Departamento Financeiro: saiba o que é e quais as melhores práticas para o sucesso do seu negócio!

Gerenciar um pequeno negócio não é brincadeira. Os pequenos empreendedores estão, geralmente, correndo de um lado para o outro e tentando cumprir as tarefas de vários setores ao mesmo tempo, inclusive do departamento financeiro. E fazem isso sempre focando na produção e na venda dos produtos, com intervalos para cuidar das rotinas diárias e de demandas urgentes que parecem nunca acabar.

Assim, a gestão financeira do negócio fica em segundo plano ou para “quando sobrar um tempinho”, momento que, bem sabemos, nunca chega. Porém, deixar a organização financeira da empresa de lado é extremamente perigoso para a saúde do negócio, principalmente para quem vislumbra ou busca crescimento e aumento da entrada de dinheiro no empreendimento.

Neste artigo, iniciaremos com uma visão geral sobre o que é administração financeira e quais as atividades desenvolvidas nesse departamento, para depois seguirmos com os setores de Tesouraria e Fiscal. Vamos lá?

Em um dado momento, anotar seu fluxo de caixa em um papelzinho e guardá-lo no bolso irá fazer com que você perca o controle e, pior ainda, dinheiro. Sem uma boa gestão financeira, não será possível projetar investimentos, reduzir custos e manter os gastos da empresa dentro dos limites.


Por isso, para continuar crescendo e lucrando, é preciso dar valor à organização e à coordenação das finanças empresariais. E pensando em te ajudar a sair do lugar e entender como funciona uma gestão financeira eficiente, vamos lançar no nosso blog uma série de quatro posts sobre a estrutura de um departamento financeiro e sobre o que você deve saber para montar o seu.

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O que é administração financeira?

A administração financeira é uma ferramenta utilizada pelas organizações para controlar de maneira eficaz as finanças da empresa, seja com relação à análise de investimentos, ao planejamento dos gastos e vendas, ao controle do estoque ou à concessão de crédito para clientes.

Dependendo de como for utilizada, essa é uma ferramenta que pode impulsionar ou mesmo quebrar um negócio. E é por esse motivo que ela é tão importante. Seu objetivo é justamente desenvolver a empresa, estudando os caminhos possíveis para captar recursos e otimizar a aplicação do capital, evitando gastos desnecessários e pensando sempre na melhor forma de conduzir os recursos.

Administrar com eficiência e equilíbrio essas atividades é, portanto, a chave para o sucesso. A falta de informações financeiras precisas, geralmente devido à falta de organização ou planejamento, é a causa da falência de muitas PMEs. Logo, a importância da gestão financeira é inegável.

A administração financeira oxigena todos os setores da empresa, oferecendo os recursos necessários para seu funcionamento. Quanto melhor é feito o planejamento financeiro, maiores as chances de o negócio crescer e se desenvolver.

 

O que é um departamento financeiro?

O departamento financeiro é o coração da empresa, ou seja, a empresa só consegue sobreviver se este departamento for eficiente e saudável. Como trabalha diretamente com finanças e cálculos, essa área exige alto nível de concentração e atenção.

 

Qual a estrutura de um departamento financeiro?

Um departamento financeiro fica sob controle de um CFO (ou Chief Financial Officer), diretor que responde pelos resultados e pelas atividades do setor. O CFO terá sob sua responsabilidade três áreas distintas e seus subdepartamentos, a saber:

Tesouraria: é responsável pela administração do caixa da empresa e onde ficam alocados análise de crédito, contas a receber e a pagar e fluxo de caixa;

Controladoria: executa o controle das questões financeiras e é responsável pela contabilidade, planejamento, controle do orçamento e os custos da empresa;

Fiscal: responsável pela observação à legislação e pelo controle e emissão das notas fiscais.

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Qual a diferença entre a tesouraria e a controladoria?

As atividades do setor fiscal estão, normalmente, claras na cabeça de qualquer empreendedor. Porém, ainda há muita dúvida no que diz respeito às responsabilidades da tesouraria e da controladoria, que muitas vezes se confundem.

A tesouraria é a área que comanda a administração dos recursos da empresa, mantendo o equilíbrio das contas por meio de sua gestão. Ela processa pagamentos e cobranças, controlando o fluxo de entrada e de saída de dinheiro.

