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8 erros contábeis que você pode estar cometendo na sua empresa

Erros contábeis, para um empresário ou administrador, podem representar o calcanhar de Aquiles da sua empresa. Em outras palavras, é preciso ficar atento aos erros gerados na contabilidade empresarial, afinal, eles estão 100% ligados ao dinheiro da empresa, seja através dos pagamentos, seja através dos recebimentos.

A importância da contabilidade empresarial é amplamente conhecida e dicas para manter esse setor em ordem podem ser vistas em diversas fontes distintas, entretanto, existem erros cometidos no setor com certa frequência e que geram enormes problemas, por isso, dedicaremos este artigo, exclusivamente, aos erros contábeis mais cometidos e como evitar que eles aconteçam no seu negócio.

1 – Desorganização

A desorganização é, talvez, o maior problema de pequenas e médias empresas e, embora não pareça, pode causar perdas financeiras absurdas. É a desorganização, por exemplo, a maior culpada pelos pagamentos em duplicidade, isso sem falar nas multas geradas através de contas atrasadas e do não cumprimento de algumas leis fiscais e trabalhistas.

É importante ressaltar também que toda a movimentação contábil da empresa precisa de uma comprovação. Ou seja, sempre que solicitado, a empresa precisa comprovar para os órgãos públicos que tudo que foi pago ou declarado é real, caso contrário, a empresa fica sujeita à multas e punições.

Para evitar que a falta de organização traga esses tipos de problemas, é fundamental organizar e arquivar todos as notas, pagamentos e documentos fiscais como um todo.

A maioria destes documentos possui versão digital, logo, pode ser armazenado desta maneira, entretanto, o papel ainda não perdeu totalmente sua importância, por isso, guarde contas e documentos por, no mínimo, 5 anos.

Além disso, escolha um dia do mês ou da semana, dependendo do fluxo de operações da sua empresa, para organizar o setor fiscal, atualizar os registros e assim, evitar perdas financeiras ou problemas burocráticos.

2 – Falha na emissão de Notas Fiscais

Erros na emissão de notas fiscais podem gerar multas e notificações por parte da fiscalização, por isso, toda atenção ainda é pouco.

Vale lembrar que para empresas que trabalham com vendas para todo território nacional a atenção deve ser ainda maior, até porque, cada Estado possui sua alíquota de impostos e essa informação deve ser de conhecimento do vendedor.

Em geral, os maiores erros ligados à Nota Fiscal Eletrônica estão relacionados ao preenchimento errado de campos como PIS, COFINS e ISS. Vale lembrar também que a sonegação de impostos pode trazer graves consequências à empresa e aos gestores, podendo inclusive, gerar multas, penhores e outras punições.

Fizemos também um artigo onde esclarecemos 13 dúvidas sobre a Nota Fiscal Eletrônica.

A melhor solução para este problema é optar pela automatização do processo de emissão das Notas Fiscais. Em geral, esse processo é feito através de um sistema de gestão, que por sinal, já é amplamente utilizado por empresas de grande porte.

3 – Acúmulo de tarefas

O acúmulo de tarefas é praticamente uma regra para empresários de pequenas empresas, entretanto, esse hábito pode trazer grandes problemas administrativos que interferem na área fiscal do negócio.

Em geral, o acúmulo de tarefas faz com que o gestor tenha que resolver diversas questões que vão surgindo no seu dia a dia. O problema é que essa demanda, muitas vezes, impede que o gestor tenha tempo para manter o setor contábil atualizado.

Em outras palavras, esse tipo de ação não permite que o gestor dispenda energia em relatórios e contas que oferecem dados reais para a empresa, impedindo assim, a tomada de decisões cruciais para que a saúde financeira do negócio se mantenha estável.

Portanto, por mais que possa parecer um custo ou uma dificuldade num primeiro momento, o empresário precisa aprender a delegar suas tarefas e usar ferramentas que auxiliem seu dia a dia.

4 – Pagamentos

Já os pagamentos, podem ser os mais diversos possíveis, desde contas de consumo (como luz, água e telefone) até impostos, encargos e fornecedores. E, levando em conta a quantidade de pagamentos que uma empresa realiza por mês, é mais fácil do que se imagina, haver confusões ou esquecimentos relacionados às datas de vencimento de cada um. E a falta de pagamento pode acarretar em multas e encargos, falta de insumos, dificuldade na negociação de prazos e valores com fornecedores e indisposições ou processos jurídicos com funcionários e colaboradores.

Portanto, para evitar gastos desnecessários e problemas de relacionamento com fornecedores e funcionários, a dica é realizar os pagamentos em dia. Para isso, existem diversas ferramentas que auxiliam nesse processo lembrando os gestores quanto à necessidade de realizar um pagamento nos próximos dias.

