O guia definitivo sobre o que é ERP

As informações sobre o que é ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais), também conhecido como um sistema de gestão empresarial, são bem extensas. Basta uma busca para se constatar a quantidade de informações, por vezes divergentes, que se encontram nos mais diversos sites.

Exatamente por isso, decidimos criar um guia definitivo sobre o que é ERP. Sobre como esse sistema pode ajudar gestores a profissionalizar a gestão de sua empresa trazendo maior eficiência operacional e gerencial aos negócios. Vamos lá?

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Certo, mas o que é ERP afinal?

ERP é um software de gestão empresarial que busca automatizar suas rotinas financeiras e gerenciais permitindo que uma empresa gerencie sua operação automatizando seus processos produtivos, financeiros e gerenciais.

Através de um ERP, o gestor monitora os resultados da empresa, gerencia os custos de sua operação, prestação de serviços, histórico de clientes, receitas, e todas as demais rotinas de uma empresa.

O ponto central deste software é um banco de dados que suporta as mais diversas informações e funções que fazem parte dos setores que compõem uma empresa. Ou seja, as informações de cada setor podem ser compartilhadas com outros setores para que assim, os dados sejam únicos e não existam duplicidades, por exemplo.

ERP em operação permite que a empresa tenha todas as suas operações integradas, com o objetivo de fornecer suporte à tomada de decisão, e criar uma gestão empresarial profissional, possibilitando antever cenários, otimizar recursos e potencializar as chances de sucesso de uma organização.

Mas o ERP possui muitas outras funções que possibilitam uma gestão mais precisa e profissional de um negócio. Normalmente, essas são algumas das outras funções que um ERP possui:

  • Criação de Perfil de Usuários
  • Cadastro de Empresas
  • Cadastro de Usuários
  • Cadastro de Vendedores
  • Cadastro de Clientes
  • Cadastro de Fornecedores
  • Cadastro de Plano de Contas
  • Configurando NCM
  • Cadastro de Produtos
  • Cadastro de Serviços
  • Cadastro de Bancos
  • Criação de Orçamentos
  • Faturamento
  • Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
  • Fluxo de Caixa
  • Geração de Boletos de Cobrança
  • Baixas de Títulos a Receber
  • Consulta ao Extrato Bancário
  • Lançamentos de Empréstimos
  • Lançamentos de Investimentos
  • Reconciliação Bancária
  • Consulta ao Balanço e DRE
  • Controle de Estoque
  • Controle de Produção

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Um pouco da história do ERP

Mas, para que seja possível uma melhor compreensão sobre o que é ERP, não só das funcionalidades, mas também da importância dele, decidimos contar um pouco da sua história que se inicia no final da década de 50, quando os conceitos modernos de controle tecnológico e gestão corporativa tiveram seu início e a tecnologia vigente na época era baseada nos gigantescos mainframes que rodavam os primeiros sistemas de controle de estoques. A automatização na época era cara e lenta, mas já demandava menos tempo que os tradicionais processos manuais.

Já no início da década de 70, a expansão econômica e uma maior disseminação computacional geraram os MRPs (Material Requirement Planning ou planejamento das requisições de materiais). Eles surgiram já na forma de conjuntos de sistemas, também chamados de pacotes, que conversavam entre si e que possibilitavam o prévio planejamento do uso dos insumos e a administração das mais diversas etapas dos processos produtivos, desta forma, antes mesmo da fabricação do produto em si, a matéria prima já havia sido calculada (para saber a quantidade a ser utilizada), comprada e já estava à disposição da produção.

Seguindo a linha evolutiva, a década de 80 marcou o início das redes de computadores ligadas a servidores – mais baratos e fáceis de usar que os mainframes – e a revolução nas atividades de gerenciamento de produção e logística. O MRP passou a contar também com o MRP II (Manufacturing Resource Planning ou planejamento dos recursos de manufatura), que também controlava outras atividades como mão-de-obra e maquinário. Na prática, o MRP II já possuía abrangência de controles e gerenciamento similares ao do ERP.

