Como escolher o melhor sistema de planejamento dos recursos empresariais?

No artigo de hoje falaremos sobre o sistema de planejamento dos recursos empresariais, porque contratar um sistema desses e claro, como saber que determinado o sistema de planejamento é o mais indicado para o seu negócio.

Nos últimos artigos vimos falando sobre a vontade de empresários de realizar uma transformação nas suas empresas, sobre gestão de estoque e como ela pode ser um divisor de águas entre o lucro e a perda de dinheiro, sobre o aumento do faturamento como um todo e da diminuição dos custos, enfim, sobre uma infinidade de temas que, de alguma forma, acabam se relacionando ao sistema de planejamento dos recursos empresariais.

Exatamente por tratar de tantos temas importantes dentro de uma gestão empresarial é que decidimos fazer este artigo onde podemos amarrar todos esses temas em um único lugar.  Vamos lá?

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O que é planejamento dos recursos empresariais?

Começaremos pelo básico, ou seja, explicando o significado, efetivo do planejamento dos recursos empresariais.

Uma empresa precisa de uma infinidade de recursos para que seu funcionamento seja pleno.  Em geral, independente do nicho ou do porte da empresa, ela precisa de matéria-prima e insumos, precisa de equipamentos para a produção dos seus produtos, de recursos como a eletricidade, a água. o gás e etc, isso sem falar dos recursos humanos, ou seja, as pessoas responsáveis por liderar, vender, cobrar, faturar e assim por diante.

Desta forma, o planejamento dos recursos empresariais visa justamente que seja evitada a falta de qualquer um desses recursos.  É importante ressaltar que a falta desses recursos pode, inclusive, impedir que a empresa produza, funcione e gere lucros.

É o planejamento dos recursos empresariais que mostra os empresários, por exemplo, a necessidade da compra de novos insumos ou matérias-primas, da contratação de novos vendedores, do investimento em marketing, da criação de novos canais de vendas e assim por diante.

Portanto recomendamos que as empresas não deixem de realizar o planejamento dos recursos empresariais. Não são poucos os casos, por exemplo, de empresários que acabam pagando mais pela matéria prima porque existe a necessidade da entrega em curto prazo já que, por falta de planejamento e controle, não deram falta do material.

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Por que contratar um sistema de planejamento dos recursos empresariais?

Além de entender o que é o planejamento dos recursos empresariais, é de extrema importância que o empresário saiba o motivo pelo qual ele deve contratar um sistema de planejamento dos recursos empresariais, e é sobre isso que falaremos neste tópico.

Antes de mais nada esse tipo de sistema ajuda os empresários a evitar os possíveis erros.  Em outras palavras, erros humanos.  Falamos isso porque temos conhecimento de que a maioria dos empresários e gestores acumulam diversas funções dentro da empresa, com isso, sempre existe a chance de que alguns fatores sejam esquecidos, confundidos ou até mesmo negligenciados.  Veja, temos plena ciência que na maioria dos casos, o acúmulo de funções é uma necessidade e não uma escolha dos empresários, entretanto, isso não pode ser considerado uma desculpa para possíveis erros que custam muito ao negócio.

Outro fator recorrente dentro de empresas dos mais diversos portes e nichos está relacionado a possíveis furtos e roubos.  Infelizmente, não são poucos os casos de colaboradores mal-intencionados, e para estes casos, com o controle oferecido por um sistema de planejamento de recursos, as chances do gestor perceber qualquer irregularidade quanto ao seu estoque por exemplo, é bem maior que sem ele.

Um dos maiores pontos positivos para o sistema de planejamento se relaciona aos retrabalhos. Falamos isso porque em inúmeras empresas vimos que uma mesma tarefa pode ser feita mais de uma vez exatamente por faltar confiança nos dados apresentados.  É o caso, por exemplo, de controle de estoque e de inventários.

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Como funciona o sistema de planejamento dos recursos empresariais?

Certo, uma vez entendidos porquês, podemos falar um pouco mais sobre o funcionamento do sistema de planejamento dos recursos empresariais como um todo.

