em uma visão mais ampla para identificar causas que talvez não tenham sido percebidas de outra forma. 

Além disso, o Diagrama de Espinha de Peixe pode ser usado em conjunto com outras ferramentas de qualidade — como a Análise SWOT e o Ciclo PDCA — para otimizar ainda mais os resultados obtidos.

Os benefícios do Diagrama de Causa e Efeito

Como já vimos, essa ferramenta permite a identificação das possíveis causas de um problema, o que permite uma resolução eficiente do mesmo. 

Nesse sentido, o diagrama ajuda a entender a relação entre as diferentes causas e seus efeitos, permitindo que as empresas identifiquem a causa raiz de determinado problema.

E claro, impactando na melhoria da qualidade, já que a identificação das causas permite a implementação de medidas preventivas para evitar problemas futuros. 

Além disso, o Diagrama de Causa e Efeito ajuda a aumentar a comunicação e o trabalho em equipe, já que é uma ferramenta colaborativa que envolve vários colaboradores e diferentes áreas da empresa. 

Entendo os 6 M’s do Diagrama de Causa e Efeito

Nessa lógica, existem algumas etapas para realizar o diagrama de causa e efeito de maneira eficiente. Ou seja, um conjunto de categorias são estabelecidas para identificar as possíveis causas de um problema. 

Entre essas categorias, destaca-se os 6M’s, que correspondem às seis principais causas de problemas em um processo — mão de obra, máquinas, métodos, materiais, medição e meio ambiente. Siga a leitura para entender cada uma delas!

Método

A categoria “método” se refere aos processos, procedimentos e métodos utilizados durante o processo produtivo — desde a fase de planejamento até a entrega do produto ou serviço. 

É fundamental avaliar se os métodos utilizados são adequados e aplicados de forma correta, para evitar problemas relacionados à qualidade, produtividade e custos. 

Com o uso do Diagrama de Causa e Efeito, é possível identificar as causas de forma organizada e sistematizada.

Máquina

Essa categoria se refere às ferramentas e máquinas utilizadas no processo produtivo. Dessa forma, é crucial avaliar se as máquinas e equipamentos estão em bom estado de conservação, se são adequados para o processo e se estão sendo usados ​​corretamente. 

Medida

No Diagrama de Ishikawa, essa etapa se refere às ferramentas de medição e análise utilizadas, incluindo o monitoramento e o controle da qualidade.  

Nesse sentido, é importante avaliar se essas ferramentas também são adequadas para o processo. Isto é, se estão sendo utilizadas de forma correta e fornecem resultados precisos.

Meio-ambiente

Ainda, é importante avaliar se o ambiente é adequado para a realização do processo ou se há fatores externos que podem afetar a qualidade ou produtividade. 

Por exemplo, um problema de qualidade pode ser causado por uma má condição do ambiente de trabalho, como a presença de poeira, ruído ou iluminação desejada. 

Material

Essa categoria diz respeito aos materiais e suprimentos utilizados no processo, incluindo a qualidade, disponibilidade, supervisão, gestão de estoque e uso correto dos equipamentos.

É crucial avaliar se os materiais utilizados no processo são de boa qualidade e se atendem às especificações necessárias. Também, se existe a carência de algum material ou suprimento importante para o processo, entre outros aspectos.

Mão de obra

Por fim, essa categoria diz respeito aos aspectos relacionados à equipe responsável pelo processo — como a qualificação, treinamento e motivação dos funcionários. 

Na análise do Diagrama de Ishikawa, é importante avaliar se os funcionários estão devidamente treinados para realizar suas atividades. Logo, verificar se possuem a experiência necessária para o processo, se existe motivação e engajamento com as atividades exercidas.

Diagrama de Ishikawa na Prática

Bom, agora que já entendemos a teoria do Diagrama Espinha de Peixe, é hora de colocar a mão na massa. Vamos aprender a fazer isso na prática? Veja o passo a passo abaixo!

Defina um problema

O primeiro passo para pensar qualquer solução é definir o problema que você está enfrentando. É somente assim que podemos pensar em estratégias para corrigir erros e definir novas práticas que funcionem da melhor forma. 

Nessa lógica, uma definição clara e precisa do problema é fundamental para a equipe poder focar nas causas raiz e encontrar soluções eficientes. Caso contrário, a análise pode se tornar confusa e pouco efetiva, aplicando soluções temporárias que não resolvem o problema de forma definitiva.