Ainda na década de 80, além da agilidade dos processos, é estabelecida a comunicação entre as “ilhas” departamentais. Foram então agregados a esses sistemas novos processos, também conhecidos como módulos do pacote de gestão.

A nomenclatura ERP ganhou mais força na década de 90, entre outras razões pela evolução das redes de comunicação entre computadores e a disseminação da arquitetura cliente/servidor – microcomputadores ligados a servidores, com preços mais competitivos – e não mais mainframes. E também por ser uma ferramenta importante no controle e gestão dos setores corporativos, que ganhou aspectos mais próximos da que conhecemos atualmente.

O termo ERP foi cunhado pela Gartner Group, uma empresa americana de pesquisa e a intenção era definir esses sistemas integrados como uma evolução dos sistemas MRP II, porque permitiam controlar os demais recursos empresariais (recursos financeiros, recursos humanos indiretos, vendas, distribuição, etc).

Hoje, o ERP se aprimorou e expandiu sua atuação de maneira a atender o Business Intelligence ou Inteligência dos Negócios e ao “front-office” ao mesmo tempo através de automação da força de vendas, o conhecido Sales Force Automation, automação de marketing e comércio eletrônico.

Além disso, os Software-as-a-Service (SaaS), ou seja, “na nuvem”, ajudaram a alimentar o crescimento dos ERP de forma considerável. Isso porque sistemas alocados na nuvem tendem a ser mais fáceis de gerenciar e implementar, isso sem falar na sua mais importante característica, informações disponíveis para todos os setores em tempo real!

O resultado desse acúmulo de ótimas tecnologias é a crescente de empresas e indústrias dos mais diversos portes e segmentos que passaram a adotar o sistema ERP na nuvem como o seu sistema de gestão.

O que é ERP - Tipos

Tipos de ERP

ERP on premisse – é instalado localmente no hardware e servidores da sua empresa e, em seguida, gerido pela sua própria equipe de TI. O sistema ERP on premisse ou local implica em maiores investimentos, que vão desde a compra da licença perpétua até a infraestrutura com hardware, servidores e contratação de pessoas especializadas. Se sua empresa está analisando ter uma solução ERP instalada localmente, é importante, desde agora, começar a realizar o orçamento de todos os demais pontos que implicam em custos e já pensar também na contratação e treinamento de pessoal capacitado para a operação.

ERP em nuvem – também chamado SaaS (Software-as-a-Service), é fornecido como um serviço de assinatura. Em um sistema de gestão ERP em nuvem, ou seja, os dados da empresa ficam hospedados no servidor do fornecedor e são acessados via internet – daí vem o termo “em nuvem”. Para utilizar o sistema, a empresa precisa apenas de um navegador e acesso à internet, sendo todo o suporte e gestão oferecidos pelo fornecedor contratado.

ERP de nicho – Existem sistemas ERP desenvolvidos para uma necessidade específica de mercado, como por exemplo, sistemas de gestão focados em supermercados, ou em redes de farmácia, entre outros. Costumam ser muito aderentes às necessidades de seu nicho, porém são menos flexíveis e adaptáveis.

ERP Opensource – São sistemas de código aberto que endereçam as principais funções de um ERP. Se por um lado não possui custos na aquisição de licenças, por outro, necessitam de mão de obra especializada na sua implantação e gestão.

ERP Gratuito – São sistemas menos sofisticados que buscam ajudar pequenos empreendedores a automatizar sua operação. Costumam ser muito simples e com poucas funcionalidades, que serão úteis no início da empresa, porém, em médio prazo, demandam a substituição por uma solução mais profissional.

ERP “Baratinho” – Muito parecidos com os gratuitos, são sistemas que atendem empresas com baixa complexidade. São amigáveis e fáceis de usar, e exigem um certo nível de autoatendimento. Como no exemplo anterior, são desenvolvidos para empresas que estão começando. Entretanto, essas organizações tendem a sentir rapidamente as limitações desses sistemas, e precisarão migrar para outro ERP.