Já a controladoria é o setor que administra a contabilidade da empresa, fornecendo informações de qualidade aos gestores para apoiar a tomada de decisões dentro do negócio. Ela executa os controles contábeis, os lançamentos e os registros, observando os custos de produção.

 

Quais atividades são desenvolvidas pelo Departamento Financeiro?

O Departamento financeiro não se resume simplesmente ao controle de contas a pagar e contas a receber. Conheça suas principais atividades:

Controle bancário: o funcionário tem como responsabilidade controlar todas as movimentações bancárias e verificar todos os recursos disponíveis para empresa. Dessa forma, é possível tomar decisões mais assertivas e efetivas.

Planejamento financeiro: é um processo para criar estratégias e desenvolver meios de atingir um objetivo ou resolver um problema. No departamento financeiro, o planejamento financeiro é essencial para elaborar o fluxo de caixa, buscar alternativas de investimentos e financiamentos, e analisar a estrutura de capital da empresa.

Contas a receber: Controla créditos a receber originários de vendas a prazo.

Contas a pagar: controla o dinheiro que a empresa deve aos seus fornecedores, colaboradores, impostos, entre outros.

Tesouraria: Controla toda a contabilidade e armazenamento do dinheiro da empresa.

Auditoria: revisa e avalia as finanças da empresa a fim de assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar credibilidade aos relatórios administrativos e financeiros.

Faturamento: área que cuida de todas as vendas que a empresa realizou durante um determinado período.

 

Principais conceitos de um departamento financeiro

O Sebrae, órgão responsável pelo apoio ao desenvolvimento das micro e pequenas empresas, aconselha que o empreendedor tenha bem definidos três conceitos da administração financeira: fluxo de caixa, demonstrativo de resultados e balanço patrimonial.

1. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o conceito mais básico para uma boa gestão financeira. Ele serve para medir os valores pagos e os valores recebidos em determinado período de tempo.

Um dos objetivos principais da administração financeira é manter o fluxo de caixa sempre positivo, ou seja, ter mais recursos entrando no caixa da empresa do que saindo. A observação desse fluxo deve ser um processo contínuo, pois ele é essencial para todas as atividades da PME.

2. Demonstrativo de resultados

O demonstrativo de resultados é o diagnóstico da saúde financeira do negócio. Ele indica, a partir do volume de vendas, do custo dos produtos vendidos e das despesas variáveis e fixas, qual o lucro líquido da empresa. Por meio dele que é possível enxergar os custos que devem ser diminuídos e os pontos que precisam de investimento para manter o negócio competitivo e crescendo.

3. Balanço patrimonial

Por último, o balanço patrimonial é onde entram os indicadores de ativos (contas a receber) e de passivo (contas a pagar) da organização. Essa conta tem como resultado o patrimônio líquido da empresa, indicando quais são os recursos próprios dela.

Obrigatória por lei, essa demonstração financeira é normalmente realizada no final de um ano. O objetivo é mostrar quais são e quanto valem dois lados da companhia: primeiro, seus bens e direitos; e segundo, suas obrigações e participações dos acionistas.

O nome “balanço” vem da possibilidade de enxergar, por intermédio dessa comparação, se há uma situação de equilíbrio entre as partes.

O sucesso de um empreendimento não depende exatamente do controle financeiro, mas de como ele é executado. Por isso, é importante conhecer conceitos e ferramentas que otimizam essa atividade, a fim de auxiliar a gastar seu dinheiro de maneira sábia para aumentar os lucros.

 

Tesouraria

A tesouraria é o setor diretamente responsável pela administração do dinheiro da empresa. Também conhecida como gerência financeira, é a área que cuida especificamente da administração do caixa, das finanças em espécie, da cobrança e pagamento de obrigações, do planejamento financeiro, da captação e aplicação de recursos, entre outros. É nela que são registradas todas as saídas e as entradas de dinheiro da empresa, seja em espécie ou por outros meios, mediante um controle constante e rigoroso chamado de Movimento Diário de Caixa.

A tesouraria existe junto ao departamento contábil da empresa, porém estão em áreas separadas para que ocorra certa independência entre as duas atividades, resultando em um maior controle gerencial. A sua diferença para o setor de contabilidade é que esta última é responsável mais pela mensuração e organização do patrimônio, das receitas e dos custos da empresa, e não pelo controle direto do dinheiro que passa pelo negócio.