Trace as espinhas de peixe

Você sabe como traçar as espinhas de peixe no diagrama de causa e efeito? Primeiro, comece escrevendo o problema a ser analisado no lado direito do papel ou da tela. Em seguida, deve-se desenhar uma linha horizontal que represente a espinha do peixe. 

Nessa linha, devem ser incluídas as seis categorias de possíveis causas que vimos anteriormente — os 6 M’s. A partir de cada categoria, devem ser desenhadas outras linhas que se conectam com a espinha do peixe, representando as possíveis causas relacionadas a cada categoria. 

Por fim, as linhas devem ser instruídas com setas na direção do problema central, mostrando a relação de causa e efeito entre as possíveis causas e o problema principal. 

E claro, é interessante que a equipe envolvida no processo de análise participe do desenho da espinha, garantindo uma visão ampla e abrangente do problema a ser analisado.

Faça um brainstorming

O brainstorming é uma técnica muito útil para gerar ideias e soluções criativas em grupo. No contexto do Diagrama de Causa e Efeito, o brainstorming pode ser uma ferramenta eficaz para identificar as possíveis causas do problema a serem analisadas. 

Portanto, sugerimos reunir a equipe — com diferentes perspectivas e habilidades — e registre todas as ideias que surgirem. Ao final do brainstorming, as ideias devem ser agrupadas e organizadas segundo o 6 M’s, para traçar a espinha do Diagrama de Ishikawa e identificar as possíveis causas do problema.

Analise o cenário

Após o brainstorming, chega o momento de analisar o cenário diagramado. Essa etapa pode ser muito interessante para o processo de solução de problemas, ajudando a equipe a explorar novas ideias e encontrar soluções mais criativas e eficazes.

Por isso, observe com atenção todos os problemas, causas e efeitos catalogados e invista em descobrir as melhores formas de solucionar tais problemas. 

Tenha o apoio de um sistema de gestão integrado

Um sistema de gestão integrado (SGI) pode ser uma ferramenta valiosa para auxiliar nos processos do Diagrama de Causa e Efeito. Um SGI é um software de gestão que integra várias estratégias em uma única plataforma, permitindo que as empresas gerenciem todos os processos em um só lugar.

Ao utilizar um SGI, as empresas podem centralizar a coleta de dados, facilitando a identificação de padrões e tendências relacionadas aos problemas!

Com as informações armazenadas, você ainda pode analisar os dados de forma mais rápida e precisa, permitindo que a sua empresa identifique as causas-raiz dos problemas de forma mais eficiente.

Em resumo, o apoio de um sistema de gestão integrado pode auxiliar nos processos do Diagrama de Ishikawa, fornecendo informações mais precisas, centralizadas e em tempo real, permitindo identificar as causas dos problemas e encontrar soluções mais eficazes e duradouras.

Saiba Mais: Como traçar estratégias para otimizar a gestão do seu negócioSe você chegou até aqui, com certeza já entendeu tudo sobre o Diagrama de Ishikawa e como ele pode ser uma excelente ferramenta para otimizar processos, oferecer soluções e auxiliar a gestão. Antes de ir, confira mais conteúdos como esse no Blog da ERPFlex. Até a próxima leitura!

PDCA: conheça o método para melhorar processos

ciclo PDCA

Estar em dia com os métodos de gestão de projetos é muito importante para potencializar o seu negócio. Uma metodologia muito utilizada para isso é o Ciclo PDCA, essencial para aumentar a eficiência de processos. Neste artigo, será possível compreender o que é essa ferramenta, sua importância e como aplicá-la. Vamos lá?  

O que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de qualidade que visa melhorar continuamente os processos, produtos e serviços de uma empresa. Como o próprio nome já indica, ele deve ser cíclico, isto é, aplicado de forma sistemática repetidas vezes, de modo a alcançar efeitos a curto, médio e longo prazo. 

A sigla PDCA é de origem estadunidense, fazendo referência às seguintes ações: 

  • Plan: planejar
  • Do: executar
  • Check: verificar 
  • Act: agir

Por isso, o ciclo trata basicamente da realização de um planejamento, sua execução, a verificação para o acompanhamento de resultados e a ação para realizar uma mudança ou melhoria. 

Para que serve o Ciclo PDCA?

O PDCA pode ser utilizado para a implantação de novas estratégias, para a correção de algum problema ou para a melhoria contínua. Isso porque ele permite melhor compreensão e acompanhamento do processo administrativo de uma organização. 

