Por que existe estoque e como ele pode fazer a sua empresa perder dinheiro?

Por que existe estoque pode ser uma pergunta que poucas pessoas fazem, entretanto, trata-se de uma questão genuína, afinal, empresários que simplesmente possuem um estoque e não se fazem essa pergunta, certamente, estão perdendo dinheiro.

A importância do estoque é tanta que até o Sebrae oferece cursos que ensinam empresários a realizar uma gestão eficiente do setor.

Em geral, ouvimos falar sempre que as empresas devem procurar trabalhar com estoque zero, entretanto, será que essa é mesmo a melhor saída? Qual a função do estoque e como ele pode ir de seu maior aliado ao seu maior inimigo?

Essas são algumas das perguntas que serão respondidas neste artigo. Além disso, explicaremos alguns dos perigos envolvidos na má gestão e daremos algumas dicas que podem facilitar o dia a dia do seu negócio e aumentar seu faturamento.

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Por que existe estoque?

Começando pelo básico, responderemos à uma pergunta que poucos fazem, mas que todos deveriam fazer. Por que existe estoque?

Em poucas palavras, estoque é o acúmulo de recursos materiais que visam viabilizar as operações da empresa. Ou seja, no estoque, são guardados produtos acabados ou matéria prima e insumos para a fabricação dos produtos de maneira a não afetar o atendimento e a distribuição aos clientes.

Em geral, estoque existe para compensar possíveis diferenças entre o ritmo e a demanda, isso significa que, em geral, é impossível que um produto ou serviço seja realizado imediatamente sem que seja necessário o estoque de algum item.

Clientes que vão a restaurantes, lojas, mercados e afins, querem sair de lá com suas mercadorias nas mãos, portanto, se faz necessário o estoque de itens para que o cliente não sai do estabelecimento insatisfeito.

Outros modelos de negócio também precisam de estoque para que possam garantir prazos de entrega e melhores condições comerciais, tanto para vendas como para compras.

Sintetizando a resposta, o estoque existe para viabilizar as operações comerciais de maneira a garantir a satisfação de seus clientes e o melhor custo benefício possível para a sua empresa.

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Quais os perigos do estoque?

Quando falamos em perigos do estoque, podemos dizer que na verdade existe um grande perigo: perder dinheiro! E deste deste único problema, encontramos uma série de variáveis e é sobre elas que falaremos neste tópico.

O estoque em si não oferece perigo algum à empresa, o perigo está na má administração do setor. É a má administração que transforma o estoque em um dos setores mais problemáticos de empresas dos mais diversos portes e nichos. O problema é que, na maioria das vezes, a má administração é causada pelo despreparo do responsável e não necessariamente por desonestidade.

Entretanto, dentre os perigos do estoque, certamente, devemos falar dos desonestos. Isso porque aproximadamente 77% das empresas brasileiras já sofreram algum tipo de furto, especialmente os praticados pelos funcionários. Segundo a Associação Brasileira de Segurança Orgânica (ABSO), o valor médio por furto é de R$ 428,00. Portanto, a segurança e o controle do estoque devem ser bem severos.

Além disso, outra questão relacionada ao estoque que acaba gerando a perda de dinheiro são os produtos encalhados. Antes, precisamos dizer que produtos em estoque simbolizam dinheiro parado (fizemos um artigo que explica bem o conceito de custo, gasto e despesa), sendo assim, os empresários precisam ter cuidado e não estocar mais que o necessário. Além disso, dependendo do tipo de produto, sempre existe a possibilidade de que estraguem e percam valia.

Por outro lado, um estoque baixo demais pode fazer com o cliente não seja atendido a tempo pela falta de determinado produto. Isso acarreta outro problema além da possível perda de vendas que é o alto custo cobrado por fornecedores.

Um dos maiores benefícios do vínculo entre fornecedor e cliente é a relação custo/quantidade/tempo. Ou seja, quanto maior o pedido e maior o prazo de entrega, melhor o preço e as condições comerciais. Quando uma empresa permite que seu estoque chegue a níveis muito baixos ela se vê obrigada a fazer pedidos de emergência aos fornecedores, fato que interfere totalmente no prazo de entrega, na quantidade pedida, e claro, no valor pago.

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Como fazer uma gestão de estoque eficiente?

Acreditamos que muitos dos problemas citados no item anterior até já sejam do conhecimento de muitos empresários, muitos deles, por experiência própria. Por isso, neste item, falaremos sobre como fazer uma gestão de estoque eficiente a ponto de este ser o maior aliado das empresas.

Logo de cara, a primeira dica é procurar os níveis saudáveis para o seu modelo de negócio visando um número de segurança para cada um de seus produtos. Para isso, é necessário entender a média da sua demanda e os valores disponíveis para esse investimento sem se esquecer do espaço físico disponível. Conheça seus produtos mais vendidos e aqueles que possuem uma maior participação no faturamento da empresa.

Além disso, é preciso um treinamento minucioso dos colaboradores, não só daqueles que atuam diretamente no estoque, mas todos os demais. Os vendedores precisam entender os níveis do estoque e ter conhecimento que suas vendas dependem do setor, logo, se venderem algo que não está disponível, ele certamente deixará um cliente insatisfeito. O financeiro preciso ter ciência de que se atrasar pagamentos de fornecedores, certamente estremecerá uma relação de grande importância. Enfim, de certa forma, todos estão ligados ao estoque e precisam manter as informações do setor atualizadas e legítimas.

Agora, a melhor dica, sem dúvida, é contar com ferramentas que auxiliem na gestão e controle do setor. Existe um enorme número de softwares e ferramentas que ajudam neste processo, entretanto, aquele que se mostra mais eficiente é o ERP.

O ERP é um software de gestão que contempla, não só o setor específico, mas a empresa como um todo. O benefício disso é a unificação de informações, que evita retrabalhos, evita vendas em duplicidade e aumenta o controle de todas as ações ocorridas dentro da empresa.

Com este sistema fica mais fácil, por exemplo, saber os responsáveis por cada ação dentro do estoque, isso porque existe a necessidade de um login pessoal para dar saída em determinado produto. Além disso, a ferramenta possibilita uma melhor visualização do número de produtos disponível em estoque, evitando a falta de mercadoria ou mesmo o acúmulo de algum produto especifico.

A ferramenta ainda possibilita um cadastro completo de fornecedores e clientes, controle financeiro, fiscal e contábil, vendas e compras.

Possuímos um guia que fala de maneira mais aprofundada sobre esse tipo de sistema.

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Conclusão

Uma gestão eficiente e com a utilização das ferramentas adequadas, garante que a empresa reduza seu estoque a níveis saudáveis, analise os produtos de maior giro e retorno e possua relações comerciais mais benéficas. Com isso, há a diminuição dos desperdícios e das perdas em geral, redução das chances de furtos, maior controle do processo e de fluxo de caixa.

Saber por que existe estoque é o primeiro passo para entender como ele pode ser o maior aliado de uma empresa. Bem, caso tenha alguma dúvida ou queira saber mais sobre maneiras de controlar seu estoque, fale com um dos nossos especialistas.