Gestão de processos: 8 piores erros e como evitá-los

O mercado está cada vez mais competitivo e exige que as empresas busquem aperfeiçoar as suas operações constantemente. Quanto mais eficiente for o trabalho, maiores as chances de se destacar, vencer a concorrência e otimizar os lucros. Mas para isso, é necessário que as organizações tenham uma compreensão ampla de todo o seu processo produtivo e de gestão, detectando possíveis falhas e buscando corrigi-las. Essa é a razão pela qual a gestão de processos é fundamental para as companhias.

 

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A importância da gestão de processos

Diariamente, as empresas lidam como uma rotina de trabalho que, muitas vezes, se torna repetitiva e demorada. Quando isso ocorre é inevitável que aconteça a perda de competitividade.

É nesse momento que a gestão de processos se faz necessária, pois, através dela, é possível reduzir essa rotina, tornar os processos mais rápidos, definir metas e aumentar a produtividade e competitividade da organização.

Porém, otimizar processos não consiste apenas na observação das etapas de trabalho de uma companhia. É preciso compreender como seus colaboradores executam as suas funções, como isso implica no quadro produtivo e quais as diretrizes da empresa para o trabalho.

A comunicação é essencial nessa gestão, mas, uma falha comunicacional ou uma compreensão errada de quais os pontos que mais precisam de atenção, podem vir a prejudicar toda a melhoria de processos.

Quando isso acontece, é inevitável que a cadeia produtiva seja afetada, pois os reflexos de uma má gestão de processos têm consequências para todos os setores da companhia. Afinal, se um departamento atrasa determinada ação, o restante da empresa terá o seu trabalho afetado.

Para contornar possíveis falhas e aumentar as chances de se ter sucesso com uma gestão de processos, é necessário fazer um planejamento e traçar estratégias para promover as melhoras produtivas dentro da companhia.

Confira, nos próximos parágrafos, alguns dos principais erros que podem ser cometidos durante a gestão de processos de uma empresa.

 

Analise-Gestao-de-Processos

 

1. Pouca informação para análise

É comum que empresários e executivos acreditem ter todo o conhecimento sobre as ações da empresa. Por esse motivo, acabam deixando de lado as avaliações de seus colaboradores. Isso pode gerar análises vazias e que não contribuem para que aconteça melhoria nos processos da companhia.

Os funcionários, por estarem próximos dos canais produtivos, oferecem feedbacks abrangentes sobre as suas áreas de atuação, o que permite ter melhor compreensão do trabalho como um todo. Dessa forma, tornam-se importantes atores para a melhoria de processos.

 

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2. Processos divergentes

Em alguns casos, a produtividade pode ser abalada simplesmente porque há divergências entre processos. A falta de comunicação entre departamentos, por exemplo, pode fazer com que haja mais retrabalho ou se tenha falhas no produto final.

Além disso, setores que adotam políticas diferentes, podem contribuir para o aumento da burocracia dentro da empresa — o que, inevitavelmente, levará ao um aumento no tempo de produção. Todos os departamentos da empresa precisam trabalhar em sinergia, buscando desenvolver um produto ou serviço que atenda com qualidade os clientes.

 

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3. Investimento insuficiente em automação

A tecnologia deve ser uma constante aliada para as empresas, pois oferece a possibilidade de melhoria na qualidade do trabalho, tempo de execução e integração de equipes. Porém, é comum que, ao redesenhar os processos, muitos empresários façam alterações em normas, diretrizes, metas e responsabilidades. A automação desses processos é deixada de lado, o que acaba por excluir uma importante ferramenta empresarial.

Por outro lado, há também o risco de que o empresário, ao considerar a automação, a faça sem avaliar corretamente se existe essa necessidade e qual o melhor modelo a ser implantado. Portanto, o mapeamento de processos deve ser feito levando em considerando a automação e, se houver necessidade, investir em tecnologia.

 

Mapeamento-Gestao-de-Processos

 

4. Falta de uma metodologia de mapeamento

É preciso definir algumas metas de avaliação para os processos, ou seja, criar uma metodologia para entender se as ações podem ser melhoradas, em que podem ser melhoradas e se é possível oferecer produtos e serviços com ainda mais qualidade.

Dessa forma, é preciso incluir todas as pessoas envolvidas na avaliação e estabelecer um consenso sobre a metodologia de avaliação para que se possa ter um resultado confiável e promover as melhorias necessárias.

 

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5. Indefinição de tarefas e responsabilidades

Os processos de uma empresa dependem de esforços individuais e de trabalho em grupo. Cada pessoa envolvida no projeto deve entender claramente qual a sua função e responsabilidade, assim como qual é a função e a responsabilidade do seu setor.

Além disso, é preciso criar um sistema que permita avaliar individualmente e coletivamente cada processo. Ter isso definido em organogramas e/ou fluxo de trabalho, contribui para criar o entendimento e aprimorar os sistemas de controle.

 

Alinhamento-Gestao-de-Processos

 

6. Falta de alinhamento com as metas corporativas

Qual o objetivo da gestão de processos? Melhorar o negócio. Se isso não estiver acontecendo é porque alguma coisa está errada com a sua gestão de processos.

Para evitar que ocorra algum erro na gestão de processos, é necessário estabelecer metas e indicadores de desempenho, de maneira que eles estejam alinhados com as estratégias empresariais. As avaliações de resultados devem levar em consideração a convergência entre a gestão de processos e os objetivos empresariais.

 

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7. Resultados não revistos

Pra que fazer uma gestão de processos se você não for fazer uma avaliação dos resultados? As melhorias só acontecerão se os resultados forem devidamente analisados, se os erros identificados forem corrigidos, se os pontos positivos forem reforçados e os colaboradores, atualizados sobre as mudanças.

Mas não se esqueça de dar voz a todos os envolvidos no projeto na hora de fazer as avaliações, pois, como já dissemos, todos são importantes na gestão de processos.

 

Sistema-Gestao-de-Processos

 

8. Inexistência de um software de gestão

Em muitos casos, para redefinir um processo, é necessário um trabalho profundo de análise. Essas avaliações podem ser mais eficientes quando se utiliza softwares de gestão, pois eles garantem uma visão sistêmica mais ampla, acesso à informações completas e compartilhamento eficiente dos dados.

Além de otimizar os trabalhos gerenciais, um software de gestão (ERP) oferece todas as ferramentas para que seja possível fazer análises completas dos processos corporativos. E a partir daí, é possível fazer as adaptações necessárias para aumentar a produtividade e competitividade.

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