Por meio dele, é possível identificar e corrigir possíveis falhas, mantendo o controle de qualidade da sua empresa. Além disso, ele auxilia no planejamento, aplicação e monitoramento de novas ideias, para certificar que os resultados desejados sejam alcançados.

Assim, ao seguir as quatro etapas do ciclo, há maior facilidade na busca de soluções e no aprimoramento contínuo do negócio, já que a análise de resultados é essencial para a tomada de decisões. 

Você pode se interessar: Como traçar estratégias para otimizar a gestão do seu negócio.

Quais os benefícios de adotar a metodologia PDCA?

Podemos citar como vantagens do PDCA: 

  • planejamento, antecipação de possíveis falhas e solução de problemas com maior eficácia;
  • melhor controle dos processos da organização;
  • versatilidade, pois é um método aplicável a qualquer setor da empresa;
  • maior agilidade e eficiência nos processos;
  • potencialização de resultados;
  • auxílio na adaptação de estratégias, quando necessário;
  • promoção da melhoria contínua;
  • aumento da competitividade da empresa.

As etapas do PDCA

Para implementar o ciclo PDCA com êxito, é preciso compreender exatamente as etapas que o compõem. Por isso, reunimos tudo o que você precisa saber sobre cada uma delas. Confira! 

Planejamento

Nessa primeira fase, é o momento de definir metas, objetivos e os métodos necessários para alcançá-los. Aqui, é possível identificar qual problema sua empresa precisa resolver e suas causas. Assim, você vai direcionar todos os esforços do seu negócio e evitar falhas desnecessárias nas próximas etapas.

Execução

Em seguida, é necessário ter certeza de que todas as pessoas envolvidas no ciclo entendam o que é preciso ser feito e como. Dessa forma, é possível colocar o plano de ação em prática, com definições claras das atividades de cada um e, assim, focar no alcance de resultados. 

Verificação

A terceira etapa consiste na verificação e análise dos resultados obtidos, assim como a forma como as ações foram executadas. Aqui, é o momento de avaliar a condução de todo o processo, comparando o que foi executado com o planejamento realizado. 

Assim, sua empresa certifica se os resultados foram alcançados, identifica o que deu certo ou não e o que precisa ser modificado para aprimorar a sua metodologia. Lembre-se, o ciclo é contínuo, portanto sempre é possível aperfeiçoá-lo. 

Ação

Por fim, é preciso realizar ações para corrigir ou melhorar os processos que foram realizados. Nessa fase, é retomado o controle de todo o processo, além da busca de novas alternativas para aplicação no próximo ciclo PDCA. Assim, é possível aperfeiçoá-lo e aumentar o desempenho dos próximos planejamentos, que se tornam mais efetivos. 

Como um ERP pode ser seu aliado no ciclo PDCA

O ERP é um software integrado que auxilia a gestão de empresas por meio da automatização de processos. Dentre suas vantagens está a facilidade de gerenciamento de informações em diversos setores, oferecendo uma visão holística da organização. 

Dessa forma, ele traz mais segurança para as operações e um melhor controle e acompanhamento de cada uma delas, potencializando os resultados da empresa. 

Os indicadores de gestão de estoque, por exemplo, são soluções adotadas por diversas empresas para administrar a entrada e saída de recursos, e são simplificados por meio de softwares de gestão. 

O ERP também influencia diretamente na execução de um ciclo PDCA, uma vez que integra dados, processos e equipes de uma empresa. Por meio dele, é possível coletar informações com praticidade, elaborar planejamentos e traçar planos de ação mais precisos, além de comunicar tudo isso com os integrantes do ciclo. 

Assim, todo o ciclo é conduzido de forma a aumentar a eficácia do acompanhamento das etapas, bem como a identificação de problemas e a agilidade na tomada de decisões. Dessa forma, a facilidade de aprimoramento do PDCA é ainda maior, investindo na melhoria contínua dos processos da organização. 

Gostou de saber mais sobre o PDCA? Acesse o blog ERPFlex para mais conteúdos como esse! Aqui, você tem acesso a diversas dicas para melhorar a gestão da sua empresa.

Lead Time: o que é e por que você deve otimizá-lo

lead time

O lead time é uma medida usada para avaliar o tempo necessário para atender às necessidades dos clientes e entregar uma determinada tarefa. Esta métrica pode ser usada basicamente em qualquer área de negócios, como produção, TI, gestão de projetos e finanças. 

