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Inventário de estoque: como um sistema ERP pode ajudá-lo!

inventário de estoque

Um dos processos mais importantes para qualquer empresa é realizar o inventário de estoque. Essa atividade tem grande importância por fazer um relatório de tudo o que existe na companhia.

Existem diversos benefícios nesta prática, que vão do cumprimento da legislação até o controle de todos os tipos de produto presentes. Para isso, porém, o indicado é compreender bem seu funcionamento.

Para saber como fazer um inventário de estoque, confira o texto abaixo. Mais do que isso, descubra também quais são suas vantagens e o porquê de sua importância para a organização.

Como fazer o inventário de estoque?

A primeira grande dúvida a respeito do inventário de estoque é sobre como fazer e por onde começar. Muitos são os questionamentos levantados por qualquer um que vá fazer essa atividade. Dessa forma, o ideal é seguir um passo a passo para não pular nenhuma etapa e acabar prejudicando o processo como um todo.

01. Classifique os itens

Para iniciar seu inventário de estoque, você deve classificar todos os itens que possui. Existem diversas maneiras de fazer isso, sendo mais aconselhado organizar os produtos semelhantes em uma mesma categoria.

Dessa forma, fica mais simples encontrar o que busca ou identificar a funcionalidade de determinado produto. Em geral, essa classificação pode ser feita pelo próprio sistema ERP que a companhia utiliza para sua rotina.

02. Identifique a rotatividade

Em seguida, um termo que merece sua atenção é o “giro de estoque”, que representa a rotatividade dos itens. Ou seja, com essa análise, você poderá saber qual a frequência que vende determinado produto e, quando ele precisa ser reposto.

Esse dado em específico te permitirá compreender a forma como suas vendas ocorrem e o número mínimo de itens que você precisa ter em seu estoque.

03. Defina o tipo de inventário

As empresas podem apresentar estratégias distintas na hora de realizar seu inventário de estoque. Não à toa, há alguns tipos de inventário para se escolher, sendo necessário levar em consideração sua realidade.

· Geral: Análise completa para contabilidade e gestão de patrimônio;

· Dinâmico: Análise parcial dos itens dispostos no estoque;

· Anual: Análise completa ou parcial ao final do período fiscal;

· Rotativo / Cíclico: Análise periódica de acordo com a estratégia da companhia e suas necessidades;

· Permanente: Análise automatizada e constante com auxílio de um programa ou sistema.

04. Defina uma periodicidade

Para funcionar corretamente, um inventário de estoque não pode ser realizado a qualquer momento. O mais indicado é que este seja feito em dias e horários pré-definidos a fim de buscar uma maior assertividade.

A justificativa para isso está em evitar momentos de excesso de demanda, datas comemorativas ou qualquer outro fator externo ou interno que possa influenciar nos resultados. Lembre-se também de optar por datas e horários com menos movimento e maior segurança.

05. Confira os dados

Como se sabe, qualquer processo pode contar com falhas, sejam elas humanas ou relacionadas a outros aspectos. No inventário de estoque não é diferente, sendo necessário realizar uma conferência antes de finalizar a prática.

Para isso, o ideal é fazer uma contagem duplicada, com dois colaboradores se revezando. Dessa forma, elimina-se qualquer erro- sendo que, se os números não baterem, é preciso uma terceira pessoa para tirar a dúvida.

06. Compare os resultados

Para finalizar o inventário de estoque, chega o momento de verificar os dados obtidos com a ajuda do seu sistema ERP. Aqui, o foco está em buscar por falhas, tanto no processo quanto no próprio software.

Essa é também uma etapa importante para deixar suas duas bases de dados semelhantes, fugindo assim das análises divergentes. É preciso ter certeza de que todos os dados estejam iguais, independentemente de onde serão conferidos ou armazenados.

Quais os benefícios do inventário de estoque?

Ao realizar todo o passo a passo citado acima, você terá em suas mãos informações valiosas que te ajudarão a realizar análises, criar relatórios, treinamentos e evitar falhas, o que consequentemente levará a um planejamento estratégico mais assertivo. Essas, entretanto, são apenas algumas das vantagens de investir no inventário de estoque. Outros exemplos são:

· redução de perdas: com o processo realizado adequadamente, se reduz ou até acaba com as perdas de itens;

· otimização do espaço: o inventário possibilita uma organização e otimização do espaço;

· gestão eficiente: ao compreender todo seu estoque, você pode geri-lo de maneira mais completa e assertiva;

· atendimento ao cliente: com menos erros, os clientes recebem sempre o que foi comprado e dão mais valor à companhia;

· decisão de compras: ao entender a rotatividade dos produtos, você pode comprar de maneira mais inteligente;

· comunicação: da mesma forma, é possível criar campanhas de marketing para eliminar os itens que sobraram;

· Compliance: Por fim, é necessário estar de acordo com o FISCO para não haver nenhum problema fiscal ou até legal.

Como otimizar meu inventário de estoque?

Um grande aliado na hora de realizar um inventário de estoque é o sistema ERP. Esse software te auxiliará em todas as etapas citadas, bem como garantirá resultados mais efetivos. Tudo isso se dá por sua capacidade de automatizar os processos, excluindo o exaustivo trabalho manual.

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Sem dúvida alguma, o inventário de estoque é um dos processos mais importantes em qualquer organização. É ele, afinal, que garantirá a eficiência da organização como um todo, além de assegurar a entrega dos pedidos. Realizá-lo de forma manual, porém, não é condizente com uma empresa moderna e que deseja crescer. Para isso, o mais indicado é contar com parceiros com experiência e conhecimento do mercado.

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