5 – Misturar finanças pessoais e empresariais

Misturar as finanças pessoais das empresariais é um erro de “boa vontade”, digamos assim.

Veja, é extremamente comum que pequenos e médios empresários usem suas contas pessoais para cobrir meses complicados em suas empresas. Da mesma forma, é comum que os rendimentos da empresa sejam usados para custear viagens, compras e outros gastos pessoais.

O problema dessa prática, muitas vezes ingênua, é que ela pode mascarar os resultados do negócio. É preciso entender que embora o empresário seja o dono da corporação, e por consequência ela faça parte do seu patrimônio, a empresa precisa de capital de giro para que possa manter seu fluxo de caixa saudável.

A solução é manter as duas contas muito bem separadas. Somente assim, é possível conhecer o histórico de entradas e saídas a fim de entender até onde vai a lucratividade do negócio. Além disso, a empresa, de tempos em tempos, precisa de investimentos que visam um maior faturamento, se esse capital não estiver disponível, o negócio, automaticamente deixa de ganhar dinheiro.

Lembrando que dentre as saídas contabilizadas na empresa, deve constar o pró-labore dos sócios, assim, o empresário possui seus rendimentos sem prejudicar a contabilidade do estabelecimento comercial.

6 – Falta de planejamento

Boa parte dos erros contábeis esbarram na falta de planejamento. Isso porque é ele quem define compras, valores de venda, fornecedores, investimentos, contratações, planejamento tributário e assim por diante.

Levando em conta os itens acima, a falta de planejamento acarreta as seguintes consequências:

Compras – realização de compras desnecessárias (muitas vezes gerando um estoque maior que a demanda, o que representa dinheiro parado);

Valor de venda – cobrança de valores baixos (que podem não compensar o valor pago na produção do produto) ou ainda valores muito altos (fazendo com que a empresa perca competitividade);

Fornecedor – falta de poder de barganha (preço e prazo de entrega);

Investimento – o investimento realizado em momento inoportuno ou até a falta de investimento na melhoria da empresa e dos produtos;

Contratações – contratação de mão de obra não qualificada, cara demais ou fora do perfil desejado pela corporação;

Planejamento Tributário – escolha do regime tributário anual que possa gerar mais impostos que o necessário.

Neste caso, a solução é planejar tudo que envolve uma empresa pensando em curto, médio e longo prazo. É importante também simular diferentes cenários para que seja possível se antecipar a problemas que possam aparecer.

7 – Cálculos errados

É claro que errar é humano, entretanto, é preciso ficar claro que um erro contábil pode gerar inúmeros problemas à empresa. Neste ponto, o maior erro dos empresários é achar que não existe a necessidade de um especialista para a tarefa.

Veja, por mais conhecimentos que um empresário possua, ele também tem outras preocupações que podem interferir na sua atenção causando erros. Além disso, ele deve estar preocupado com o planejamento de sua empresa e não com cálculos rotineiros.

Por isso, a dica é clara: contrate um especialista em contabilidade! Pode ser uma pessoa interna ou mesmo um escritório de contabilidade, mas o fato é saber delegar e contar com a ajuda certa.

8 – Falta de ferramentas adequadas

Em muitos dos problemas aqui citados vimos que algumas ferramentas ajudariam bastante no processo, pois bem, o problema muitas vezes vai um pouco mais além. Existem empresas que contam sim com ferramentas que buscam a eficiência e o controle, entretanto, elas não são o melhor dos mundos.

Veja, se o seu contador utiliza uma ferramenta em seus cálculos e a sua empresa utiliza uma ferramenta diferente para a manutenção dos dados que serão utilizados nesses cálculos e as duas ferramentas não possuem uma integração, muito provavelmente haverá um retrabalho.

Além disso, se um empresário utilizar uma ferramenta para cada tarefa do seu dia, ao invés de ajudar, o processo de alimentar os dados será demorado e cansativo. Portanto, a melhor saída é contar com uma ferramenta que englobe todo o seu setor fiscal a partir dos outros setores da empresa.

É o caso de um ERP por exemplo, que através da movimentação de seus usuários, permite ao gestor a possibilidade de saber como estão os setores de sua empresa, desde o estoque até a parte contábil, passando por vendas e produção.

Escrevemos um artigo onde mostramos como um ERP auxilia na gestão empresarial como um todo.

 

Bem, esperamos ter esclarecido os principais erros contábeis de uma empresa. Fique atento aos nossos próximos artigos pois falaremos mais sobre o tema. Caso prefira, converse com um dos nossos especialistas.

 

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