Otimizá-lo é importante para melhorar a produtividade, reduzir custos e garantir a satisfação do cliente. Neste artigo, vamos discutir o que é o lead time, como medir e calcular esse tempo e por que você deve buscar sempre reduzi-lo. Boa leitura!

O que é Lead Time

Lead time é um termo utilizado na área de gestão de produção e logística para se referir ao tempo decorrido desde o início do processo de produção de um produto ou serviço até a entrega final ao cliente. 

É um indicador importante para medir a eficiência e acompanhar a cadeia de suprimentos de uma empresa, pois quanto menor o lead time, mais rápido e ágil é a sua capacidade de responder às demandas do mercado. 

Além disso, o lead time também pode ser usado como uma ferramenta para identificar gargalos e oportunidades de melhoria na gestão da produção e logística. Isso auxilia as empresas a aumentarem sua competitividade e lucratividade.

Por que você precisa medir o Lead Time?

O lead time é uma métrica essencial para gestores que buscam otimizar processos, evitar prejuízos e melhorar os resultados na empresa. Isso porque o tempo de produção e entrega é um fator determinante para a satisfação dos clientes e, consequentemente, para o sucesso do negócio. 

Otimiza processos

É uma excelente estratégia para otimizar processos em empresas, medindo o tempo decorrido desde o início até o fim de um processo. 

Com essa informação em mãos, é possível identificar atrasos e ineficiências nos processos, e implementar ações corretivas para melhorar a eficiência e a produtividade. 

Nesse sentido, o ter controle sobre essa métrica também ajuda a melhorar a experiência do cliente, permitindo que a empresa entregue produtos e serviços de forma mais rápida e eficiente. 

Evita prejuízos

Ao monitorar o lead time, os gestores podem identificar pontos de ineficiência nos processos produtivos e logísticos. 

Isso pode incluir desde investimentos em novas tecnologias e equipamentos até a revisão de processos e treinamentos para a equipe. 

Dessa forma, é possível evitar prejuízos e melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Melhor qualidade na entrega

Por fim, o lead time também pode ser utilizado como uma ferramenta de análise de mercado, permitindo que a empresa indique tendências e antecipe demandas futuras. 

Com base na coleta desses dados, é possível fazer previsões mais precisas sobre a demanda por determinados produtos ou serviços em períodos específicos, auxiliando na tomada de decisões estratégicas para a empresa. 

Assim, os gestores podem se antecipar às necessidades do mercado, desenvolver sua capacidade de competir e se manter relevantes no longo prazo.

Leia Mais: Como traçar estratégias para otimizar a gestão do seu negócio

Quais são os tipos de Lead Time

Existem diferentes tipos de lead time, cada um com um objetivo específico e um impacto diferente na gestão de uma empresa. 

Por isso, entendê-los é essencial para gestores que buscam otimizar seus processos produtivos e logísticos, melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos e aumentar a satisfação dos clientes.

Lead Time de Compra

O lead time de compra é o tempo decorrido desde o momento em que uma empresa faz um pedido de compra até o momento em que os produtos são entregues ao estoque. 

Essa métrica é importante para gestores que buscam melhorar a eficiência da gestão de estoque e reduzir os custos associados à manutenção de estoques excessivos. 

Nessa lógica, quanto menor o lead time de compra, menos tempo a empresa precisa manter os produtos em estoque. Assim, evita os riscos de obsolescência ou perda de valor dos produtos. 

Além disso, o lead time de compra é um fator importante na gestão da relação com fornecedores por permitir identificar fornecedores mais eficientes e monitorados, que conseguem entregar produtos de qualidade dentro do prazo estabelecido. 

Lead Time de Produção

Já o lead time de produção se refere ao tempo decorrido desde o início da produção até a finalização do produto. 

Além disso, é um fator determinante para a satisfação dos clientes, pois quanto menor o tempo de produção, mais rápido os produtos podem ser entregues.

Lead Time de Entrega

Por último, o lead time de entrega, que diz respeito ao tempo decorrido desde o momento em que o cliente faz um pedido até a entrega final do produto. 

Trata-se de um indicador-chave para qualquer organização, pois define a eficiência do negócio e a satisfação do cliente. Otimizar este processo é essencial para garantir uma melhor performance no mercado. 

Como calcular o Lead Time

Veja como calcular o Lead Time na sua empresa abaixo!