Em geral, o sistema, que também é conhecido como ERP, é dividido em módulos, sendo que cada um deles atende a determinada área da empresa.  Em vias gerais, independente da fornecedora do ERP, existem os módulos financeiro, estoque, vendas, compras, fiscal e contábil.

O ERP busca automatizar as rotinas financeiras e gerenciais do negócio evitando erros e oferecendo ao gestor mais ferramentas para o monitoramento e gerenciamento do negócios. Além disso, a maior vantagem desse tipo de sistema é que ele integra todos os setores da empresa em um único lugar. Dessa forma cada setor pode compartilhar suas informações com os demais setores assim e são evitadas duplicidades, Além de existir maior transparência entre os setores. Transparência, que por sinal, possui como função central oferecer suporte à tomada de decisão dos gestores, isso porque se torna possível antever cenários, otimizar recursos e potencializar as chances de sucesso.

É preciso ainda ficar atento ao tipo de ERP que a sua empresa irá contratar, dizemos isso porque existem os sistemas instalados de forma local ou seja através de servidores instalados dentro da própria empresa e existem os sistemas estão alocados na nuvem ou seja, que podem ser acessados através da internet com ajuda de qualquer dispositivo que possua um Browser.

Fizemos um artigo completo onde comparamos esses dois tipos mas em geral, o sistema na nuvem é mais barato já que não precisa pagar por uma licença, oferece maior autonomia uma vez que pode ser acessada sem necessidade de estar fisicamente na empresa, possui atualizações automáticas que não impedem o funcionamento da empresa, maior segurança dos dados, menos tempo de implantação e assim por diante.

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O que analisar no sistema de planejamento?

Existem alguns fatores cruciais a serem analisados antes da contratação de sistemas de planejamento, em geral, as pessoas cometem o erro de começar as suas análises pelos preços. Dizemos que isso é um erro porque muitas vezes um sistema de planejamento muito barato pode, no final das contas, custar muito caro para empresa.  Imagine por exemplo que você contrata um sistema de planejamento para sua empresa e, mesmo assim, ainda precisa de um funcionário para alimentar suas informações. Esse preenchimento manual, em outras palavras, significa que ele é tão eficiente quanto uma planilha de Excel.

Por outro lado, optar por um sistema de planejamento só porque ele é caro e passa a sensação de ser melhor que os outros é um erro tão grande quanto o anterior.  Conforme   dissemos, esse tipo de sistema é comercializado em módulos, cada módulo contratado acaba encarecendo o produto final, portanto, é preciso cuidado para não cair na cilada de achar que só porque o seu sistema é caro ele é o mais completo.  Talvez, embora completo, você esteja pagando caro por um produto e não chega a usar 100% dele.

Outro ponto que deve ser analisado no momento desta contratação do sistema de planejamento diz respeito ao suporte oferecido pela fornecedora.  o processo de implantação de um sistema desses pode ser um tanto quanto complexo e isso pode gerar algumas questões no decorrer da utilização se fazendo necessário, em alguns momentos, o auxílio do suporte.  Portanto, Procure saber quão eficiente é o suporte da empresa e se existe um limite de interações entre a sua empresa e este setor.

Por fim, e provavelmente o mais importante, é preciso analisar a tecnologia e a aderência do Sistema.   Sistemas na nuvem por exemplo tendem a ser mais atualizados sem que necessariamente aumente o custo disso.  Além disso, o sistema na nuvem, por funcionar inteiramente através de browsers, oferece aos empresários maiores facilidades e autonomia, já que conseguem controlar todos os setores de sua empresa mesmo que não esteja fisicamente lá.

Veja, de nada adianta ter um o sistema, independente de seu porte, se ele não for 100% aderente ao seu modelo de negócio, por isso durante a negociação procure falar com o arquiteto responsável pelo sistema de planejamento e tire toda e qualquer dúvida técnica.

Bem, esperamos o que tema tenha sido esclarecido. Agora, caso tenha alguma dúvida ou sugestão, deixe seu comentário.

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