Redução de custos, saiba o que fazer para sua empresa economizar mais

Pauta recorrente em empresas de quaisquer portes ou segmentos, a redução de custos é sempre um grande desafio para gestores e empresários. Exatamente por isso, decidimos falar um pouco mais sobre o tema.

Em primeiro lugar, é preciso entender que a redução de custos em empresas é fundamental, mas, existem “economias burras” que mais atrapalham do que ajudam e muito disso se deve ao fato de alguns empresários não entenderem a diferença entre os gastos que envolvem uma operação.

Por isso, vale explicar que existem os gastos, os custos, as despesas, as perdas, o desperdício, e ainda, os investimentos. Destrinchando um pouco mais cada um deles, temos:

Gastos

Gasto é o conceito mais amplo dentre estes que explicaremos, isso porque qualquer bem ou serviço adquirido, em algum momento, foi um gasto para empresa. Ou seja, matéria prima, insumos e assim por diante, são considerados gastos assim que adquiridos, entretanto, no decorrer do processo podem se transformar em custos, despesas e até investimentos.

Por outro lado, toda vez que houver uma quantia inesperada destinada à cobrir qualquer atividade no processo como um todo, aí essa quantia é considerada um gasto, que por sinal, não deve ser repassado para o cliente através do preço do produto ou serviço.

Despesas

Já as despesas, são os valores despendidos para a manutenção estrutural do negócio.  Ou seja, todo investimento em operações comerciais, setores administrativos, recursos humanos, marketing e assim por diante.

Despesas, portanto, não envolvem a produção em si, mas possuem um papel crucial no aumento da receita da empresa.

Custos

Custos são opostos às despesas, isso porque são os valores aplicados em mão de obra, insumos, equipamentos e assim por diante. São valores investidos no que participa ativamente da fabricação de produtos ou no oferecimento de serviços.

Portanto, caso a empresa queira melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços, ou mesmo aumentar sua capacidade de produção, os custos deverão aumentar proporcionalmente.

Perdas

As perdas são os valores gastos com eventos anormais e ocasionais e, que por sinal, não trazem retorno a empresa. Bons exemplos de perdas são furtos, roubos, incêndios e coisas deste tipo. Em geral, as perdas podem ser prevenidas, mas não previstas.

Desperdício

E temos também o desperdício, que é quando os recursos são utilizados de uma forma que não agregue valor ao produto ou serviço. Nesta categoria podemos incluir, não somente um material especifico, mas também o tempo utilizado de forma indevido.

Em geral, produtos com defeito, excesso de produção, movimentação desnecessária de produtos ou insumos, ociosidade de equipamentos e estoque excessivo são alguns dos desperdícios mais comuns num processo de produção.

Investimentos

Por fim, temos os investimentos, que nada mais é que um valor gasto na expectativa de aumentar o faturamento da empresa. Num geral, investimentos são altos, mas podem gerar o retorno em alguns meses, é o caso, por exemplo, de grandes maquinários.

Entretanto, trata-se de um gasto que precisa ser estudado, isso porque, caso não seja bem planejado, o investimento trará, na verdade, prejuízos ao negócio.

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Principais custos de uma empresa

Para a redução de custos é preciso também conhecer os principais gastos que uma empresa possui. É claro que para essa informação ser mais completa, é preciso conhecer a fundo a empresa, entretanto, alguns valores tendem a um senso comum.

Matéria prima – é o material utilizado para fabricação do produto em si ou para prestação de serviços. Sem ela, a empresa não tem o que oferecer aos seus clientes;

Mão de obra – são as pessoas responsáveis pela fabricação ou prestação do serviço. Contar com uma equipe enxuta pode ser indicado para alguns tipos de negócios, para outros, somente com diversas pessoas para diversos setores é possível garantir a excelência do trabalho;

Contas de consumo – são aquelas que, de alguma forma, também variam de acordo com a produção. Luz, água e telefone são os melhores exemplos, afinal, crescem conforme o crescimento da empresa;

Impostos – são os valores pagos aos órgãos competentes para que a empresa possa atuar dentro da lei, colaborando com as contas públicas. Existem impostos referentes à atuação da empresa, impostos urbanos (IPTU), Impostos sobre o Serviço (ISS) e dentre outros;

Encargos trabalhistas – são os valores que se referem aos funcionários que a empresa possui. Aqui, são incluídos salários, 13º, benefícios, contribuições sindicais, FGTS e outros;

Equipamento – o valor gasto com equipamentos vai além da aquisição. É necessário despender certo valor para manutenção e até possíveis consertos.