De produto em estoque

O cálculo de produto em estoque é um importante indicador da qualidade e da eficiência logística, que influenciam diretamente no sucesso de qualquer organização. Para isso, é preciso seguir os seguintes passos:

  1. Identifique o período que deseja analisar;
  2. Escolha um produto que tenha sido adquirido nesse período e que tenha sido vendido;
  3. Identifique os dados do pedido efetuado e os dados do produto entregue ao cliente;
  4. Subtraia a data de entrega da data do pedido para obter o prazo de entrega;
  5. Repita o processo para outros produtos vendidos durante o período selecionado;
  6. Calcule a média dos lead times obtidos para ter uma ideia do tempo médio necessário para um produto ser entregue ao cliente.

Ao seguir esse passo a passo, os gerentes podem identificar padrões e tendências nos lead times dos produtos em estoque, permitindo que ajustem seus processos para reduzir o tempo necessário para a entrega dos produtos aos clientes. 

De produto sob encomenda

De maneira parecida, calcular o lead time de um produto sob encomenda é fundamental para gestores que desejam melhorar a eficiência da produção e evitar atrasos nas entregas aos clientes. Para isso, é necessário seguir os seguintes passos:

  1. Identifique o período de tempo que será considerado;
  2. Cadastre dados do pedido realizado pelo cliente;
  3. Registre os dados de entrega do produto ao cliente;
  4. Calcule o tempo decorrido entre a data do pedido e a data de entrega do produto;
  5. Repita o processo para outros produtos e períodos de tempo, a fim de obter uma visão mais ampla do desempenho da sua empresa na entrega de produtos sob encomenda.

O gerenciamento do Lead Time

Em suma, o gerenciamento dessa estratégia é uma tendência cada vez mais importante para empresas que otimizam seus processos, melhoram seus resultados e reduzem custos. 

Gerenciar esse tempo é fundamental para garantir a eficiência da operação, a satisfação do cliente e a competitividade no mercado. Além disso, o gerenciamento do lead time também pode influenciar positivamente a gestão de estoques, evitando prejuízos decorrentes de estoques excessivos ou obsoletos.

Isso pode ser alcançado através da utilização de ferramentas e técnicas como análise de dados, softwares de gestão, automação de processos e aperfeiçoamento da cadeia de suprimentos. 

A partir da leitura do conteúdo, entendemos que com um gerenciamento adequado do lead time, é possível influenciar positivamente na gestão de empresas. Para mais conteúdos e informações valiosas, acesse o blog da ERPFlex. Até mais!

6 erros tributários que a sua empresa não pode cometer

erros tributários

Manter a competitividade em um patamar elevado em um cenário de incertezas na economia brasileira tem sido um grande desafio para as empresas. Então, mais do que nunca, é necessário tomar muito cuidado para evitar erros tributários.

Dependendo da falha, a empresa pode perder recursos financeiros preciosos que poderiam ser investidos em tecnologias e melhorias e, assim, se tornar mais sustentável e atraente para interessados em uma possível parceria ou compra.

Para você não cometer erros tributários, aqui iremos apontar os mais comuns e mostrar como um sistema de gestão contribui para evitar esse problema. Confira!

Quais são os principais erros tributários que as empresas cometem?

Como falamos, não é raro uma corporação deixar escapar alguns detalhes quando o assunto é pagamento de impostos. Para que você entenda melhor, vamos detalhar os 6 erros tributários mais comuns atualmente. Acompanhe!

1. Omissão de receitas e faturamento

Muitas vezes a falta de atenção é a responsável pela imprecisão da informação do total de receita obtida. E esse detalhe influencia na contabilidade exata do faturamento. Com o avanço tecnológico, o Fisco tem condições de cruzar dados de movimentações bancárias e identificar erros relativos à omissão de receitas.

Além de pagar multas, a empresa pode ter a imagem afetada negativamente. Além de tudo, a situação também causa constrangimentos para os funcionários.

2. Regime tributário fora da realidade do negócio

É, sem dúvida, um dos erros tributários mais graves. Esta falha obriga o pagamento de uma carga tributária mais elevada do que deveria.

Como consequência deste erro, a organização perde capacidade de investimento em melhorias de infraestrutura e na capacitação de pessoas- fatores extremamente importantes para uma prestação de serviço cada vez melhor.

Portanto, esse equívoco afeta diretamente a produtividade da companhia. Por isso, é muito importante a empresa constatar se tem os requisitos necessários para se enquadrar em um determinado regime tributário.

3. Atraso na quitação de tributos

O Poder Público é bastante rigoroso com o prazo de pagamento de impostos. Um mero atraso na quitação, por menor que seja, já resulta em multas e juros que prejudicam o patrimônio da empresa.

