Como criar um orçamento eficaz para seu negócio?

Toda empresa que se preocupa com o seu futuro, tem como uma de suas metas, o planejamento de um orçamento empresarial. Normalmente, ele é elaborado durante o segundo semestre de um ano, quando já se possui um histórico do semestre inicial, além da conjuntura econômica presente e as expectativas para o futuro.

Neste artigo, veremos pontos que devem ser preocupação de qualquer gestor durante o processo de criação de um orçamento. Vamos a eles!

 


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Faça com que os processos empresariais sejam integrados ao orçamento

 

De nada adianta aumentar as receitas ou pensar em começar uma redução de custos se os seus processos não estiverem integrados. O setor produtivo, por exemplo, precisa estar ligado ao setor de estoques e ao de faturamento.

Da mesma forma, o setor de publicidade e propaganda deve saber exatamente qual é a parcela de recursos financeiros que será utilizada em determinado mês para a divulgação dos produtos ou marcas de uma empresa, além dos percentuais definidos para cada parcela do mix empresarial.

Dessa maneira, a integração entre os processos fará com que a visão do todo do negócio seja mais facilmente realizada, mostrando em que setores uma maior parcela de recursos poderá ser destinada, e em quais setores será direcionada uma parcela menor.

 

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Não planeje somente as atividades principais para o orçamento

 

O mercado consumidor já reconhece seu produto como sendo de ponta? Sua legitimidade empresarial já está em níveis esperados e satisfatórios? Se você já consegue responder positivamente a estas perguntas, deixe mais atenção para as atividades não operacionais, mantendo a qualidade de seu processo produtivo.

Faça com que os processos que servem de suporte para o produtivo, como é o caso do estoque de recursos humanos, sejam os coadjuvantes para que o seu produto aumente a qualidade percebida pelo seu cliente.

Se o seu atendimento pós-venda possui excelência, há mais chance de você conseguir realizar vendas futuras para estes clientes e para outros clientes, indicados pelos atuais. O setor financeiro também possui importância em todo este conjunto, pois os pagamentos e recebimentos controlados nos centavos trazem a tranquilidade que os gestores de produção precisam para atingir metas de produção e de venda.

 

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Invista em soluções de tecnologia

 

Parece difícil conseguir resultados tão efetivos com o orçamento, não é mesmo? Pois saiba que para um orçamento empresarial ser bem-sucedido e trazer os resultados que os gestores esperam é necessário que sua empresa já esteja inserida em uma política de informatização total.

Desde a entrada da mercadoria no estoque, passando pelo registro das obrigações com fornecedores, tributos, recebimentos de vendas a prazo e produção, tudo deve estar muito bem controlado.

Dificilmente sua empresa conseguirá confeccionar um orçamento empresarial confiável se seus processos internos forem gerenciados por planilhas isoladas. Um sistema de gestão online faz com que todos, desde que tenham autorização para tal, consigam saber que um produto entrou ou saiu da estrutura da empresa e que uma conta foi paga dentro do prazo.

Esse sistema de gestão online também fará com que os recursos financeiros possam ser mais bem gerenciados, fazendo com que o fluxos de caixa possa ser acompanhado diariamente, permitindo a projeção futura, assim como o próprio orçamento faz.

 

Futuro-Orcamento

 

Olhe seu passado para projetar melhor o seu futuro

 

Resumidamente, o orçamento olha para o futuro tendo como base o tempo presente e o tempo passado, mas de maneira organizada. Sua empresa deve, com ou sem orçamento, realizar esta atividade todos os dias.

O orçamento é uma ferramenta estratégica, utilizada para o alcance de resultados tanto ligados às receitas quanto às despesas. Se você não tiver seus valores históricos registrados e que apresentem a credibilidade necessária, o tempo gasto na confecção de um orçamento empresarial poderá ser perdido.

Utilize um sistema de informações gerenciais, sejam estas informações financeiras ou não, para garantir que o ingresso e o tratamento delas seja correto e validado. Essa validação deve ser feita não somente pelo próprio sistema, mas por outro funcionário de sua empresa, normalmente um chefe de departamento ou supervisor de área.

Com essa validação, você garantirá que todas as áreas de sua empresa possam olhar para o passado, pensando no que fazer no presente, e o que esperar lá na frente. De maneira organizada, o orçamento fará com que estes três tempos se unam para o bem da sua gestão.

 

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Saiba como estão os seus concorrentes

 

Seu orçamento indicou que, enquanto você olha para dentro da sua empresa, seus níveis de venda tendem a se apresentarem reduzidos em comparação com períodos passados? Antes de se preocupar, veja o cenário do seu macroambiente.

Como os seus concorrentes estão desenrolando as atividades neste mesmo período? Será que eles não estão com mais dificuldades do que você? Se identificar que terá que diminuir sua atividade operacional, por exemplo, veja como o mercado está se comportando, pois ambos encaram a mesma realidade.

De nada adianta estabelecer metas orçamentárias muito agressivas se o mercado não der nenhum indício de melhora no futuro próximo. Nestas situações, reveja suas metas e, se for o caso, pise no freio tanto em relação às cobranças aos seus funcionários quanto em relação às suas metas de lucratividade.

De qualquer forma, esta poderá ser uma ótima época para revisão de todo o processo operacional e administrativo, pois com as demandas mais baixas por produtos e serviços, fica mais fácil realizar treinamentos, promover mudanças de procedimentos e garantir que, ao fim do período de baixa demanda, seus processos estarão mais enxutos e readequados. Isso pode fazer com que, em uma eventual crise futura, sua empresa sofra menos por estar mais organizada internamente.

 

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Faça com que seus funcionários participem mais

 

Não imponha um orçamento sem antes fazer com que os funcionários afetados possam participar da elaboração dele. Isso é importante tanto do ponto de vista operacional quanto financeiro. Os funcionários sabem exatamente onde estão os problemas operacionais, coisa que os gestores, muitas vezes, nem imaginam.

O orçamento deve ser parte de um processo contínuo de gestão e não ser o processo todo em si. Tenha certeza de que suas informações financeiras e não financeiras são confiáveis, pois sem elas, todo o resto poderá não ser totalmente seguro.

 

>>Entenda melhor o que é ERP e como ele pode integrar sua gestão<<

 

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