Como se preparar para a EFD-Reinf sem gastar muito

A EFD-Reinf é a nova obrigatoriedade do Sped, instituída pela Instrução Normativa nº 1.701/2017 da Receita Federal do Brasil. Pessoas jurídicas, produtores rurais, associações desportivas, entidades e empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões deverão entregar a EFD-Reinf a partir de 1º de janeiro de 2018. Saiba como se preparar para essa mudança, gastando menos! Acompanhe.

 

O que você precisa saber sobre a EFD-Reinf?

A EFD-Reinf, ou Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) a ser utilizado pelas pessoas jurídicas e físicas, em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

A EFD-Reinf deverá ser transmitida ao Sped e será considerada válida após a confirmação de recebimento e validação do conteúdo dos arquivos que a contém. Após o início de sua obrigatoriedade, em 1º de janeiro de 2018, a EFD-Reinf, junto ao eSocial, abrirá espaço para substituição de informações solicitadas em outras obrigações acessórias, tais como a GFIP, a DIRF, e também obrigações acessórias instituídas por outros órgãos de governo, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), instituídas pelo Ministério do Trabalho.

 

Quais informações deverão ser prestadas através da EFD-Reinf?

A EFD-Reinf deverá contemplar informações que hoje são transmitidas pela Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

As informações da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), que hoje são prestadas pelos contribuintes na EFD-Contribuições, também passarão a ser contempladas na EFD-Reinf.

A escrituração deverá conter informações associadas a:

– serviços tomados/prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada;

retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas;

– recursos recebidos ou repassados para associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional;

– comercialização da produção e à apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais pessoa jurídica;

– empresas que se sujeitam à CPRB (cf. Lei 12.546/2011);

– entidades promotoras de evento que envolva associação desportiva que mantenha clube de futebol profissional.

 

Quem deverá entregar a EFD-Reinf?

Os seguintes contribuintes deverão entregar a escrituração:

– Pessoas jurídicas que prestam e que contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra nos termos do art. 31 da Lei nº 8.212;

– Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção da Contribuição para o PIS/Pasep, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);

– Pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);

– Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria quando sujeitos a contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural nos termos do art. 25 da Lei nº 8.870, na redação dada pela Lei nº 10.256, e do art. 22A da Lei nº 8.212;

Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;

– Empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos a associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;

– Entidades promotoras de eventos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos uma associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional;

– Pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais haja retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), por si ou como representantes de terceiros.

 

E quanto aos prazos para adoção da EFD-Reinf?

A obrigatoriedade da EFD-Reinf se inicia em janeiro ou julho de 2018, a depender do faturamento da pessoa jurídica:

A partir de 1º de janeiro de 2018, caso o faturamento da pessoa jurídica no ano de 2016 tenha sido superior a R$ 78 milhões; ou

A partir de 1º de julho de 2018, caso o faturamento da pessoa jurídica no ano de 2016 tenha sido de até R$ 78 milhões.

Porém, há diferenciação no caso de pessoa jurídica optante pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006. Nesse caso, ato específico do Comitê Gestor do Simples Nacional estabelecerá condições especiais para cumprimento do prazo.

 

Quais são as penalidades?

A expectativa é que sejam os mesmos valores do EFD Contribuições:

  • De R$ 1.500,00 por mês calendário ou fração;
  • Multa de 3% sobre o valor das transações comerciais que forem apresentadas de forma inexatas ou incompletas;
  • Se as informações acima citadas implicarem na redução do valor a ser pago a receita, ou se aumentar o valor de restituição do contribuinte, a multa é de 300% sobre o valor indevidamente utilizável.

 

Que mudanças sofrerá a sua empresa ?

Assim como o eSocial, a nova obrigação demanda uma série de revisões de processos na estrutura de sua empresa, afetando setores como o de compras, jurídico, contábil, fiscal, financeiro e de TI, que deverão fornecer informações mais detalhadas.

Com a substituição da DIRF, GFIP e CPRB, as empresas deverão concentrar suas atenções na emissão e apuração de todas as notas fiscais de serviços, inclusive nas informações que são apresentadas por terceiros.

Antes da nova regra, as obrigações costumavam ter uma frequência de entrega anual. Agora, a preocupação com a qualidade da informação passou a ser mensal: a EFD-Reinf será transmitida ao Sped mensalmente até o dia 20 do mês subsequente ao que se refira a escrituração. A exceção fica por conta das entidades promotoras de espetáculos desportivos, que deverão transmitir ao Sped as informações relacionadas ao evento no prazo de até 2 dias úteis após a sua realização.

Esse novo tipo de processo acaba criando um enorme fluxo de dados. Para que sua empresa comece a se adaptar a EFD-Reinf, é importante entender em que estágio de maturidade tecnológica e tributária ela se encontra, ou seja, avaliar quais as vantagens em investir em tecnologia.

 

Como sua empresa pode gastar menos?

A intenção da Receita Federal com a EFD-Reinf é obter maior controle do pagamento de impostos por parte das empresas, garantindo visibilidade e cruzamento de informações. Ela oferece a DCTF-Web para apuração dos dados enviados para a EFD-Reinf, mas apesar disso, existe ainda a necessidade de que as empresas invistam em softwares de gestão empresarial, que possam apurar as informações indispensáveis para a entrega e a transmissão aos serviços disponibilizados pelo Fisco.

É válido lembrar que, diferente das outras obrigações do Sped, a EFD-Reinf não irá contar com um Programa Validador (PVA). Ao contrário dos arquivos da ECD, ECF, EFD IPI/ICMS e EFD Contribuições, o atendimento da EFD-REINF se dará através de arquivos XML.

Isso resulta em uma exigência de que todos os contribuintes validem os arquivos antes da entrega à Receita Federal, garantindo que as informações sejam reais e condizentes com a realidade da empresa.

Algumas empresas utilizam ERP, outras utilizam sistemas legados e outras ainda, continuam usando tabelas em excel. É importante que você escolha uma solução que tenha uma adaptação facilitada ao seu sistema de apuração, evitando mais uma demanda para sua equipe de TI.

Para sua empresa se adequar sem gastar muito, o ERP ou software de gestão empresarial na nuvem é um forte aliado em uma adaptação com um baixo custo, além de ser uma excelente alternativa para evitar erros em sua adaptação a EFD-Reinf, tais como a parametrização incorreta ou inconsistência nas informações captadas; ou ainda a falta ou demora das atualizações.

E, tratando-se de atualizações, é fundamental lembrar que, historicamente, a implantação de novas obrigações por parte da Receita Federal acarretam em várias mudanças ao decorrer do processo de implantação –  o que pode gerar uma infinidade de problemas em plataformas “On-Premise” ou locais, como o atraso no andamento de projetos de implantação e o não atendimento do prazo legal.

Se você quiser saber mais sobre o assunto, tirar dúvidas, ou saber qual a melhor solução para sua empresa, clique aqui e fale com um de nossos especialistas! Caso queira compartilhar alguma experiência ou fazer alguma pergunta, deixe seu comentário!

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