 

Como funciona a tesouraria de uma empresa

As principais atividades desenvolvidas dentro de uma tesouraria são as funções de contas a pagar e receber, a administração do fluxo de caixa, e a captação e aplicação de recursos financeiros.

Todas essas operações são interdependentes e funcionam de forma interligada por meio dos fluxos financeiros registrados no caixa da empresa, e se destacam como uma das principais ferramentas de suporte às decisões financeiras da empresa.

 

Contas a pagar e receber

A gestão de contas a pagar e receber é a atividade responsável por fazer toda a gerência dos compromissos ligados a empresa, tanto aqueles a serem honrados pela empresa, quanto aqueles que serão recebidos por ela. O departamento deve cuidar para que seus débitos sejam pagos e ao mesmo tempo seus créditos sejam cobrados, efetuando assim o que está determinado nos contratos entre a empresa e seus fornecedores ou clientes.

É de responsabilidade da tesouraria cuidar para que os pagamentos devidos pela empresa sejam efetuados dentro do prazo de vencimento, ou para que seja negociada uma prorrogação desses pagamentos quando houver necessidade.

Ao mesmo tempo, o setor é também responsável pela verificação dos valores a serem recebidos pela organização, tais como duplicatas, notas promissórias, créditos, recursos de financiadores para projetos, receitas a prazo, parcelas de vendas, entre outros. A tesouraria também tem a atribuição de apontar os recursos que não forem pagos dentro no prazo, para que a o setor jurídico ou financeiro possam tomar as decisões cabíveis para o caso.

As funções mais comuns do setor de tesouraria nas atividades de contas a pagar e receber são:

  • Realização da análise de cadastro e análise financeira;
  • Contato com clientes em atraso para cobrança ou aviso;
  • Envio dos títulos a receber para cobrança bancária;
  • Recebimento do banco do retorno das informações de cobrança;
  • Realização da conciliação bancária das operações de cobrança;
  • Atualização do fluxo de caixa com o valor dos títulos emitidos contra clientes e com o valor dos pagamentos programados;
  • Agendamento de pagamento de títulos de cobrança emitidos por fornecedores;
  • Realização da conciliação bancária das operações de pagamento;
  • Envio de documentos ou dados de recebimento para contabilidade, custos e orçamento;
  • Conferência dos débitos em conta corrente referentes a tarifas bancárias de cobrança, encargos financeiros e tributários em operações de crédito.

 

Administração do fluxo de caixa

A administração do fluxo de caixa é uma ferramenta importante para auxiliar o gestor em sua tomada de decisões, pois será por meio dela que se saberá o que ocorrerá com as finanças da empresa nos próximos períodos. Por meio da análise de entradas e saídas de dinheiro do caixa em um determinado período, se torna possível a adoção de medidas que assegurem a disponibilidade de recursos para a manutenção das atividades da instituição.

Tal metodologia é muito utilizada pela tesouraria por conta de seu fácil entendimento, e também pelas ricas informações fornecidas acerca situação da empresa, que permitem ao gestor detectar possíveis problemas que possam ocorrer na capacidade de pagamento de seus compromissos.

Para que a tesouraria funcione de maneira eficaz, é indispensável a realização desse controle sobre o caixa. O ideal é sempre ter dois fluxos: um voltado para as operações de curto prazo, com mensuração diária, e outro de médio prazo, em base mensal, para cobrir os recursos necessários num período de doze meses à frente.

As funções mais comuns do setor de tesouraria nas atividades de administração do fluxo de caixa são:

  • Recebimento dos dados prontos e projetados totalmente de entradas e saídas de caixa;
  • Elaboração e ajuste de projeções de dados de entrada e saída de caixa;
  • Realização de simulações e cenários da situação do fluxo de caixa;
  • Consolidação diária da situação bancária da empresa;
  • Geração de previsões para a aplicação ou captação de recursos;
  • Elaboração de análises sobre os principais dados fornecidos pelo fluxo de caixa;
  • Fechamento diário do caixa;
  • Captação e aplicação de recursos financeiros.

As atividades de captação e aplicação de recursos é uma das operações mais constantes na tesouraria. Elas acontecem ou quando se detecta a necessidade de financiamento da empresa para fortalecer seu caixa e desenvolver suas atividades (captação), ou quando existem recursos parados na tesouraria disponíveis para serem investidos (aplicação).