Isso mostra como é importante a companhia estar preparada para realizar os pagamentos em dia. Essa prevenção evita problemas futuros, como dificuldade para conseguir financiamentos com bancos do governo.

Com a capacidade de alternativas para investimento limitadas, uma corporação tem mais dificuldades em acompanhar as principais tendências do mercado e manter o foco em inovação. Aos poucos ela fica em desvantagem em relação aos concorrentes.

4. Gestão equivocada do patrimônio

Confundir o patrimônio da empresa com o patrimônio pessoal é um dos maiores erros tributários da atualidade. Utilizar as contas corporativas para fins pessoais é uma falha muito grave promovida pelos gestores e prejudica o gerenciamento da contabilidade e o controle de despesas da empresa.

Isso ainda afeta na capacidade de pagamento dos tributos em dia, já que os recursos financeiros podem ser comprometidos. Para ter um gerenciamento minimamente organizado, a companhia deve optar por uma gestão financeira profissional e focada em resultados.

5. Atendimento inadequado à fiscalização

O Poder Público tem uma fiscalização rigorosa para verificar como e se uma empresa está cumprindo a legislação tributária. Se não houver boas práticas no fornecimento de informações à Receita Federal, a penalização é feita por meio de multas pesadas.

Dependendo do caso, uma corporação pode ser penalizada em pagar de 75% a 225% do imposto devido. É um prejuízo considerável que deve ser evitado a qualquer custo.  

Mas o prejuízo pode ir além somente da multa para a empresa.  Administradores e sócios podem ser penalizados criminalmente caso não haja um atendimento adequado às demandas dos órgãos fiscalizadores. 

6. Planejamento Tributário ineficiente

Não planejar a organização das finanças é outro dos maiores erros tributários. Uma empresa não pode se dar ao luxo de ignorar as alternativas mais simples, correta e econômica para pagar os impostos.

Não acompanhar as principais tendências do planejamento tributário revela as dificuldades no compreendimento das boas práticas de gestão financeira em curto prazo.

Se um concorrente tiver uma administração de pagamento de tributos mais eficaz que a sua, ele terá melhores condições para honrar compromissos com fornecedores e o setor público. Isso, com certeza, vai impactar na maneira como ele é visto pelo mercado e público-alvo, tornando-o mais competitivo e atrativo.

Quais as consequências de erros tributários para o futuro de uma empresa?

Um dos fatores mais marcantes de uma gestão tributária ruim é a diminuição da competitividade. Ao não dar o devido valor ao regime de pagamento de impostos, a empresa perde a chance de potencializar seus recursos financeiros.

Além das já citadas multas, algumas das consequências são a dificuldade de investir em soluções tecnológicas que facilitem a administração de processos, relacionamento com os clientes e o gerenciamento das finanças, por exemplo.

Se uma empresa já estiver com dificuldades financeiras, será obrigada a fechar as portas por não conseguir quitar os tributos e as multas aplicadas. Isso comprova como o planejamento tributário é importante no mundo corporativo.  

Como você pode evitar erros tributários em sua empresa?

Uma boa prática para evitar este tipo de problema é ficar atento a indicadores financeiros relevantes, como o total de obrigações entregues (impostos pagos, declarações enviadas, contribuições quitadas etc.), a quantidade de obrigações entregues corretamente e o número de notas fiscais entregues no prazo estipulado pela legislação.

É importante que a empresa fique atenta a quantidade de notas fiscais canceladas ou rejeitadas e ao índice de créditos recuperados (parâmetro que mede as restituições tributárias em um período). Esses indicadores ajudam a entender como uma companhia está adotando o gerenciamento financeiro. 

Uma alternativa para minimizar os erros tributários é contar com um software de gestão robusto, como o desenvolvido pela ERPFlex. Essa ferramenta possibilita integrar departamentos, automatizar os procedimentos fiscais e acompanhar o pagamento de impostos de maneira mais eficiente.

Se você está em busca de uma solução tecnológica para melhorar a gestão do seu negócio, visite o nosso site agora mesmo! Estamos à disposição para ajudar sua empresa a usar a tecnologia de forma mais estratégica e inteligente!

Qual o sistema ERP ideal para PMEs? Descubra como avaliar as melhores opções para você

sistema ERP ideal

Encontrar o sistema ERP ideal para sua empresa é o grande objetivo de qualquer gestor. Atualmente, diversas são as possibilidades disponíveis no mercado, as quais vão de softwares básicos e gratuitos a completos e com grande investimento.