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Vantagens de ter um ERP

Não são poucas as vantagens de utilizar um ERP, aliás, existem pontos cruciais que podem ajudar na decisão de modernizar e agilizar a gestão de um negócio ou manter um sistema de gestão um pouco mais modesto e antigo, mas que em muitos casos, pode funcionar perfeitamente.

Benefícios em investir em um ERP:

  • Qualidade e eficácia;
  • Redução de custos;
  • Agilidade empresarial;
  • Extinção do uso de interfaces manuais;
  • Otimização do fluxo da informação e eficiência dentro da organização;
  • Otimização do processo de tomada de decisão;
  • Extinção da redundância de atividades;
  • Redução dos limites de tempo de resposta ao mercado;
  • Redução das incertezas do Lead Time ou tempo de aprovisionamento;
  • Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos internos da empresa;
  • Redução do tempo dos processos gerenciais;
  • Redução de estoque;
  • Redução da carga de trabalho, já que atividades repetitivas podem e devem ser automatizadas;
  • Ajuda na comunicação interna;
  • Melhoria do controle das operações da empresa.

Além disso, uma das principais vantagens do sistema ERP, se alocado na nuvem, é o fato dele não ficar obsoleto com o passar do tempo. Em poucos anos as tecnologias vão ficando ultrapassadas e esse prazo só tende a diminuir, por isso, contar um uma ferramenta que possibilita atualizações e modernizações é fundamental. Isso também vale para leis, impostos e normas que também podem sofrer alterações no decorrer do tempo.

Veja a seguir alguns números que ligam o mercado ao sistema ERP:

  • 50% dos investimentos dos negócios são focados na redução de seus custos;
  • A rapidez na tomada de decisões através de informações precisas ajuda as empresas a diminuir seus custos de operação em até 23% e os administrativos em 22%;
  • 1/3 das empresas de médio porte utilizam a tecnologia como sua maior aliada para diversas tarefas como: otimização e simplificação de processos, fim do retrabalho, maior eficiência, dentre outros;
  • Empresas com um ERP eficiente aumentam sua capacidade de realizar entregas no prazo em até 24%;
  • 28% dos investimentos em tecnologia das médias empresas são destinados ao crescimento das empresas;
  • Empresas de médio porte que contam com ERP são capazes de crescer suas margens de operação em até 21%.

Além disso:

  • 27% de redução de pessoal;
  • 26% de aumento de produtividade;
  • 14% de economia com TI.

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Desvantagens de ter um ERP

Embora a implementação de um ERP traga grandes benefícios às empresas, alguns problemas podem ocorrer caso os profissionais envolvidos no processo, subestimem a complexidade do planejamento, desenvolvimento, treinamento e, principalmente, a implementação do sistema.

Como possíveis desvantagens, podemos citar:

  • Altos custos de implementação e customização do software;
  • Dependência do fornecedor que pode descontinuar a sua versão de ERP sem aviso prévio;
  • Demora na implementação que pode variar de acordo com o tamanho do projeto, mas em média, costuma levar de 4 a 6 meses para ser entregue;
  • Riscos de erros inesperados do sistema;
  • Possíveis problemas com atualizações, suporte e manutenção, caso o fornecedor do software seja vendido ou encerre suas atividades;
  • Treinamento da equipe de TI, quando necessária, pode demorar mais tempo que o esperado;
  • Resistência às novas implementações e atualizações;
  • A longo prazo, as atualizações e acréscimos de módulos podem tornar o sistema mais complexo que o sistema inicial.

No entanto, com a escolha correta de um fornecedor de ERP alinhado à necessidade da empresa, somado ao acompanhamento da implementação e a dedicação da equipe envolvida no processo, é possível minimizar as desvantagens citadas de forma considerável.

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Quais funções do ERP são mais utilizadas?

Segundo uma pesquisa realizada pelo Aberdeen Group, a utilização das funcionalidades de um ERP varia de acordo com o tipo de empresa. No entanto, em média, apenas 32,9% das funcionalidades disponíveis nos softwares ERP são utilizadas.