No caso da captação, as empresas possuem uma grande diversidade de linhas de empréstimos e operações de crédito à sua disposição. A tesouraria irá atuar nessa atividade detectando e programando a necessidade da tomada de capital emprestado. Quanto melhor ela programar e negociar com os credores essa captação de recursos financeiros, menores serão os custos envolvidos.

As aplicações acontecem temporariamente sobre as sobras de caixa e são destinadas a ativos de baixo risco e alta liquidez, tendo um caráter de curto prazo. Nesse caso, a tesouraria atuará de forma a garantir fluxo de caixa preciso, pois ele dará previsibilidade de recursos e tornará possível que tais aplicações sejam feitas de forma mais planejada, aumentando assim a rentabilidade das mesmas.

As funções mais comuns do setor de tesouraria nas atividades de captação e aplicação de recursos financeiros são:

  • Recebimento da projeção de sobras ou insuficiências de recursos gerados pelo fluxo de caixa;
  • Definição do destino das sobras de caixa;
  • Definição dos instrumentos de captação para cobrir eventuais déficits no caixa.
  • Realização de aplicação ou resgate;
  • Apuração do custo efetivo e viabilidade das linhas de créditos a serem usadas;
  • Geração de relatórios de endividamento para os diversos usuários internos.

 

Tendências nas operações de tesouraria

A globalização da economia e a presença de um ambiente cada vez mais competitivo das empresas são fatores que fomentam dia a dia inúmeras evoluções nos processos gerenciais de uma organização. Sendo um setor fundamental para o funcionamento de uma empresa, a tesouraria é uma das áreas que mais sofrem com essas mudanças, passando por constantes melhorias e aperfeiçoamentos em suas práticas e metodologias.

Uma das tendências diz respeito aos avanços tecnológicos no mundo atual, que possibilitaram a redução no uso de documentos em formato de papel, pois grande parte das atividades da tesouraria migrará para planilhas eletrônicas, ERP (Enterprise Resource Planning) e operações bancárias via internet. Também com a ajuda da tecnologia, será possível aumentar o número de projeções e cálculos relativos ao fluxo de caixa, por meio de inovações como o big data e o armazenamento em nuvem.

Algumas dessas tendências já estão em implementação e uso constante, enquanto outras ainda aparecem de maneira gradativa no mercado. Porém, o fato é que estão todas relacionadas com a busca contínua pelo aumento de produtividade da tesouraria, sendo assim, benéficas para a empresa toda.

 

Fiscal

Entre os setores de maior importância dentro de uma empresa, está o Departamento Fiscal. A existência deste setor, seja numa micro, pequena, média ou grande empresa, é de extrema importância para uma gestão empresarial eficiente, possibilitando um maior controle, transparência e, principalmente, agregando valor ao processo de planejamento e tomada de decisão.

O excesso de tributação e as inúmeras obrigações acessórias impostas às empresas pelo Fisco, quando não gerenciadas corretamente, acabam dificultando que gestores possam aplicar rotinas e planejamento na execução das atividades operacionais, e o resultado não poderia ser diferente: descumprimento das exigências fiscais e descontrole das receitas e despesas da empresa — o que inviabiliza qualquer tipo de negócio em médio e longo prazo.

 

Afinal de contas, o que faz um Departamento Fiscal?

Todos os procedimentos tributários, desde cálculo, escrituração e emissão de todos os tributos e obrigações acessórias são executados dentro do Departamento Fiscal. Tais informações servem de base para a apuração de impostos, cumprimento das exigências fiscais e, principalmente, o controle das receitas e despesas da empresa.

É por meio do setor fiscal que gestores podem determinar a forma mais adequada de tributação e definir suas obrigações nas esferas federal, estadual e municipal. Contar com uma gestão contábil, fiscal e legal, além de oferecer mais economia tributária e otimizar os resultados da organização, afasta as possibilidades de autuações fiscais por órgãos fiscalizadores, que podem causar sérios prejuízos às finanças da empresa.

Entre as funções de manter um Departamento Fiscal bem estruturado, se destacam:

  • Escolha correta do enquadramento fiscal adequado para a empresa, levando em consideração as projeções de crescimento do negócio;
  • Possibilidade de utilizar benefícios fiscais previstos em lei nas esferas federais, municipais e estaduais;
  • Utilização de créditos fiscais para quitação de impostos e obrigações;
  • Apuração correta dos Impostos e Contribuições Sociais, IRPJ, ISS, IPI, ICMS, PIS, COFINS, CSLL e tantos outros tributos da área tributária;
  • SPED Fiscal e Contribuições;
  • Declarações Municipais, como por exemplo as Declarações de Serviços — DS;
  • Elaboração de guias para impostos e contribuições.