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Tipos de custos de uma empresa

Para que exista a redução de custos é preciso ainda entender que os custos podem ainda ser fixos ou variáveis. Essa informação é mais uma ferramenta para saber onde diminuir custos e assim, aumentar o faturamento.

Veja, o custo fixo é aquele que independe do quanto será vendido no mês, independe de sazonalidades ou quaisquer outros fatores. São exemplos valores gastos com aluguel, contador, água, telefone, material de escritório e assim por diante.

Já o custo variável varia de acordo com a produção e as vendas. Neste caso, são exemplos, matéria prima, insumos, impostos pagos pela venda do produto ou prestação do serviço e comissões pagas aos vendedores e representantes em geral.

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Principais erros que aumentam os custos

Além de todos os tipos de custos, as obrigatoriedades e os gastos gerados de acordo com o crescimento do negócio, a maior dificuldade para que se alcance a redução de custos é que os empresários tendem a cometer alguns erros que não parecem ser tão terríveis, mas que, num geral, minam as possibilidades de maiores ganhos das empresas. Veja alguns dos principais erros:

Estoque parado – esse é um erro cometido, muitas vezes, por medo dos empresários de perder vendas por não ter o produto para pronta entrega. O problema é que estoque parado é sinônimo de perdas financeiras, já que ocupam espaço e podem se deteriorar com o tempo.

Falta de controle – um problema gigante para a redução de custos em empresas é a falta de controle. Não são poucos os casos de empresas que, por não terem um controle mais efetivo, acabam comprando mais do que precisam, ou ainda, ficam na dependência de fornecedores já que fizeram o pedido muito em cima da hora. Isso sem falar nas multas geradas pela falta de pagamentos de contas e impostos nas datas corretas.

Misturar contas pessoais e profissionais – o empresário que mistura as contas do seu negócio com a conta pessoal, sem dúvida alguma, está fazendo algo errado. Existe a possibilidade, inclusive, do negócio estar no vermelho e o empresário sequer se dar conta disso.

Falta de planejamento – todos os itens anteriores passam pela falta de planejamento, por isso, este é o principal erro cometido por gestores e empresários de qualquer setor.

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Redução de custos, o que e como fazer?

Uma vez entendidos todos os fatores que envolvem a redução de custos, chega a hora de saber, efetivamente, o que fazer para diminuir custos no seu processo como um todo.

Antes de mais nada, conforme falamos, o planejamento é peça fundamental para que gastos desnecessários sejam cortados e outros custos, quando possível, diminuídos. É o caso, por exemplo, de contratações de pacotes telefônicos mais coerentes com a atuação da empresa, negociações de prazos e valores com fornecedores e pagamentos à vista visando descontos. Por isso, traçar um planejamento anual, um semestral e um anual é fundamental.

Ainda falando em planejamento, mas dessa vez o tributário, procure avaliar o melhor Regime Tributário com o qual sua empresa pode atuar. Essa definição, que é anual, pode diminuir as taxas de juros que devem ser pagos à Receita Federal.

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Aliás, para que este planejamento seja eficiente, é necessário um perfeito controle dos números que englobam a empresa. Conforme falamos aqui também, o controle é peça fundamental para entender onde perde-se dinheiro, auxiliando na solução. Para isso, deve-se buscar soluções práticas e rápidas. Uma boa ferramenta de controle é um ERP, um software que possui controle de estoque e vendas, emite Nota Fiscal Eletrônica, faz inventários, possui integração com lojas virtuais e assim por diante.

Em resumo, para que exista a redução de custos, as empresas precisam de controle e planejamento. Um pouco de visão analítica também ajuda muito. Bem, esperamos que tenhamos ajudado, mas, caso precise de mais alguma informação, fale com um dos nossos especialistas.