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O que é e como fazer um orçamento para clientes?

Para adquirir um serviço, é comum que antes de mais nada, o consumidor faça uma pesquisa de preços e descubra qual empresa apresenta a melhor relação entre custo e benefício, para depois tomar a decisão de compra. Nesta circunstância, as organizações geram o orçamento para clientes, um documento onde são informados alguns dados, como descrição do serviço, prazo para execução, preço, etc. Este documento garante que o que foi acordado no começo da negociação seja cumprido até o seu término.

 

Neste post, vamos ensinar quais são as melhores práticas para elaborar um orçamento para clientes. Confira!

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O que é um orçamento para clientes?

Para a prestação de serviços, toda empresa ou profissional autônomo deve emitir um orçamento para clientes. Trata-se de um documento onde o contratado e o contratante fazem um acordo, especificando  informações sobre o serviço que será prestado.

 

É fundamental que o orçamento para clientes seja claro e não deixe dúvidas para nenhuma das partes. Ele funciona como uma garantia sobre o que foi acordado no início da negociação.

 

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A importância de um bom orçamento para clientes

O orçamento é uma ferramenta essencial para conquistar clientes. Através dele, configura-se uma relação mais transparente com o consumidor, além de evitar problemas como tarefas adicionais que não foram combinadas previamente, ou valores que não foram pré-estabelecidos.

 

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Como fazer um orçamento para clientes

Existem informações que são fundamentais para elaborar um orçamento para clientes. São elas:

 

  • Nome do prestador de serviço ou da sua empresa
  • Nome do consumidor ou empresa para quem o serviço será prestado;
  • Prazo de validade do orçamento (de acordo com o CDC – Código de Defesa do Consumidor, este prazo deve ser de 10 dias a partir da data de emissão, mas é possível que as partes acordem um prazo diferente);
  • Relação da prestação do serviço (especificação do serviço que será prestado, com o máximo de detalhes);
  • Prazo de execução do serviço;
  • Valor total do serviço;
  • Condições de pagamento;
  • Cidade;
  • Data de emissão;
  • Assinatura do autor do orçamento;
  • Assinatura do cliente.

 

Geralmente, as etapas de vendas para um prestador de serviços seguem um roteiro: o cliente faz a solicitação de um orçamento; o prestador envia um modelo; o cliente pede desconto; o prestador expõe a razão daqueles valores. Depois das propostas, as duas partes chegam a um valor final e fecham negócio.

 

É um processo simples, mas que exige uma organização inicial da empresa. Por isso, é fundamental seguir um ter modelo de orçamento para clientes, que possa ser preenchido a cada solicitação de um novo cliente.

 

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Modelos de orçamento para clientes

Listamos aqui alguns sites que disponibilizam modelos de orçamento para clientes.

 

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Diferenças entre orçamento para clientes gerados pelo Excel, sistema não integrado e sistema integrado

Excel

Você pode criar seu modelo de orçamento para clientes no Excel, que é uma ferramenta simples de ser utilizada e os detalhes necessários da prestação do serviço podem ser especificados. A desvantagem é que, por não haver integração deste arquivo aos outros documentos da empresa, torna-se complicado manter o mesmo controle dos pedidos, organização e agilidade que um sistema de gestão empresarial é capaz de oferecer.

 

Sistema não integrado

O sistema de gestão pode ser integrado ou não. No modelo integrado, todos os departamentos da empresa estão interligados; enquanto no modelo não integrado, existe a necessidade de usar mais de um sistema, o que pode resultar em duplicidade ou divergência de informações, retrabalho, entre outras desvantagens.

 

Sua vantagem consiste na automatização de determinados processos, dentre eles, a emissão do orçamento para clientes. Por outro lado, existe esse problema de não ter todas as informações centralizadas em um único banco de dados.

 

Sistema integrado

O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema integrado de gestão empresarial. Por possuir uma interface única para inserção e visualização dos dados, elimina as possibilidades de repetição ou duplicação de informações, evitando retrabalho ou informações em em softwares distintos, o que acontece com um sistema de gestão não integrado.

 

Para tornar mais simples o processo de gerar um orçamento para clientes, contar com a ajuda de um sistema de gestão empresarial, ou ERP, viabiliza a personalização e padronização de todos os documentos que envolvem a venda ao cliente, desde o orçamento, passando pela ordem de serviçoprodução, boletos bancários, notas fiscais e tributos referentes ao serviço, tudo sem dor de cabeça ou risco de falha humana.

 

O ERP torna possível o mapeamento de todos os processos empresariais, reduzindo custos e otimizando o uso de recursos. Também é possível ter um controle maior sobre as rotinas para uma boa gestão da empresa. Além do orçamento para clientes, o ERP garante um da contabilidade, emissão de notas fiscais, planejamento tributário, planejamento de compras de insumos, controle de estoque, etc.

 

Para saber mais sobre o ERP, leia nossos artigos Guia definitivo sobre o que é ERP  e Sistema ERP na nuvem ou local – o que é melhor para sua empresa?.

 

Esperamos que este artigo tenha sido útil e o ajude a elaborar um orçamento para seu cliente de uma forma rápida e eficaz, garantindo que ele feche negócio com você!

 

Caso tenha ficado com alguma dúvida, não hesite em perguntar: deixe abaixo seu comentário! Você também pode compartilhar conosco suas experiências relativas à elaboração do orçamento para cliente.

 

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