Controle de custos da empresa: saiba como otimizá-lo

O controle de custos é um fator preponderante para uma boa gestão financeira. Todo gestor de empresa precisa administrar com cuidado o fluxo de caixa, atentando-se para elementos como receitas, despesas, lucro, faturamento e depreciação.

Controlar adequadamente os dispêndios é um modo indireto de aumentar a rentabilidade, sem que, necessariamente, seja preciso vender mais mercadorias ou cumprir mais prestações de serviços.

Para proceder sabiamente no controle de custos, é válido, antes de tudo, desenvolver um sistema de gestão eficaz, que acompanhe a tecnologia atualizada e seja capaz de atender a todas as necessidades de seu negócio.

Continue lendo o post e confira como otimizar o controle de custos de sua empresa e sair ganhando!

Tecnologia a serviço da gestão

Um dos pontos básicos para incrementar seu sistema de gestão é a adoção de soluções tecnológicas para o controle de custos. Fazer uso de planilhas é uma prática ainda em voga, mas que tende a cair em desuso com a criação de softwares cada vez mais específicos, ou seja, esses sistemas podem ser configurados para preencher os requisitos de qualquer negócio, não importando a sua complexidade e campo de atuação.

O gestor deve, necessariamente, compreender que uma empresa que usa tecnologia de ponta a seu favor tem maiores chances de permanecer ativa no mercado atual e futuro. Trata-se da condição exigida pela Era Digital: a de sempre atualizar-se e acompanhar as inovações.

ERP, o sistema automatizado que faz toda a diferença

Os ERPs são o grande diferencial na gestão financeira das empresas atuais e de todas aquelas que estão buscando inovar seus procedimentos. Sem a necessidade de planilhas, o ERP proporciona uma visão geral e detalhada de todos os setores da empresa, oferecendo serviços automatizados e, portanto, mais ágeis e eficientes, não sujeitos às costumeiras falhas e enganos cometidos nas atividades manuais.

No que se refere aos aspectos burocráticos e fiscais (como a emissão de notas e boletos), os ERPS representam uma relevante economia para o capital da empresa, devido à variedade, versatilidade e integração de funções que o sistema automatizado oferece.

Controle de custos otimizado a partir da maior integração

Dessa forma, o controle de custos ficará, inquestionavelmente, mais otimizado. O setor financeiro estará plenamente integrado aos outros departamentos da empresa, formando uma rede única de mais fácil acesso e controle para o gestor. Uma empresa precisa trabalhar em intercâmbio interno contínuo e eficiente.

O controle de custos depende diretamente do setor financeiro, do controle de estoque e do departamento de compras. Quando existe um sistema automatizado capaz de garantir a perfeita integração entre essas áreas, a análise da situação financeira e dos gastos fica mais transparente e compreensível.

Relatórios, gráficos, imagens, tabelas, todos os recursos oferecidos pelo ERP oferecem uma visão realista dos eventos e favorecem a melhor tomada de decisão. Sem falar que a comunicação entre gestores e colaboradores (essencial para a gestão eficiente) torna-se mais efetiva e produtiva.

O controle de custos depende, direta ou indiretamente, da maior integração entre os diversos setores de uma empresa, já que ela é um todo orgânico, dividido em partes setorizadas para facilitar a realização das atividades necessárias e o processo de gestão.

O ERP favorece, em suma, o desenvolvimento de estratégias eficazes e o planejamento financeiro adequado, que procederá ao controle de custos, cortando gastos extras e desnecessários, evitando desperdícios de produtos ou matéria-prima, fiscalizando o financiamento a clientes, otimizando as compras e economizando com funcionários (é importante lembrar que, além do salário, erros provocados por colaboradores e horas despendidas com retrabalho podem representar ônus elevados para qualquer empresa).

Identificação dos lucros e dos custos

É fundamental que o gestor identifique devidamente o que é lucro, diferenciando-o do faturamento (as receitas em geral) e dos reembolsos/ressarcimentos (que nada acrescentam ao capital, apenas garantem sua integridade). Como um dos principais objetivos de uma empresa é a geração de lucros, é importante identificá-lo com o maior nível de precisão possível, a fim de entender como os custos o estão afetando.

Os custos representam uma parte importante do capital de uma empresa e podem ser definidos conforme critérios diferentes. De qualquer modo, eles representam todos os gastos fixos e variáveis de seu negócio, incluindo aqueles eventuais que, ainda que indiretamente, estejam relacionados ao ciclo operacional e atividades em geral da empresa.

A inadimplência representa um grave custo para qualquer empresa, pois se trata de um financiamento a favor de alguém que não honrou seu compromisso. O cliente beneficiado pelo financiamento não cumpriu sua parte e isso resulta em novos custos para a empresa, que terá que cobrir o prejuízo deixado pelo devedor, mesmo que seja um prejuízo parcial.

Percebe-se que a análise de custos exige um controle bem definido e apurado, o que será feito com muito maior eficiência por um sistema automatizado, mais preciso e sem tendências a enganos ou equívocos na hora de identificar custos e lucros.

Utilização de métricas

O uso de indicadores para controlar custos é uma forma eficiente e que está em uso pelas grandes empresas mundiais. Essas métricas, ou KPLs, fornecem indicações que servem para o gestor avaliar a margem EBITDA, a rentabilidade, a alavancagem financeira, o nível de produtividade, as contas a receber, o giro de estoque e assim por diante.

A utilização de KPLs vai ajudar bastante a organizar seu orçamento e a fazer previsões mais realistas sobre o futuro de sua empresa.

Marketing

Existem setores, como o de marketing, que precisam de atenção especial. Investir em publicidade é uma necessidade que toda empresa tem, já que sem divulgação dificilmente seu negócio vai crescer. Os custos com marketing podem ou não ser altos, isso vai depender das estratégias traçadas.

Recomenda-se aproveitar ao máximo as oportunidades oferecidas pelo mundo digital para trabalhar o marketing, visto que implicam em custos que, via de regra, são bem menos elevados que os oferecidos pelas mídias tradicionais — podendo ser até mesmo gratuitos. Saber utilizar as mídias sociais, os blogs e sites, os aplicativos específicos, participar de determinados grupos, tudo isso contribui para atingir um público muito maior e reduzir bastante os custos com marketing sem interferir na produtividade, nem nos resultados positivos.

Estoque

O estoque também é um setor que precisa ser bem gerenciado para garantir a oferta contínua dos produtos de alta demanda e evitar desperdícios. Os desperdícios de estoque, que representam custos negativos (pois, teoricamente, nunca deviam acontecer) envolvem produtos vencidos ou sem circulação, resultado de compras em excesso e aquisições desnecessárias. Manter o estoque sob rigoroso controle de custos pode resultar em um fluxo de caixa mais saudável e promissor.

Objetivos e estratégias

É fundamental traçar metas alinhadas aos objetivos da empresa. O planejamento financeiro deve comportar objetivos bem claros e toda estratégia deve visar atingir esses objetivos, mantendo as finanças sempre em ordem.

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