Saiba porque usar excel para gestão pode arruinar a sua empresa

Você com certeza já usou excel para gestão da sua empresa…talvez, já que você está lendo este artigo, você ainda use essa ferramenta. Bem, posso garantir que essa solução pode arruinar o seu negócio, muitas vezes, de forma lenta e silenciosa.

Usar excel para gestão é algo bem comum quando empresários abrem seus negócios e não podemos negar que essa ferramenta oferece uma série de funções bem úteis para o nosso dia a dia, mas então…por que essa ferramenta pode destruir uma empresa?

É exatamente sobre isso que falaremos neste artigo. Sobre os problemas que o excel pode trazer durante um processo administrativo, e claro, sobre como solucionar esse problema.

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Quais os problemas de usar excel para gestão?

Diferente dos nossos artigos anteriores, não vamos explicar o que é o excel por considerarmos que, de maneira geral, a maioria dos empresários e gestores já o conhecem. Entretanto, como essa ainda pode ser uma dúvida, vale acessar o site oficial do fornecedor da ferramenta.

Portanto, vamos começar indo direto ao ponto e falarmos sobre os problemas que podemos enfrentar quando escolhemos o excel como a ferramenta de apoio na gestão empresarial.

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1 – Confiabilidade

Com relação à confiança, temos que abordar dois pontos quanto às planilhas do Excel. O primeiro é que caso ocorra qualquer problema com o computador onde a planilha está salva, ou mesmo na rede para o caso de utilização do Doc’s, existe a grande possibilidade de alguns dos dados serem corrompidos.

O outro ponto se refere às fórmulas existentes no programa. Não existe outra maneira de fazer a gestão de uma empresa com a utilização do Excel sem a utilização de fórmulas diversas. O problema é que poucas pessoas dominam todas as fórmulas, logo, o cálculo de uma empresa inteira pode estar se baseando em cálculos errôneos. Isso sem falar que, mesmo que uma pessoa monte a planilha da maneira correta, se mais de uma pessoa for utilizá-la, existe a grande chance de algo dar errado.

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2 – Informações

Outro ponto que, infelizmente, ocorre muito quando lidamos com planilhas diz respeito ao fluxo de informações. Veja, a administração de uma empresa engloba muitos fatores passiveis de controle, logo, dependendo do porte da empresa, são necessárias inúmeras planilhas e, em geral, com grande número de informações. Esse tipo de planilha fica muito grande e pesada, causando lentidão nos computadores e impedindo a agilidade na busca de algum dado específico.

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3 – Análise

Toda planilha tem dois objetivos: controlar e analisar. Sendo assim, precisamos abordar as dificuldades de análise através de planilhas de excel.

Uma análise de um negócio depende de visualizar os dados de setores como venda, estoque, financeiro, fiscal e assim por diante, portanto, para que o empresário consiga entender sua empresa através de planilhas, ele teria que acompanhar diversas versões de planilhas e fazer uma outra, com a junção desses dados, para aí sim, unificar tudo e concretizar sua análise.

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4 – Integração

O item anterior nos leva ao maior malefício desse modelo de gerir, que é a falta de integração.

Para gerir uma empresa é preciso trabalhar com diversas planilhas, o problema é que para fazer com que elas conversem entre si é praticamente impossível. Existem fórmulas que fazem com que o dado alterado em uma planilha influencie no resultado de outra, entretanto, além de deixar a planilha muito pesada, ela não funciona para a gestão em si. Ela funciona para entender que um produto foi tirado do estoque, por exemplo, mas num âmbito geral, ela deixa de ser útil.

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Quais as melhores maneiras de fazer a gestão de uma empresa?

A melhor maneira de fazer a gestão de uma empresa, sem dúvida alguma, é tendo o auxílio de um sistema de gestão. Esse tipo de sistema, conhecido como ERP, possibilita cobrir toas as funções que uma planilha de Excel não permite. Antes mesmo de mostrarmos como um ERP pode auxiliar na gestão empresarial, vale ressaltar que existe mais de um tipo de sistema e que, em geral, o melhor deles é o cloud, ou seja, na nuvem (internet).

<< VEJA ESTE ARTIGO E ENTENDA AS DIFERENÇAS DE UM ERP LOCAL E UM ERP NA NUVEM>>

Bem, um ERP na nuvem possibilita a plena confiabilidade dos dados que lá estão, isso porque os parâmetros são definidos pela equipe técnica da fornecedora de ERP junto aos empresários. Além disso, o sistema atua inteiramente através da internet, assim, não existe a possibilidade da perda de dados ou mesmo que sejam corrompidos. Fornecedoras de responsabilidade, inclusive, possui seus servidores muito bem protegidos para evitar esse tipo de problema.

Outro fator que faz o sistema de gestão sair na frente é que o fluxo de informações pode ser enorme e mesmo assim não há problemas. Além disso, o sistema permite que todas as informações estejam no mesmo lugar, assim, o empresário não precisa ficar caçando dados em diversas planilhas como no Excel.

Com relação à integração e análise, o ERP é disparado a melhor opção. Em geral, os ERP permitem que a empresa toda esteja integrada em um único lugar, desta forma, é impossível vender um produto que não tenha em estoque, perder prazos de pagamentos de impostos ou mesmo se equivocar com seus cálculos.

Além disso, justamente por manter a empresa toda “na ponta dos dedos”, os empresários conseguem informações rápidas para embasar planos e decisões que se mostram necessárias diariamente.

Fizemos um artigo onde falamos sobre as principais vantagens de obter um sistema de gestão, lá, falamos um pouco mais sobre o tema.

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Conclusão

Para concluir esse artigo precisamos ser claros e sinceros e admitir que o Excel é bom sim…ele, inclusive, ajuda bastante uma empresa que esteja começando, entretanto, se ela começa crescer, ou ao menos deseja, a ferramenta deixa de ser a melhor opção.

Para que seja possível entender uma empresa de ponta a ponta, profissionalizar o negócio, planejar investimentos e crescimento, diminuir custos sem a necessidade de demissões e assim por diante, é altamente indicado que se considere um sistema de gestão.

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