Com base nisso, se faz preciso muita pesquisa para compreender a opção que melhor impactará na rotina de sua companhia. Para tomar essa decisão, então, também é necessário entender o que é, para que serve e como escolher esse sistema.

O investimento feito nessa estratégia é alto e, por isso, não há margem para erros. Exemplos de más escolhas são inúmeros em diversos setores, o que te motiva a desejar pelas melhores e mais buscadas soluções. Mesmo entre elas, porém, uma boa análise é sempre bem-vinda.

Possui uma PME e quer descobrir o sistema ERP ideal para você? Confira abaixo as principais informações sobre esses softwares, bem como algumas dicas para definir o melhor para você!

Por que um sistema ERP é ideal para pequenas e médias empresas?

Não há dúvida alguma que um dos fatores mais importantes para uma empresa crescer é sua organização. De nada adianta, afinal, contar com um ótimo produto e demanda do mercado se não há um planejamento para conciliar os dois.

Muitas vezes, essa falta de estrutura acaba por impedir o sucesso de companhias com grande potencial. E você com certeza não quer que isso ocorra com sua empresa. Por isso, encontrar o sistema ERP ideal significa, na prática, contar com um software para fazer o gerenciamento de sua rotina corporativa.

É ele que te dará garantias de que tudo está sendo feito da forma correta, do marketing ao financeiro, da contabilidade à produção. Para uma PME — Pequenas e Médias Empresas — crescer, ela precisa de uma base que sustente esse aumento de pedidos e faturamento. E nada melhor para isso que uma ferramenta especializada.

Principais benefícios de encontrar o sistema ERP ideal para PMEs

Além desse planejamento citado acima, é interessante destacar que encontrar um sistema ERP para você traz várias outras vantagens. Há um detalhamento maior de todas elas no infográfico Sistema ERP: O que é, como funciona e quais as vantagens de investir em um, mas aqui você pode encontrar os principais.

Por isso, preste atenção nos itens abaixo e veja como eles podem auxiliar na rotina e organização de seu negócio. Veja!

Produtividade da Equipe

É complicado citar a escolha do sistema ERP ideal e não falar de produtividade, já que esse é um de seus maiores ganhos. Esta, entretanto, ocorre indiretamente, por efeito de outras melhorias que o software traz a uma companhia.

Duas dessas que podem ser utilizadas de exemplos são a automação e a otimização dos processos internos. Em ambos os casos, o que se vê é um ganho considerável de tempo e investimento na maneira como tudo é feito.

Dessa forma, sua equipe pode se concentrar nas tarefas que realmente importam, e não em atividades manuais ou rotineiras. Na prática, isso significa um considerável ganho de produtividade de seu time como um todo.

Segurança Institucional

Em sua maioria, as soluções atuais são apresentadas utilizando-se de plataformas em nuvem. Isso significa que os dados são alocados em um sistema cloud, em que eles podem ser acessados de qualquer local e dispositivo.

Essa é uma de suas maiores diferenças para os modelos mais antigos, em que era preciso um servidor local. O acesso a todas as informações de uma companhia torna-se, então, muito mais simples e seguro na nuvem.

Este é um fator que garante segurança e tranquilidade para que você se foque no mais importante, deixando essas preocupações com o fornecedor que cuida disso e é um especialista no assunto.

Comunicação Interna

Outro grande benefício de escolher o sistema ERP ideal é melhorar a comunicação interna da companhia. Muitas das adversidades que se verificam em uma pequena ou média empresa são causadas por uma falha na integração dos departamentos.

Ao estarem todos falando a mesma língua e presentes no mesmo espaço, isso desaparece. Como consequência, o que se vê é uma considerável queda nos índices de erros que se apresentam.

Da mesma maneira, essa integração entre os setores e colaboradores permite que a informação corra mais fluidamente. E, como um bom gestor sabe, esse é um fator-chave no andamento dos negócios.

Competitividade da Companhia

Somente com os tópicos citados acima, já se faz possível traçar um cenário onde uma empresa com o sistema ERP ideal torna-se mais competitiva. Ainda assim, há outros fatores que fortalecem essa narrativa e a ajudam a se tornar realidade.

Boa parte disso está no cumprimento dos prazos e na correta análise dos riscos. O primeiro te auxilia a evitar multas, processos ou mal-estar com seus parceiros de negócio.

