10 formas de aumentar a produtividade com um sistema online de gestão empresarial

A sua empresa cresceu nos últimos cinco anos? Sua base de clientes está em expansão enquanto o seu software está ficando para trás? Conforme as empresas crescem, devem contar cada vez mais com um  sistema online de gestão empresarial para executar suas operações. Muitos desses processos, sistemas ou atividades podem estar desatualizados, resultando em uma falta de eficiência, rentabilidade e crescimento.

Felizmente, existe tecnologia disponível com uma infinidade de oportunidades para aumentar a eficiência de suas operações, juntamente com a eficácia de sua força de trabalho. Enquanto o seu negócio estiver operando em potência máxima, você terá mais tempo para investir nas decisões estratégicas e aumentar a sua rentabilidade.

O maior benefício que seu negócio pode ganhar ao usar um sistema online (Enterprise Resource Planning) é que, como proprietário da empresa, você poderá ter paz de espírito sabendo que está usando as ferramentas certas para superar os desafios do dia a dia na execução de sua estratégia, garantindo que sua empresa possa continuar a prosperar e crescer. Neste post vamos mostrar 10 maneiras de como um sistema online pode ajudar a aumentar a produtividade da sua empresa. Confira!

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1. Melhora a visibilidade das informações através do sistema online

O ERP organiza os dados essenciais para o seu negócio, fornecendo visibilidade a todos os sistemas e processos, os integrando para que todos os funcionários tenham acesso às informações que precisam e quando precisam – o que garante mais eficiência na realização do trabalho.

Isso porque o ERP armazena informações sobre a empresa em um banco de dados comum, tornando mais fácil de gerenciar e compartilhar informações. Os funcionários, muitas vezes, usam suas próprias planilhas e bancos de dados para executar seus trabalhos e, como resultado, as outras pessoas da organização têm dificuldade em obter as informações que precisam em um formato que podem usar.

Ao proporcionar às empresas um único sistema online, o software ERP cria uma “linguagem” comum em toda a empresa, que simplifica a comunicação e torna mais fácil de entender e compartilhar informações importantes.

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2. Agiliza operações

Os processos e atividades de uma empresa estão cada vez mais complexos, exigindo várias equipes e divisões para operar como uma unidade única e coesa. Sem um sistema online, a coordenação interdepartamental e a execução de fluxo de trabalho tornam-se uma tarefa realmente muito difícil.

O sistema online aumenta a eficiência das empresas, padronizando as sequências de trabalho ao longo de todos os processos.

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3. Elimina os erros na entrada de dados

Uma vez que os dados são inseridos no sistema, o ERP faz a atualização deles automaticamente, garantindo que os funcionários tenham acesso às informações em tempo real, com o clique de um botão.

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4. Fornece orientações consistentes

Quando uma empresa garante fácil acesso às documentações, ela observa os erros de produção caírem e a qualidade subir. O ERP dá aos funcionários a capacidade de documentar as etapas de trabalho e processos para que outros colaboradores saibam como executar tarefas em uma base consistente.

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5. Colabora com fornecedores e funcionários remotos

O sistema online oferece às empresas a capacidade de conectar-se com os seus parceiros de negócios. Cada membro de sua equipe pode fazer login para o software ERP onde quer que esteja. Alguns parceiros também podem obter acesso remoto a determinada função.

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6. Trabalha com várias regras de negócios

Um sistema online de gestão empresarial é crucial para o sucesso de uma empresa devido à sua capacidade de gerir o negócio com todos os seus departamentos em tempo real, bem como as obrigações tributárias e todas as atividades sujeitas a erros de trabalho manual, que podem consumir tempo e dinheiro. Para ser rentável e competitiva, as empresas devem agilizar as operações em todos os departamentos, incluindo a automatização de atividades rotineiras.

sistema-online-resolucao-problemas7. Promove a comunicação e resolução de problemas

Quando uma empresa coloca informações sobre avaliação de desempenho dentro de uma estrutura online, que é acessível a todos que podem precisar dessa informação, os gestores podem comunicar a estratégia de negócios com facilidade. Além disso, podem criar metas mensuráveis que suportam os objetivos globais da empresa, e disponibilizar essas informações a todos os membros da equipe.

Ter informações disponíveis em um local centralizado possibilita um ambiente mais aberto, o que garante uma visão ampla do negócio e, portanto, maior compreensão de como os objetivos de um funcionário ou da equipe podem se encaixar em objetivos gerais da empresa. Isso cria uma sinergia entre gestores e colaboradores, o que aumenta a produtividade em toda a organização.

Outra vantagem do sistema online é a promoção de uma comunicação rápida e precisa quando ocorrem problemas ou as prioridades mudam. O sistema envia pedidos de vendas e faz alterações de estoque imediatamente, a fim de evitar erros ou superprodução. Ele também notifica fornecedores sobre alterações e ajuda as equipes a coordenarem projetos ou ordens complexas.

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8. Reduz o trabalho pesado

Sem um sistema online moderno, as empresas são obrigadas a utilizar seus recursos para realizar tarefas sem valor agregado. Quando essas tarefas são eliminadas, as pessoas podem voltar o seu tempo e atenção para tarefas mais produtivas, tais como melhorar o relacionamento com clientes e fornecedores e estabelecer estratégias de negócios. O resultado não é apenas funcionários mais produtivos, mas também mais felizes – o que reduz a rotatividade de colaboradores na empresa.

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9. Garante as melhores práticas para a empresa

Sistemas ERP modernos têm sido implementados com sucesso em centenas, se não em milhares de empresas. Como resultado, o processo de negócios incorporados ao sistema online refletem as melhores práticas da organização e, geralmente, eliminam etapas extras. Ao adotar estas melhores práticas, a empresa muitas vezes usufrui de um grande aumento de produtividade com muito pouco ou nenhum investimento em engenharia e análise de processos de negócios.

Isto é especialmente importante para as pequenas e médias empresas, que precisam extrair cada gota de produtividade a partir de seus investimentos, a fim de competir com empresas maiores, que dispõem de mais recursos.

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10. Suporta decisões baseadas em fatos

Sem um sistema online, os gestores são forçados a confiar em conjecturas quando precisam tomar decisões. Para se protegerem, muitas vezes, passam um tempo enorme na criação e manutenção de planilhas pessoais que esperam que forneçam a informação de que necessitam.

Infelizmente, ao contrário de um sistema ERP na nuvem, que fornece as informações em tempo real, acessíveis em qualquer lugar e a qualquer hora apenas com um “clique”, as planilhas deixam a empresa sem acesso às informações mais recentes. Dessa forma, os gestores ficam sujeitos a tomar decisões equivocadas. Pior ainda, diferentes funcionários podem ter diferentes informações em suas planilhas, resultando em desperdício de tempo quando tiverem que conciliar as variações.

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Conclusão

Estas são apenas algumas das vantagens de um sistema online de gestão empresarial para otimizar a produtividade da sua empresa. Não importa quais são seus objetivos de negócio, um ERP ajudará a sua empresa a se tornar cada vez mais eficiente, tanto do ponto de vista de gestão de custos, quanto de tempo. Se você não tiver investido neste tipo de tecnologia ainda, está perdendo uma grande oportunidade não só de tornar a sua vida e as vidas de seus funcionários melhor, mas também para ajudar o seu negócio a prosperar e crescer.

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