Do outro lado está o dilema: um controle ineficaz do Departamento Fiscal dá margem a erros e inconsistências, o que leva a uma série de deficiências na gestão da empresa, como exemplos:

  • Erros e inversões de valores na apuração dos impostos e contribuições;
  • Crédito indevido de PIS e COFINS;
  • Falta de acompanhamento das mudanças e alterações das legislações;
  • Erros de classificação fiscal de produtos (IPI com base em alíquota a menor ou maior);
  • Problemas de retenções na fonte devido a não abatimento dos valores apurados (IRPJ e CSLL).

 

Como escolher o regime tributário adequado?

Escolher o enquadramento adequado é uma das funções mais importantes executadas pelo Departamento Fiscal. Entre o Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional, algumas empresas e portes são obrigadas a adotar determinados regimes impostos pelo governo e, caso tal regra seja descumprida, podem ter sérios problemas com o fisco.

Outra questão importante relacionada ao Departamento Fiscal e a escolha adequada do regime tributário é referente ao planejamento tributário. Ou seja, quando a empresa não realiza um controle eficiente e eficaz dos seus aspectos contábeis, fiscais e tributários, ela pode estar pagando tributos a mais do que deveria. Por isso, é importante realizar um bom planejamento a cada final de exercício de forma a analisar qual regime será mais cabível e que acompanhe o crescimento do negócio.

 

Como fazer a apuração correta de impostos e contribuições?

Fica difícil estabelecer uma correta apuração de impostos quanto a empresa não mantém um registro eficiente de todos os tributos que incidem sobre seu negócio. Via de regra, o cálculo de cada imposto é realizado de acordo com o faturamento e as receitas auferidas durante o mês de apuração. Com isso, cada tributo tem seu cálculo específico, diferenciando os valores de base de cálculo e alíquota.

É por meio do Departamento Fiscal que o movimento financeiro é levantado e contabilizado para que a apuração seja realizada e as DARFs e guias sejam enviadas para o pagamento. Com isso, o gestor pode se planejar com antecedência em relação aos tributos que paga mensalmente e preparar o caixa para os custos e despesas provenientes.

 

E a escrituração de livros fiscais?

São inúmeras as obrigações acessórias exigidas das empresas pelos órgãos fiscalizadores. Livro de Entradas, Livro de Saídas, Livro de Registro de Apuração de ICMS e tantos outros. Todas as empresas devem manter a escrituração fiscal em dia e, ao final de cada exercício, efetuar a guarda dos livros, para que em uma eventual fiscalização, a empresa possa comprovar que está com a documentação de acordo com as exigências requeridas.

Vale destacar que o Sped Fiscaljá está sendo exigido para muitos setores da economia e, brevemente, irá contemplar todas as empresas. Com isso, documentos que eram realizados em formato manual e mantidos em papel, passam a compor o banco de informações digitalizadas e integradasdiretamente com a Receita Federal, o que possibilita uma maior transparência no que está sendo enviado e uma maior agilidade no processo de fiscalização.

 

É preciso preencher e entregar as obrigações acessórias?

Muitas são as obrigações que as empresas devem se preocupar em manter em dia e em ordem: DCTF, DIPJ, DACON, DIRF, Sintegra, DES, GIA e tantas outras. Apesar de não gerar nenhum tipo de recolhimento e não ter qualquer tipo de impacto no processo de tomada de decisão, é de extrema importância que tais obrigações acessórias sejam corretamente preenchidas e entregues, de forma que não gerem qualquer tipo de multa ou autuações.

Aqui vale a dica de sempre antecipar o preenchimento e envio das obrigações acessórias, mantendo a empresa em dia com o Fisco e não gerando ônus que possa comprometer os negócios.

Além disso, é essencial manter todos os documentos organizados e em segurança, evitando problemas de inconsistências na hora de apresentar qualquer tipo de informação. Lembre-se que a legislação tributária exige a guarda de documentos por, no mínimo, cinco anos. Por isso atente-se a um correto controle de tais fatos, evitando problemas futuros com o fisco.

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