O segundo, por sua vez, representa a análise precisa dos riscos que devem ou não ser tomados. A somatória dos dois, portanto, resulta em menos falhas e estratégias mais certeiras, te deixando mais competitivo frente ao mercado.

Redução de custos

Encontrar o sistema ERP ideal para sua situação pode significar, também, uma expressiva redução de custos. Primeiramente, porque com a plataforma é possível acompanhar seus resultados em tempo real.

Logo, é simples corrigir uma estratégia que está dando errado, ou ainda investir em uma que está funcionando.  Da mesma forma, o software te permite economizar grandes valores ao apresentar os benefícios citados acima.

Cada um deles, afinal, impacta diretamente em seu faturamento se feito de maneira incorreta. Por isso, prevenir essas falhas significa, também, conter seus gastos e investimentos.

Dicas de como escolher um sistema ERP ideal para uma PME

Para entender melhor todo o conceito, a seguir você encontrará dicas preciosas para descobrir o sistema ERP ideal para sua empresa. A ideia, portanto, é analisar bem cada um dos conselhos e aplicá-los no momento de buscar pelo software.

Se necessário, salve este artigo em seus favoritos para sempre conferir se está fazendo tudo conforme as etapas indicadas.

Análise das necessidades

Quando se busca pelo sistema ERP ideal para uma empresa, é preciso antes entender sobre seus processos internos. Logo, o primeiro passo dessa caminhada está dentro de sua própria organização.

A dica, então, é compreender quais são as principais falhas e necessidades de sua equipe. Com isso, terá em mãos o que precisa para tomar uma decisão mais assertiva e que, de fato, resolva seus problemas.

Pesquisa por módulos

Em sua grande maioria, os sistemas ERP oferecem os mais diversos módulos para se montar uma plataforma completa. O benefício, aqui, é que não se faz necessário adquirir todos ao mesmo tempo, sendo possível investir nos principais para você.

Logo, com o conhecimento adquirido na primeira etapa, a empresa pode focar seus esforços em suas maiores dificuldades. Além de economizar nesse início de processo, você resolve seus problemas rapidamente.

Parametrização da plataforma

Levando isso em consideração, é bom analisar alguns pontos quando começar a buscar pelo sistema ERP ideal para sua situação. Um desses fatores primordiais é levar em conta a gestão completa da ferramenta, desde a implementação, configuração e suporte.

Em geral, softwares mais engessados são complicados de implementar, além de serem necessárias adaptações para torná-los úteis. Assim, contar com um que possa ser parametrizado de acordo com o processo do seu negócio se apresenta como uma grande vantagem.

Suporte do fornecedor

Um sistema ERP ideal conta com o apoio de um bom suporte de seu fornecedor, uma vez que, mediante qualquer situação adversa, você deve ter uma equipe a sua disposição para atender e solucionar a questão.

Por isso, certifique-se no momento do orçamento de questionar sobre a disponibilidade de uma equipe de suporte e sobre os seus métodos de operação!

Custo-benefício da ferramenta

Em posse de todos esses dados, chega a hora de verificar se este é, de fato, o sistema ERP ideal para você. Aqui, o foco está no custo-benefício da ferramenta, o quanto ela cobra para oferecer tais funcionalidades.

Nesse ponto, o mais indicado é conferir o que está incluso no contrato, bem como o orçamento disponível para tal investimento. Se a conta for benéfica para a empresa, esse é um bom negócio.

ERPFLex: o sistema ERP ideal para a sua PME!

Agora que entendeu os benefícios e como encontrar a plataforma perfeita para você, chega o momento de conhecer a mais indicada. A ERPFlex é o sistema ERP ideal para pequenas e médias empresas, e é simples entender o porquê.

A ERPFlex é uma empresa com mais de 15 anos no mercado de software, tendo atendido mais de 2.000 clientes dos mais diversos setores nesse período. Com ampla experiência e conhecimento na área tecnológica, oferece tudo que você precisa para alcançar os melhores resultados.

Para isso, conta com uma equipe de mais de 70 pessoas, altamente treinadas para te ajudar em qualquer tarefa. O propósito de todos eles, junto à empresa, é impulsionar o crescimento do seu negócio por meio das soluções mais modernas disponíveis. E a correta gestão empresarial é o que te possibilitará chegar aonde deseja.

Ficou interessado? Entre em contato com um de nossos especialistas e fique a par de tudo de mais importante que ocorre no mercado de tecnologia para pequenas e médias empresas.