No Brasil, de maneira geral, o ERP é usado de forma mais simples, ou seja, as empresas utilizam as funcionalidades mais básicas, tais como faturamento, emissão de nota fiscal, automação de regras fiscais, gestão financeira, análise de fluxo de caixa e ordem de serviço para que seja possível solucionar apenas os problemas e processos mais comuns da empresa. Desse modo, deixam de lado as funcionalidades mais avançadas por desconhecimento ou dificuldade na organização interna das empresas.

Veja alguns dos principais módulos presentes em sistemas ERP:

  • Vendas;
  • Controle de estoque;
  • Fiscal;
  • Compras;
  • Recursos Humanos;
  • CRM;
  • Ativo fixo;
  • Jurídico;
  • Processos;
  • Business Inteligente.

Talvez neste momento surja uma dúvida comum: se o software possui tantas funções importantes, por que ele se trata de um sistema modular?

Bem, além dele se tornar mais acessível para empresas de menores portes, que podem atuar apenas com os módulos que fazem maior sentido em seu modelo de negócio, ele ainda consegue atender empresas de setores diferente e que, por consequência, possuem necessidades diferentes. Por exemplo, uma empresa que revende algum produto não necessita de um módulo que contemple a produção.

Outro ponto é que por diversas vezes, o que leva um gestor a procurar saber o que é ERP e como ele pode auxiliar é o fato de algum setor específico mostrar problemas que com controle e processo pode ser resolvido. É o caso, por exemplo de pequenos furtos e retrabalhos, ou ainda, na busca por um objetivo especifico, como aumento da produtividade ou melhora da logística.

ATENÇÃO: Muitas vezes por não saber o que é ERP, por desconhecimento e falta de preparo da equipe interna, os números gerados possuem baixo nível de confiabilidade e normalmente são revisados constantemente ou deixados de lado.

Diante desse cenário, é imprescindível que os fornecedores de ERP invistam e amplifiquem a qualidade de seus treinamentos sobre suas plataformas de gestão para que seus clientes consigam a correta operacionalização dos processos básicos, processos geradores de dados e processos mais avançados, como e-commerce, integração com marketplace, gestão de estoque (previsão de abastecimento), integração com empresas de logística (correio, DHL, Sedex), gestão de frota, etc.

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Quanto Custa ter um ERP?

Agora, precisamos falar de algo que move o mundo: os custos.

Os custos da implantação de um ERP podem variar entre zero (soluções gratuitas) até alguns milhões de dólares. Tudo depende da complexidade da empresa e das suas necessidades gerenciais.

Estes custos também podem ser seriamente afetados no caso de a solução ser em nuvem ou local, conforme explicado neste artigo. Entretanto, para sistemas pagos, em geral, existe uma regra de valores que pode ser explicada da seguinte maneira:

  • Implantação = 40% do valor total;
  • Conversão de dados = 20% do valor total;
  • Treinamento e gestão de mudanças = 15% do valor total;
  • Software = 15% do valor total;
  • Hardware = 10% do valor total (apenas em soluções locais).

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Como escolher um ERP?

Por fim, saber o que é ERP pode melhorar sua visão de gestão, pode ser a solução da qual sua empresa necessita, mas, escolher um sistema de gestão é um grande desafio, principalmente porque existem inúmeras opções no mercado.

Por isso, segue algumas dicas preciosas para esse momento:

  • Liste as principais necessidades de controle da empresa;
  • Analise sua disponibilidade de recursos para esse investimento;
  • Crie uma matriz de comparação entre os fornecedores (desta forma você irá analisar a aderência da solução à sua necessidade, além do histórico, características e custos do fornecedor);
  • Encontre o fornecedor com a melhor relação entre custo e benefício;
  • Consulte o histórico de sucesso do fornecedor escolhido com relação a uma empresa semelhante à sua.

Adotar um Software ERP é um grande passo na história de uma empresa e por isso, precisa ser tomado com a devida segurança. Planejar e definir quais são as necessidades de sua empresa é essencial para economizar tempo, dinheiro e energia.

Esperamos que você tenha entendido o que é ERP! Boa sorte nesta jornada! Se precisar de ajuda, fale com um de nossos especialistas em implantação, que poderá auxiliá-lo nesse processo tão importante para sua empresa.

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